I. Введение в основы архивоведения

1. Архивоведение как наука и архивное дело

Архивоведение – это специальная историческая наука, связан-ная с документалистикой. Она изучает систематизацию, приём, хранение и использование документов, вышедших из управления. Наука возникла из общественных потребностей.

В любом управлении в основном применяется письменная форма создания, преобразования, передачи и использования ин-формации. Информационное воздействие и является способом управления. С помощью письменных документов происходит нор-мирование, планирование, контроль и оценка всякой деятельности. Эти документы представляют собой тексты с юридическими удо-стоверениями подлинности. В них фиксируются все стороны управления.

В управлении быстро нарастает использование различных тех-нических документов, особенно электронных. Решена проблема их юридической силы. Однако не решена проблема обеспечения дол-говременной сохранности. И традиция письменного информирова-ния очень сильна. Поэтому электронные документы в управлении сохраняют вспомогательную роль.

Совокупность документов, возникших в управлении любым коллективом, составляет документальный фонд этого коллектива. Документы, вышедшие из управления, составляют его архивный фонд. Они начинают утрачивать управленческое значение и при-обретать научное.

В коллективе существует собственный архив. Документы хранятся в нём временно и эпизодически используются в управле-нии. Затем они передаются в исторический архив. Этот архив мо-жет совмещаться с архивом данного коллектива, а может быть специальным государственным предприятием. Бывают и негосу-дарственные исторические архивы как отдельные подразделения.

В исторических архивах документы сначала находятся на за-крытом хранении. Информация документов ещё влияет на коллек-тив, в котором они возникли. По окончании определённого срока они выдаются историкам и другим исследователям для использова-ния в научных целях. Так документы окончательно утрачивают управленческое значение и приобретают узко научное. Документы

остаются ценными и для других людей, поскольку в них содержат-ся сведения о прошлом этих людей.

Государственные органы и предприятия обязаны сдавать свои документы в государственные исторические архивы. Политические партии, общественные организации, негосударственные предприя-тия и их объединения, отдельные лица могут сдавать свои доку-менты в эти архивы или создавать собственные.

В результате образуется архивный фонд страны. Это вся сово-купность документов, которые вышли из управления и признаны ценными с исторической, научной, общественной и частной точки зрения. Его основную часть составляют документы государствен-ных органов и предприятий – собственность государства. Другие документы включаются по желанию их собственников.

Состав архивных документов в фонде определяется так, чтобы они отображали все стороны прошлого. Одни документы имеют общее значение и хранятся в центральных архивах. Другие же имеют местное значение, хранится в региональных и муниципаль-ных архивах.

После полной утраты управленческой ценности документы становятся историческими источниками. Историки и другие спе-циалисты получают из них первичные сведения о прошлом. Затем эти сведения обобщаются в факты. А на их основе выявляются за-кономерности в развитии общества. Знание этих закономерностей позволяет объективно оценивать текущее состояние и перспективы будущего. Это касается страны, коллектива и отдельного человека.

Архивное дело как профессиональная отрасль деятельности обеспечивает получение таких знаний. Архивоведение же придаёт ему научно-обоснованную эффективность. Изучение закономерно-стей практической работы архивистов позволяет совершенствовать систематизацию, приём, хранение и организацию использования архивных документов.

В решении общих задач архивоведение использует достиже-ния истории. Эта наука конкретно изучает закономерности в раз-витии общества. Поэтому историческое знание позволяет понять закономерности возникновения, использования и общественной ценности документов. Но это знание является лишь общим руко-водством.

Среди исторических дисциплин архивоведение напрямую свя-зано с источниковедением. Это научная дисциплина о свойствах

исторических источников, их научной ценности, методах их изуче-ния и использования в исследовании прошлого. Знание источни-коведения позволяет вырабатывать конкретные критерии отбора документов для хранения в исторических архивах. Оно позволяет также научно систематизировать сведения документов для состав-ления справочников о них. А справочники – это обязательное сред-ство в организации использования документов.

Поэтому между источниковедами и архивистами существуют прямые связи. Архивисты обязаны использовать критерии оценки документов как исторических источников. Источниковеды же ис-пользуют выводы архивистов, чтобы сравнивать документальные и недокументальные исторические источники.

Первые имеют атрибуты, которые удостоверяют подлинность текста. Вторые атрибутов не имеют и подлежат обязательной про-верки на подлинность. Но самыми ценными историческими источниками являются документы с обобщёнными сведениями. По ним легче выявлять закономерности в развитии общества. Такие документы в массовом порядке передаются в исторические архивы.

