1. Дата
В английских деловых письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выражении, напр. 2 Apr. 2000. Названия месяцев можно писать в сокращении, как указано.
В американских деловых письмах дата пишется иначе, так как в США обозначается сначала месяц, затем день и год.
Дату не рекомендуется писать в цифровом выражении, поскольку это легко может ввести в заблуждение, 2 сентября 2000 года в американском варианте лучше писать September 2, 2000. Расстояние между датой и содержанием письма зависит от длины письма.
2. Внутренний адрес
Внутренний адрес (название и адрес фирмы-получателя письма) должен быть таким же, как и на конверте. И пишется он от начала поля слева.
3. Вступительное обращение (приветствие)
Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через 2 интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева. После вступительного обращения ставится (,) или (:) .
Письмо может адресоваться лицу с указанием его должности – Mr John D. White, Manager, должностному лицу без указания имени – Advert. Manager, или самой фирме – Omega Company. Приветствие может меняться в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формы вежливости.
Если письмо адресовано фирме (это не рекомендуется, но часто делается), форма приветствия будет “Dear Sirs”, если же письмо адресовано отдельным лицам, наиболее обычной формой будет: “Dear Sir” или “Dear Madam” (эта форма употребляется как к замужним, так и к незамужним женщинам)
Таковы приветствия в английских деловых письмах, американцы же предпочитают форму “Gentlemen.” Если американцы употребляют английские формы обращения, то ставят после них двоеточие вместо запятой. Если неизвестно, является получатель письма мужчиной или женщиной, всегда употребляется: “Dear Sirs” Если получатель письма известен лично, или если фирма торгует уже некоторое время с его фирмой, можно использовать более дружественную форму обращения: Dear Mr Jones!”
4. Первый абзац письма
Полезные обороты и фразы:
А) благодарим за Ваше письмо датированное 3 июня и сообщаем Вам, что…
We thank you for your letter dated 3rd Jun. and write to tell you… (wish to inform you…)
В ответ на Ваше письмо от 5 марта этого года сообщаем Вам, что …
In reply to your letter of 5th Mar. this year we would like to inform you… (we are writing to inform you)
Б) К сожалению, нам приходится напоминать Вам, что…
We are sorry to have to remind you…
К сожалению, мы вынуждены…
To your regret we shall have to…
С сожалением сообщаем Вам, что…
We regret to inform you that…
В) Подтверждаем получение Вашего письма от 5 марта…
We thank you for the letter of 5th Mar… (We have received your letter dated 5th Mar. …)
С удовольствием сообщаем Вам, что …
We are happy to tell you … (We are pleased to inform you)
Мы с удивлением узнали, что …
We are surprised to learn that …
Ссылаясь на запрос от 10 июля 200 …г.
We reference to (=Referring to…) the enquiry of 10th July, 200…
Мы ссылаемся на Ваш заказ №123 и ...
We refer to your Order No. 123 and …
В дополнение к нашему письму от 3 июля …
Further to our letter of 3rd Jul. …