Практическая работа № 1 Создание таблиц, как основы базы данных (бд)

Цель работы: познакомиться с основными понятиями базы данных; научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор и в режиме Таблицы; освоить работу с таблицами в различных режимах (Конструктор, Таблица); научиться создавать ключевое поле; освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных; познакомиться с простой сортировкой значений таблицы; познакомиться с поиском записей по образцу; научиться загружать и сохранять БД.

Этапы работы:

1. Проектирование структуры БД. Создание БД, в которой будет три таблицы: Поставщики, Покупатели и Товары.

2. Конструирование пустых таблиц БД. Использование нескольких способов создания таблиц. В таблице Товары будет 8 полей. Наименование поставщиков и покупателей и информация, связанная с ними, будет храниться в отдельных таблицах Поставщики и Покупатели.

3. Использование маски ввода, мастера подстановок и свойств поля для упрощения и автоматизации работы с БД.

4. Заполнение таблицы Поставщики и Покупатели с помощью Формы и Импорта данных из MS Excel.

1.1 Теоретические основы создания базы данных

1.1.1 Понятие базы данных. Создание таблиц

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части.

База данных – это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных. Обычно база данных создается для предметной области.

Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления. Наборы принципов, которые определяют организацию логической структуры хранения данных в базе, называются моделями данных.

Существуют 3 основные модели данных: реляционные базы данных, иерархические и сетевые структуры.

В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД) типа списков в Excel. В настоящее время наибольшее распространение при разработке БД получили реляционные модели данных. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений (англ. relation), т.е. простейшая двумерная таблица определяется как отношение (множество однотипных записей объединенных одной темой).

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, институте, студенте, личном деле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, ФИО и адреса студентов, стоимость обучения по специальностям). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовый, числовой, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

• Проектирование базовых объектов - двумерные таблицы с полями разных типов данных.

• Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

• Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных с использованием различных средств.

• Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Перед внесением данных в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается описание наименований и типов полей, определение формата, критериев проверки вводимых данных.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;

• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

• страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть.

Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются во всех связанных таблицах.

Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы. При этом записи, касающиеся объектов, могут указывать на один и тот же атрибут. Такое взаимодействие таблиц называется связью. С помощью запросов производится выборка данных, отвечающих определенным условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации. Отчеты обеспечивают вывод списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.

Большинство объектов базы данных Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным и макросы — выводятся в окнах, которые в терминологии Windows являются окнами документов.

Access поддерживает интерфейс множественных документов (Multiple Document Interface — MDI), который позволяет открыть в рабочем поле окна приложения несколько окон документов одновременно.

Окна приложения и все окна документов Access по умолчанию отображаются на Панели задач операционной системы. Можно активизировать любое из этих окон, щелкнув мышью по соответствующему значку.