1.2. Требования действующих нормативных актов к документационному обеспечению деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления предприятия осуществляет специальное структурное подразделение. Это структурное подразделение может называться: управление делами; общий отдел; канцелярия; делопроизводство; секретариат. В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь.

В своей практической деятельности службы ДОУ руководствуются требованиями нормативных актов. Ниже будут рассмотрены основные из них:

- Основные положения Гос. систем документационного управления (ГС ДОУ). (приказ архива СССР от 25.05088 № 33). В документе изложены общие требования к документам и службам ДОУ. Он является общегосударственной инструкцией по делопроизводству и служит нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе ДОУ и повышения его эффективности.

- Сборник планов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов (ОРД). Альбом является приложением к «Основным положением ГС ДОУ».

- Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. Изданы в 1993 году дополняют и вносят некоторые изменения в Основные положения ГСДОУ.

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68. Определяет задачи, цели и функции служб ДОУ. Обязательна для всех министерств и ведомств РФ.

- Основные правила работы ведомственных архивов. Содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации, оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, то есть формы номенклатуры дел, описей, листа заверителя и др.

Кроме перечисленных документов, существует огромное количество региональных и ведомственных руководящих и справочно-методических документов действующих в масштабе региона или страны. Одним из таких документов, является Перечень документов образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков их хранения. – М: Мосгорархив,1997. Перечень одобрен Зональным научно-методическим советом архивных учреждений Центрального р-на РФ 17.09.97.:

Все законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться в своей работе специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

1.3.Классификация документов

Прежде чем говорить о классификации документов, необходимо отметить, что существует несколько систем документирования: административная, статистическая, коммерческая и др. Предметом данного курса является административная система документирования.

Административная система документирования может (как и другие системы) классифицироваться по различным признакам. Цель классификации, во всех случаях, - повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

Слайд 13

Классификация документов возможна по следующим признакам:

1. По видам:

• организационные

• распорядительные;

• справочно-информационные;

• по личному составу.

2. По форме:

• индивидуальные;

• типовые;

• трафаретные;

Слайд 14

3. По содержанию:

• простые;

• сложные

4. По происхождению:

• официальные;

• личные

5. По месту происхождения:

• внешние;

• внутренние;

Слайд 15

6. По срокам хранения:

• постоянно;

• свыше 10 лет;

• до 10 лет.

7. По гласности:

• открытые

• ограниченного доступа (дсп, сов. секретные и конфиденциальные);

8. По средствам фиксации:

• - рукописные;

• - машинописные;

• - графические;

• - звуковые;

• - фотодокументы и др.

Слайд 16

9. По срочности;

• - срочные;

• - несрочные;

10. По стадиям:

• - оригиналы (подлинники);

• - копии;

• - выписки и др.

Будет рассмотрена классификация по видам. Каждый из четырёх видов административной системы документирования делится следующим образом:

1.Организационные:

1.1. положения; 1.2. уставы; 1.3. инструкции;

2.Распорядительные

2.1. приказы и распоряжения; 2.2. решения; 2.3. протоколы.

3.Справочно-информационные:

3.1. письма; 3.2.телеграммы; 3.3. телефонограммы; 3.4. докладные записки; 3.5. справки; 3.6. акты.

4.По личному составу:

4.1. приказы; 4.2. личные дела; 4.3. заявления; 4.4. трудовые книжки; 4.5. характеристики и аттестация; 4.6. трудовые договора, соглашения и др.

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляются классификационные схемы – классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые. В первых - документацию делят в соответствии со структурными подразделениями, статьи – названия видов документов. Классификаторы второго типа применяются там, где нет четкого деления на структурные подразделения.

Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций. Классификация также необходима для проведения работ по унификации документов.

Слайд 17