2 Правила оформления пояснительной записки

2.1 Оформление пояснительной записки (ПЗ) должно проводиться в соответствии с требованиями ГОСТ 2.105-95 “Общие требования к текстовым документам”, ГОСТ 2.106-96 “Текстовые документы”, ГОСТ 7.32-2001 “Отчет по НИР. Общие требования и правила оформления”, СТП 1.701-2004 “Текстовые документы. Общие требования к построению и оформлению”.

2.2 Общие требования

Текст ПЗ выполняется одним из следующих способов:

- пишется от руки черными или синими чернилами аккуратным разборчивым почерком, высота букв и цифр не менее 2,5 мм;

- печатается машинописным способом;

- используются печатающие и графические устройства вывода ПЭВМ на одной стороне листа бумаги формата А4 (210297 мм).

Расстояние от края формата до границы текста должно быть:

- не менее 25 мм в начале строк;

- не более 10 мм в конце строк;

- не менее 20 мм до верхней строки;

- не менее 20 мм до нижней строки.

Нумерация страниц текста начинается с титульного листа (первая страница), но на титульном листе номер страницы не ставится. Номер страницы ставится арабскими цифрами в центре верхней части листа без черточек и точек.

2.3 Изложение текста ПЗ

2.3.1 Текст должен быть четким, логически последовательным и не допускать различных толкований.

Приводя наибольшие или наименьшие значения величин, следует применять словосочетание “должно быть не более (не менее)”.

Приводя допустимые значения отклонений от указанных в стандарте норм, требований применяют словосочетание “не должно быть более (менее)”.

Пример - Массовая доля углекислого натрия в технической кальцинированной соде должна быть не менее 99,4 %.

2.3.2 Числовые значения величин, необходимые для изготовления продукции с заданной точностью, ее применения и контроля, должны быть заданы с предельными отклонениями или указаны в виде наибольших и (или) наименьших значений.

Пример

1 80 мм ± 2 мм или (80  2) мм

При указании числовых значений в процентах следует писать:

2 “... от 63 % до 67 %” или (65 ± 2)%”, а не (65 ± 2%).

2.3.3 Римские цифры следует применять только для обозначения сорта (категории, класса и др.) изделия, валентности химических элементов. В остальных случаях применяются арабские цифры.

Римские цифры; даты, указанные арабскими цифрами, и количественные числительные, как правило, не должны иметь падежных окончаний.

2.3.4 В тексте ПЗ числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единицы счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единицы счета от единицы до девяти – словами.

Примеры

1 Провести испытания пяти труб, каждая длиной 6 м.

2 Отобрать 15 труб для проведения испытаний.

Буквенное обозначение единиц печатают прямым шрифтом. В обозначениях единиц точку, как знак сокращения, не ставят.

Между последней цифрой числа и обозначением единицы счета следует оставлять пробел, исключения составляют обозначения в виде знака, поднятого над строкой, перед которым, пробела не оставляют.

Примеры

1 5 шт., 10 кг

2 20%, 5ºС

Единица физической величины одного и того же параметра в пределах ПЗ должна быть постоянной. Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то ее указывают только после последнего числового значения.

Пример – 1,5; 2,0; 2,5 мм

Если приводится диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывают после последнего числового значения.

Примеры

1 От 1 до 5 мм

2 От плюс 10 до минус 40ºС

2.3.5 В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

 применять математический знак минус () перед отрицательными значениями величин (следует писать слово “минус”);

 применять знак “” для обозначения диаметра (следует писать слово “диаметр”). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак “”;

применять без числовых значений математические знаки, например  (больше),  (меньше), = (равно),  (больше или равно),  (меньше или равно),  (не равно), а также знаки № (номер), % (процент);

2.4 Рубрикация пояснительной записки

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа (15-17 мм от начала строки). Каждый раздел рекомендуется начинать с новой страницы.

Подразделы нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Например: 2.1 (первый подраздел второго раздела). Если раздел состоит из одного подраздела, то подраздел не нумеруется.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Оставлять заголовок на листе без текста не допускается.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть 2 интервала, при выполнении рукописным способом - 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 1 интервал, при выполнении рукописным способом 8 мм.

Пункты нумеруются в пределах подраздела тремя арабскими цифрами, первая из них - номер раздела, вторая - номер подраздела, третья - номер пункта, например: “1.2.3”. Пункты

при необходимости могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 1.2.3.1, 1.2.3.2 и т.д.

