Расходный кассовый ордер (форма n ко-2)

Для расходного кассового ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Расходным кассовым ордером оформляют выдачу наличных денег из кассы организации.

Выдавая наличные деньги, помните о предельном размере расчетов наличными.

В настоящее время расчеты наличными деньгами между организациями ограничены - 60 000 рублей по одной сделке.

Сумма наличных расчетов с физическими лицами (индивидуальными предпринимателями) ограничений не имеет.

Организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными деньгами, может быть оштрафована.

Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на организацию, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя).

За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации - в размере от 4 000 до 5 000 рублей (п.15.1 КоАП РФ).

Пример

ЗАО "Актив" решило приобрести у ООО "Пассив" материалы за наличные деньги на общую сумму 105 000 руб., в том числе:

костюмную ткань стоимостью 60 000 руб.;

подкладочную ткань стоимостью 45 000 руб.

Вместо одного договора "Актив" и "Пассив" заключили два: один - на поставку костюмной ткани и другой - на поставку подкладочной. За приобретенную ткань "Актив" единовременно выплатил "Пассиву" наличными 105 000 руб.

Поскольку платеж произведен по двум разным договорам (сделкам), предельный размер расчетов наличными в данном случае не нарушен.

Графу "Дебет" (столбец "Код структурного подразделения") заполняют филиалы, представительства или другие обособленные подразделения организации, выдавшие наличные деньги из кассы.

В этой графе указывают код, присвоенный подразделению головной организацией.

Графу "Код целевого назначения", как правило, заполняют, если организация ведет автоматизированный учет и разработала для этого собственные кодировки.

Также организация может использовать определенные коды, чтобы отслеживать направления расходования полученных ранее целевых средств.

В строке "Основание" указывают содержание хозяйственной операции, в результате которой деньги были выданы из кассы (например: "под отчет", "в оплату товаров", "заем" и т.д.).

В строке "Приложение" указывают дату и номер документа, на основании которого деньги были выданы из кассы (например: "по договору от 10.05.2002 N 34/8", "по счету-фактуре от 29.11.2002 N 150").

Ордер выписывают в одном экземпляре.

Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель организации (или уполномоченный им работник). Однако если на документах, на основании которых выдаются деньги из кассы (например, на заявлении о выплате материальной помощи), стоит подпись руководителя, то расходный ордер он может уже не подписывать.

Ордер также должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его паспортные данные.

Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве организации в течение 5 лет.

На основании расходного кассового ордера бухгалтер делает соответствующие проводки:

Дебет 51 (52) Кредит 50 - внесены наличные деньги из кассы на расчетный (валютный) счет;

Дебет 71 Кредит 50 - выданы из кассы наличные деньги под отчет;

Дебет 60 (76) Кредит 50 - погашена наличными деньгами задолженность перед поставщиком (подрядчиком);

Дебет 66 (67) Кредит 50 - выданы наличные деньги по договору краткосрочного (долгосрочного) Кредита (займа);

Дебет 70 Кредит 50 - выплачена из кассы заработная плата (дивиденды) работникам;

Дебет 75 Кредит 50 - выплачены из кассы дивиденды акционерам (участникам), которые не являются работниками организации;

Дебет 76-4 Кредит 50 - выплачены из кассы депонированные суммы заработной платы.

Вот образец расходного кассового ордера: