3. Формуляр сучасного управлінського документа

Бланком документа називають аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами. Застосування бланків у процесі підготовки документів підвищує культуру управлінської діяльності. Значно полегшує роботу з документами ГОСТ Р 6.30-97, що містить формуляр-зразок, відповідно до якого конструюються бланки. ГОСТ Р 6.30-97 передбачає два види бланків: для листів і загальний.

Різниця між цими бланками полягає в тому, що в бланку для листів міститься реквізит: індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку у банку та постійна частина реквізиту - посилання на індекс і дату вхідного документа (на № ______от______), а на бланках для інших документів ці площі використовуються для заповнення реквізитами: найменування виду документа і місце складання або видання.

В організаціях з великою кількістю документів застосовують бланки для окремих видів документів, на яких типографським способом друкують найменування виду документа, наприклад «Наказ». Виготовлення бланків для окремих видів документів доцільно, якщо в організації створюється понад 200 документів конкретного виду в рік. Бланки документів масового застосування можуть містити трафаретні частини тексту. Виготовлення трафаретних бланків електрографічним способом виправдовує себе, якщо на таких бланках на рік буде оформлятися не менше 200 документів.

Якщо ж вихідних документів менше 200 на рік, то при їх оформленні можна користуватися гумовим штемпелем.

Для кожного з двох названих видів бланків допускаються два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній. Як показує практика, перевага віддається бланків з кутовим штампом, так як праворуч від нього на вільній площі розташовують реквізит «Адресат». Слід мати на увазі, що близько 90% всієї організаційно-розпорядчої документації (листи, доповідні записки, довідки) містять цей реквізит.

Не слід забувати, що бланки з кутовим штампом можна застосовувати і при оформленні протоколів та актів, що містять реквізит «Гриф затвердження», який також розташовується на тій же площі, що і реквізит «Адресат».

Бланки з подовжнім штампом застосовують у тих випадках, коли назва організації та найменування вищестоящих органів, яким вона підпорядкована, містять велику кількість друкованих знаків і не можуть бути розміщені на площі, відведеної для кутового штампу.

Бланки документів виготовляються на папері білого кольору. І лише у виняткових випадках можна застосовувати папір кольорових тонів. Бланки документів друкуються, як правило, чорною фарбою.

При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора:

0. - Від межі лівого поля для друкуванні реквізитів "Заголовок до тексту», «Текст», «Відмітка про наявність додатка», «Відмітка про виконавця», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», «Підпис» і слів «запевнив», « СЛУХАЛИ »,« ВИРІШИЛИ »,« НАКАЗУЮ », « ПРОПОНУЮ ».

1. - На відстані 15 мм від лівого поля для початку абзацу у тексті.

2. - На відстані 48 мм від лівого поля для складання таблиць і трафаретних текстів.

3. - На відстані 72 мм від лівого поля для складання таблиць і трафаретних текстів.

4. - На відстані 96 мм від лівого поля для реквізиту «Адресат».

5. - На відстані 120 мм для реквізиту «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа».

6. - На відстані 144 мм для розшифровки підпису в реквізиті «Підпис».

7. - На відстані 168 мм для друкування слів «Копія» при зняття копій з документа.

Окремі реквізити є обов'язковими для кожного документа незалежно від його виду. Відсутність реквізитів у документі позбавляє його юридичної сили. До обов'язкових реквізитів відносяться постійні реквізити, що входять до складу бланка документа. Ці реквізити заздалегідь наносяться на стандартний аркуш паперу тіпографним способом і утворюють офіційний (фірмовий) бланк документа. ГОСТ встановлює 3 види службових бланків для організаційно-розпорядчих документів:

- Загальний бланк

- Бланк листа

- Бланк конкретного виду документа.

Загальний бланк використовується при виготовленні будь-яких документів крім листів. Такий бланк містить найменування організації, до якого додається герб, емблема, найменування вищестоящих організацій. Особливу виділення листи як виду документа і розробка спеціального бланка для листів пов'язано зі специфікою листи призначеного для відправлення в інші організації.

Інші види ОРД є, як правило, внутрішніми документами і не вимагають адресної інформації.

Бланк для листів включає реквізити «Найменування організації», «Довідкові дані організації», «Код організації». У бланку для листів позначаються місця для розташування реквізитів «Дата документа», «Реєстраційний номер», «Посилання на дау і реєстраційний номер документа». Бланк для листів може містити зображення герба та емблеми, найменування вищестоящої організації.

Бланк конкретного виду документа включає реквізити «Найменування організації», «Найменування виду документа», «Місце складання або видання документа». Бланк конкретного виду документа може містити знак герба або емблеми, найменування вищестоящої організації і код форми документа за ОКОД.

Організації суб'єктів РФ, як правило, використовують в якості державної мови не тільки російський, але й національна мова, тому бланки цих організацій оформляються на двох мовах. На них друкують такі реквізити бланка: «Найменування підприємства», «Довідкові дані про організацію», «Місце складання або видання документа». Якщо правом підпису документа має не тільки керівник організації, а й керівники структурних організацій, а також посадові особи, то організація може мати бланки структурних підрозділів та посадових осіб. При виготовленні службових бланків використовують 2 основних формату паперу А4 (210 мм; 294 мм) та А5 (147 мм; 210 мм). Допускається використання бланків формату А3 і А6.

