6.4. Дисфункціональний ефект системи контролю

Хоча більшість менеджерів добре знає про те, що процес контролю можна використовувати, щоб позитивно вплинути на поведінку співробітників, деякі з них забувають про мож¬ливість контролю зумовлювати неумисні зриви в поведінці людей. Ці негативні явища часто є побічними результатами наоч¬ності дії системи контролю.

Співробітники організації розуміють, що з метою оцінюван¬ня результативності їх діяльності керівництво застосовує різні методи контролю. Вони також знають, що їх помилки та досяг¬нення у тих галузях, де керівництво встановило стандарти і ви¬конує процедуру контролю, будуть підставою для розподілу винагороджень та покарань. Тому підлеглі, як правило, роб¬лять те, що начальство хоче побачити від них під час перевірки.

У деяких дослідженнях підтверджується тенденція спів¬робітників до будь-якого акцентування на роботі в тих сферах, де визначають ефективність роботи, і нехтування тією робо¬тою, у процесі виконання якої визначень не здійснюють. Тип поведінки, коли люди прагнуть вдовольняти вимоги контро¬лю, а не досягати поставлених цілей, називається поведінкою, орієнтованою на контроль. Потрібно ретельно спроектувати систему контролю з урахуванням подібних ефектів, інакше вона спрямовуватиме діяльність співробітників на те, щоб доб¬ре виглядати під час проведення контролю, а не на досягнення цілей організації. Такий вплив може також призвести до отри¬мання неправильної інформації.

8.5. Основні характеристики ефективної системи контролю

У. Ньюмен сформулював декілька рекомендацій для менеджерів, які хотіли б уникнути ненавмисного впливу контролю на поведінку співробітників і таким чином підвищити його ефективність.

Розглянемо такі рекомендації науки про поведінку у процесі здійснення ефективного контролю:

— встановлюйте помірковані стандарти, прийнятні для співробітників;

— встановлюйте двобічне спілкування;

— уникайте надмірного контролю;

— встановлюйте суворі, але досяжні стандарти;

— винагороджуйте за досягнення стандарту.

Поведінка людей — не єдиний фактор, що визначає ефективність контролю. Щоб контроль міг виконувати своє завдання, тобто забезпечувати досягнення цілей організації, він повинен мати декілька важливих властивостей.

Розрізняють такі характеристики ефективного контролю:

1) стратегічна спрямованість. Контроль повинен мати

стратегічний характер, тобто відображати загальні пріоритети

організації та підтримувати їх;

2) орієнтація на результати. Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти та виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, які має організація;

3) відповідність до справи. Щоб бути ефективним, контроль має відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об'єктивно визначати й оцінювати те, що справді важливо;

4) своєчасність. Система ефективного контролю — система, що дає потрібну інформацію певним особам до того, як розвинеться криза;

5) гнучкість. Контроль, як і плани, має бути достатньо гнучким та пристосовуватися до змін, що відбуваються;

6) простота. Найпростіші методи контролю потребують менших зусиль та є ефективнішими;

7) економічність. Якщо підсумкові витрати на систему контролю перевищують переваги, що створюються ним, організації краще не використовувати цю систему контролю взагалі або запровадити менш ретельний контроль.