Каждый пункт, подпункт записывают с абзацного отступа. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Если раздел или подраздел имеет только один пункт, или пункт имеет один подпункт, то нумеровать его не следует.

При ссылках на структурную часть текста, имеющую нумерацию из цифр, не разделенных точкой, следует указывать наименование этой части полностью, например, “... в соответствии с разделом 5”, “... по пункту 3”, а при нумерации из цифр, разделенных точкой, наименование структурной части не указывают, например “... согласно 3.1”, “... по 3.1.1”, “... в соответствии с 2.1.2”.

2.5 Перечисления

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис, а при необходимости ссылки в тексте на одно из перечислений, строчную букву (за исключением ё, з, й, о, ч, ъ, ы, ь), после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка:

а) ______________________________________________________ ;

б) ______________________________________________________ ;

1. _________________________________________________ ;

2. _________________________________________________ ;

в) ______________________________________________________ .

При ссылках в тексте на перечисления следует писать “…перечисление б” или “…в соответствии с перечислением а”.

2.6 Правила оформления иллюстраций

Все иллюстрации (фотографии, графики, схемы) именуются рисунками, как правило, выполняются на отдельных листах или размещаются непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые. Допускается на одном листе размещать два рисунка, отдельные рисунки выполнять на отдельных листах кальки, миллиметровой бумаги и вклеивать их в соответствующие места текста ПЗ.

Рисунки следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией, например, “Рисунок 1”. Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера рисунка, разделенных точкой. Например: Рисунок 1.1.

При ссылке в ПЗ на рисунки следует писать “... в соответствии с рисунком 2” при сквозной нумерации, “... в соответствии с рисунком 1.2” при нумерации в пределах раздела или указывать в скобках: (рисунок 5).

Иллюстрации могут иметь пояснительные данные (подрисуночный текст), которые располагают соответственно под рисунком. Слово “Рисунок” и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом:

1 - КДФ 115-А, 2 - КДФ 115-А3, 3 - КДФ 115-А4

Рисунок 1 - Спектральные характеристики кремниевых фотодиодов

Слово «Рисунок» и его наименование располагают посередине строки.

Оси абсцисс и ординат графиков вычерчиваются сплошными линиями. Как правило, графики снабжаются координатной сеткой, соответствующей масштабу по осям абсцисс и ординат. Толщина линии сетки должна быть в 3-4 раза меньше толщины основных линий. Не следует пользоваться мелкой сеткой, так затрудняется пользование графиком. Числовые значения масштаба осей координат и соответствующие размерности пишут за пределами графика (левее оси ординат и ниже оси абсцисс), буквенные обозначения функции и аргумента даются внутри графика (правее оси ординат и выше оси абсцисс).

Рисунок 2 - Зависимость темнового тока фотодиода КДФ-115А5 от температуры

Если кривая, изображенная на графике, занимает небольшую его часть, то численные значения на осях координат нужно начинать не с нуля, а ограничить теми значениями, в пределах которых рассматривается данная функциональная зависимость.

Надписи на графиках, относящиеся к кривым и точкам, оставляют только в тех случаях, если их немного и они кратки. Многословные надписи заменяют цифрами, а расшифровку приводят под рисунком. Если надписи невозможно заменить обозначениями, то их пишут посередине оси снизу вверх (вдоль оси ординат) и слева направо (вдоль оси абсцисс). Если отклонения экспериментальных данных от теоретических неодинаковы для разных точек, а также имеют принципиальный характер, их необходимо отразить на графике.

2.7 Правила оформления таблиц

Таблица ___________ _________________

номер название таблицы

Головка						} Заголовки граф } Подзаголовки граф С троки (горизонтальные ряды)

Боковик (графа Графа (колонки)

для заголовков)

Цифровой материал рекомендуется оформлять в виде таблиц.

Таблицу в зависимости от ее размера помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к документу. Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

Таблицы следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией, например: Таблица 1. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой: Таблица 1.1.

Каждая таблица должна иметь заголовок, который помещается над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером.

Заголовки не подчеркиваются, точка в конце заголовка не ставится.

На все таблицы должны быть приведены ссылки в тексте ПЗ, при ссылке следует писать: “…в соответствии с таблицей 1” при сквозной нумерации и “…в соответствии с таблицей 1.2” при нумерации в пределах раздела или (таблица 4).

Таблицы оформляют следующим образом:

Таблица 1 - Физико-химические свойства материалов

Материал	Плотность,	Теплопроводность,	Предел прочности, кг/см2
	кг/м3	Вт/(мК)	при сжатии	при растяжении

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф  со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями.

Разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.

Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Слово “Таблица” указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова “Продолжение таблицы” с указанием номера (обозначения) таблицы в соответствии с рисунком.

Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу не проводят.

Таблица 2 - Физико-химические свойства материалов

Материал	Плотность, кг/м3	Теплопроводность, Вт/(мК)	Предел прочности, кг/см2
			при сжатии	при растяжении

Продолжение таблицы 2

Материал	Плотность, кг/м3	Теплопроводность, Вт/(мК)	Предел прочности, кг/см2
			при сжатии	при растяжении

Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, при этом повторяют головку таблицы. Рекомендуется разделять части таблицы двойной линией.

Таблица 3

Диаметр стержня крепежной детали, мм	Масса 1000шт.Стальных шайб, кг	Диаметр стержня крепежной детали, мм	Масса 1000шт.Стальных шайб, кг
1,1 1,2 1,4	0,045 0,043 0,111	2,0 2,5 3,0	0,192 0,350 0,553

Графу “номер по порядку“ в таблицу включать не допускается. Нумерация граф таблицы арабскими цифрами допускается в тех случаях, когда в тексте документа имеются ссылки на них, при делении таблицы на части, а также при переносе части таблицы на следующую страницу:

Таблица 4

Размеры в миллиметрах

Условный проход Dу	D	L	L1	L2	Масса, кг, не более
50	160	130	525	600	160
80	195	210			170

При необходимости нумерация показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием. Перед числовыми значениями величин и обозначением типов, марок и т. п. порядковые номера не проставляют.

Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа, а при делении таблицы на части  над каждой ее частью в соответствии с таблицей 4.

Если в большинстве граф таблицы приведены показатели, выраженные в одних и тех же единицах физических величин (например, в миллиметрах, вольтах), но имеются графы с показателями, выраженными в других единицах физических величин, то над таблицей следует писать наименование преобладающего показателя и обозначение его физической величины. Например, “Размеры в миллиметрах”, “Напряжение в вольтах”, а в подзаголовках остальных граф приводить наименование показателей и (или) обозначения других единиц физических величин в соответствии с таблицей 4.

Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, установленными ГОСТ 2.321, или другими обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях, например D  диаметр, Н  высота, L  длина.

Числовые значения, одинаковые для нескольких строк, допускается указывать один раз в соответствии таблицей 4.

Обозначения, приведенные в заголовках граф таблиц, должны быть пояснены в тексте или графическом материале документа.

Текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий из одиночных слов, чередующихся с цифрами, заменяют кавычками. Если повторяющийся текст состоит из двух или более слов, при первом повторении его заменяют словами “То же”, а далее кавычками. Если предыдущая фраза является частью последующей, то допускается заменить ее словами “То же” и добавить дополнительные сведения.

При наличии горизонтальных линий текст необходимо повторять.

Заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначение марок материалов и типоразмеров изделий, обозначения нормативных документов не допускается.

При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставить прочерк (тире).

Числовое значение показателя проставляют на уровне последней строки наименования показателя.

Значение показателя, приведенное в виде текста, записывают на уровне первой строки наименования показателя.

2.8 Формулы

Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки.

формулы могут быть выполнены машинописным способом или рукописным способом чертежным шрифтом высотой не менее 2,5 мм. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены раньше в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой они даны в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова “где” без двоеточия после него.

Пример - Плотность образца , кг/м³ , вычисляют по формуле:

, (1)

где m  масса образца, кг;

V  объем образца, м³.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют “”.

Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают  (1). Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например: (3.1). Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например: формула (В.1).

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках “ … в формуле (1)”.

2.9 Примечания

Примечания приводят, если необходимы поясняющие или справочные данные к содержанию текста, таблиц или иллюстраций.

Примечания помещают непосредственно после текста, таблицы или иллюстрации. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

В случае одного примечания с абзацного отступа записывают слово "Примечание", ставят тире и с прописной буквы записывают текст примечания.

Примечание - _____________________________________

В случае нескольких примечаний: с абзацного отступа записывают слово "Примечания", а далее - с абзацного отступа пронумерованные по порядку арабскими цифрами примечания. Точку после цифры не ставят, текст примечания записывают с прописной буквы.

Примечания

1 ________________________________________

2 ________________________________________

Приложение А

(рекомендуемое)

Оформление титульного листа

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого»

Институт электронных и информационных систем

Кафедра физики твердого тела и микроэлектроники