В решении общих задач архивоведение использует также дос-тижения документалистики. Документалистика – это наука о мето-дах и других средствах коммуникации между людьми посредством документов в управлении и других сферах деятельности. Такое знание позволяет понять закономерности сведений, которые со-держится в документах. От него зависят общие подходы в оценке документов, которые необходимо передать на архивное хранение.

Непосредственно архивоведение связано с документоведением. Эта дисциплина изучает способы создания документов, принципы организации документооборота в управлении и построения систем документации, а также закономерности образования документаль-ных комплексов. В исторические архивы принимают не разрознен-ные документы, а их сложившиеся комплексы. Они возникают в процессе управления. И архивисты обязаны разбираться в них.

Между архивами коллективов и историческими архивами су-ществует постоянная связь. Преемственность в их работе обяза-тельна. Поэтому документоведение и архивоведение совместно изучают систематизацию, приём, хранение и использование доку-ментов. Однако стороны изучения разные – ценность документов как средств управления и как исторических источников. В архив коллектива должны передаваться документы, которые ещё имеют

управленческое значение и уже имеют значение историческое.

Общая цель – достичь максимальной информативности архив-ных документов при их минимальном количестве. Для этого и про-водится экспертиза их ценности. Она начинается в документации-онной службе коллектива, при включении документов в дела, продолжается при передаче дел в архив коллектива и заканчи-вается при передаче дел в исторический архив. Параллельно соста-вляются и справочники для поиска этих документов. И везде ис-пользуется единая государственная система документирования.

Государственные нормативы на документы позволяют ком-плектовать единообразные дела во всех коллективах. Сложнее передача документов на архивное хранение. По закону государст-венные органы и предприятия обязаны передавать свои документы в государственные исторические архивы по государственным нор-мативам. Собственники других документов могут создавать свои архивы по собственным критериям. Однако при передаче своих документов в государственный архив они тоже обязаны соблюсти государственные нормативы.

Поэтому специалист документационной службы должен полу-чить общую подготовку по архивоведению. Это способствует эф-фективному исполнению его профессиональных обязанностей. В любом случае он связан с передачей документов из документации-онной службы в архив коллектива. Он может работать в этом ар-хиве или участвовать в передаче документов в исторический архив данного коллектива. А при передаче документов в государствен-ный исторический архив ему понадобятся уже все знания, умения и навыки по архивоведению.

Связи архивоведения с источниковедением и документоведе-нием имеют комплексный характер. Единым основанием является информация, как средство управления настоящим и познания про-шлого. Поэтому усиливаются связи архивоведения с информати-кой. Это наука об общих свойствах и структуре информации, зако-номерностях её возникновения, преобразования, накопления, пере-дачи и использования. По содержанию информация документа уже его сведений. Это их ясная и новая часть.

Для разных получателей в документах содержится разная ин-формация. Чем лучше специалист владеет средствами оценки до-кументов, тем более они информативны для него. Но чем больше специалист знает уже установленные факты, тем менее информа-

тивны для него документы. Информационный метод позволяет ис-пользовать количественные критерии для оценки сведений доку-ментов. А это облегчает комплектование исторических архивов наиболее информативными документами.

Прикладную роль в архивоведении играет информационная технология. Она позволяет принимать на хранение электронные документы, копировать письменные документы на электронные носители и создавать электронные справочники по всем архивным документам. В результате резко улучшаются условия сохранности и организация использования документов.

С другими общественными науками архивоведение имеет только опосредованные связи. Используются прикладные разра-ботки из экономики, культурологии, социологии, политологии, психологии и лингвистики. Это позволяет улучшать общую орга-низацию в работе архивов.

Существуют также опосредованные связи с биологией и есте-ствознанием. В архивах используются аппараты, приборы и другие средства защиты документов от вредного воздействия окружаю-щей среды. А их эффективное использование требует соответст-вующих подготовки по инженерным дисциплинам биологии и ес-тествознания.

В целом архивоведение изучает архивное дело как одну из от-раслей человеческой деятельности. Эта отрасль возникла в силу исторической, научной и общественной ценности документов, ко-торые вышли из управления. Отрасль включает в себя документы архивного фонда страны, архивы как коллективы специалистов по хранению документов и органы управления архивами.

Роль архивов в обществе разнообразна. Гражданам страны ар-хивы выдают справки по любым вопросам их жизни. Различные информационные документы выдаются государственным органам, государственным и негосударственным предприятиям, политиче-ским партиям и общественным организациям. Учёные всех науч-ных дисциплин используют архивные документы в своих исследо-ваниях. Самыми массовыми пользователями являются историки, которые используют архивные документы как исторические ис-точники.

Архивное дело как отрасль объективно необходима обществу. И она тоже нуждается в научном изучении для повышения своей эффективности.