Техническое задание
Необходимо создать своими силами приложение в Excel, которое позволило бы внести быстро и безошибочно изменения в типовой договор, созданный в текстовом редакторе Word.
Исходим из того, что в создаваемом приложении:
ввод всех реквизитов контрагента происходит автоматически из имеющейся табличной базы данных клиентов предприятия;
ввод изменяемых данных в договор осуществляется не в текстовом редакторе, а в определенных формах в Excel, которые позволят внести необходимые изменения в договор быстро и без ошибок;
элементы изменяющихся данных (реквизиты и пр.), внесенных в создаваемые договора должны храниться в архиве, с помощью которого можно просмотреть любой, находящийся в нем договор;
вводимые данные автоматически экспортируются в текстовый редактор.
Рис. 6.3. Алгоритм работы создаваемого приложения по управлению текстовыми данными
Создание приложения в Excel
Создаваемое приложение включает в себя один файл Excel и два файла Word, которые поместите в одну папку (директорию), которой присвойте имя Договор купли продажи. Присвойте создаваемой рабочей книге Excel имя База.
База данных контрагентов
Табличная база данных с реквизитами контрагентов (список) расположена на рабочем листе Реквизиты (рис. 6.4.). Она должна быть составлена с учетом особенностей конкретного автоматизируемого документа, в частности, договора, и, например, должность подписывающего лица указывается в ней два раза с учетом склонения: текста директора, находящегося в преамбуле договора и Директор в разделе реквизитов.
Рис. 6.4. База данных контрагентов
В этот список вносятся все данные, которые необходимы для заполнения реквизитов договора:
Предприятие (столбец В) - полное наименование предприятия;
Адрес (столбец С) - почтовый адрес предприятия;
Расчетный счет (столбец D) - расчетный счет предприятия;
Банк (столбец E) - учреждение банка;
МФО (столбец F) - МФО банка;
Должность 1 (столбец G) - должность руководителя предприятия, подписывающего договор, которая указывается во вступительной части договора. Пишется с маленькой буквы и склоненная в соответствующем падеже;
Должность 2 (столбец H) - должность руководителя предприятия в именительном падеже, которая указывается в реквизитах;
Ф.И.О. 1 (столбец I) - полностью фамилия, имя и отчество руководителя предприятия, подписывающего договор, которая указывается во вступительной части договора. Пишется полностью в именительном падеже
Ф.И.О. 2 (столбец J) - фамилия и инициалы руководителя предприятия, который подписывает договор;
На основании (столбец K) - на основании какого документа этот руководитель подписывает договор. Первый руководитель - на основании устава, другие, например, на основании выданной им доверенности.
При создании списка исходим из того, что находящееся в базе данных предприятие может выступать как в роли продавца, так и в роли покупателя. При вводе в столбец А значения 1 предприятие будет выступать в роли продавца, а при вводе значения 2 - в роли покупателя.
Пользователь при создании нового договора от имени своего предприятия, просматривает, - присутствует ли в списке организация, с которой заключается договор. Если отсутствует, то тогда необходимо в базу данных ввести ее реквизиты. И после этого в этой строке в столбец А ввести, например, значение 2 - покупатель, а в строке с реквизитами своей организации ввести в столбец А значение 1 (или наоборот).