Уніфікація забезпечує не тільки скорочення часу на складання документів, а й оптимізацію: ущільнення записів, можливість вибіркового опрацювання, організацію багатоаспектного пошуку інформації, пристосування документації до опрацювання у складі автоматизованої бази даних.

Оскільки документування є одним із основних засобів здійснення функцій, покладених на управління соціальними системами, то при уніфікації управлінських документів потрібно передусім установити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому її відображено. У зв'язку з цим при проведенні уніфікації документів важливою передумовою є облік стану і при потребі уточнення організаційних аспектів управління, права видання тих чи інших видів документів, визначення постійного кола кореспондентів і адресатів.

Уніфікація управлінських документів — лише одна, відносно самостійна частина єдиного процесу удосконалення документації управління на певному етапі, рівні та управлінні в цілому. Уніфікацію розглядають як один з головних методів стандартизації. Вона покликана забезпечити приведення об'єктів стандартизації до раціональної номенклатури за формою, нормами, типорозмірами згідно з їхнім функціональним призначенням. Стандартизація допомагає знизити витрати на роботу з документами, підвищити оперативність їх підготовки, опрацювання, сприймання розміщеної інформації користувачами.

Особливості уніфікації та стандартизації документів, які використовуються в автоматизованих комп'ютерних інформаційних системах, полягають в тому, що їхній зміст повинен забезпечити розв'язання завдань автоматизації, а їхня форма — забезпечити найефективнішу підготовку даних за допомогою комп'ютерних технологій.

Результати уніфікації та стандартизації документів дають змогу підвищити продуктивність праці на різних етапах технологічного процесу роботи з документами. Уніфікація та стандартизація корисні і при традиційних, ручних методах роботи з документацією, але їхня ефективність зростає в міру механізації та автоматизації управлінського процесу. Мета уніфікації та стандартизації управлінської документації полягає в тому, щоб шляхом удосконалення їх змісту і форми створити систему документів, впровадження якої дасть максимальний соціальний та економічний ефект.

Нині діє понад 20 уніфікованих систем документації. Існують також кілька державних стандартів, які визначають:

вимоги до документів;

вимоги до побудови формулярів зразків;

системи організаційно-розпорядницької документації;

вимоги до оформлення документів;

інші.

Застосування стандартів документів веде до однорідності оформлення документів, що є необхідною умовою для автоматизації роботи з ними та розуміння їхнього змісту.

Впровадження уніфікованих документів дає змогу звести до мінімуму кількість помилок у текстах, відмовитись від чернеток при редагуванні документів, повторного набору тексту всього документа (що притаманно для рукописної, паперової технології).

Таким чином, пошук економічної ефективності спонукає до обґрунтування розробок з уніфікації документів і вибору найбільш раціонального обсягу збірника уніфікованих текстів документів.

Уніфікація та стандартизація проводяться за такими основними принципами:

скорочення надмірності інформації в документах;

створення загальної моделі побудови документів;

застосування єдиної термінології в документах;

типізація і трафаретизація текстів.

Крім загальних принципів, існують спеціальні принципи уніфікації та стандартизації документів в умовах інформатизації. Важливими серед них у науково-практичних джерелах визначаються такі спеціальні принципи уніфікації документів:

відповідність документів завданням, що підлягають розв'язуванню;

сумісність показників і реквізитів, що застосовуються в різних документах;

розташування реквізитів на документах відповідно до послідовності їх заповнення, читання співробітниками чи зчитування засобами комп'ютерної техніки;

зниження фізичного обсягу документів у результаті обґрунтованого визначення площин для розташування реквізитів;

взаємоприв'язка вимог до документів, що стосуються різних функціональних систем документації.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення єдиної системи класифікації і кодування інформації, що використовується у відповідних інформаційних системах органів управління.

При відборі документів для уніфікації та стандартизації потрібно виходити з наявності традиційних (перевірених практикою), типових для апарату управління і обумовлених нормативними положеннями. У зв'язку з цим у документології було б доцільно упорядкувати організаційно-правове забезпечення документування. В першу чергу в централізованому порядку (можливо, на рівні законодавства) слід врегулювати перелік нормативних актів, які видаються у відповідній системі управління. Наприклад, з погляду традицій документології, дивним є коли Кабінет Міністрів України ухвалює постановою інструкцію. На наш погляд, для такого рівня державного управління доцільнішім є не інструкції, а положення, концепції, настанови, статути. Нормативно-правовий акт під назвою "інструкція" більш притаманний для міністерств, відомств, установ, організацій, підприємств.

В інтересах упорядкування загальної кількості та регламентації повної уніфікації управлінських документів потрібно також в централізованому порядку продовжити типізацію й формалізацію планових документів, документів організаційних структур, а також обліково-довідкових і обліково-статистичних відомостей. Це дасть змогу покращити підготовку особового складу апарату управління, полегшити користування цими документами та їхнє опрацювання за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

Вплив інформатизації на розвиток без паперової технології роботи з документами

Розглянуті проблеми, що випливають з інформатизації документування та документообігу, можуть бути реально розв'язані також за допомогою правових методів. Правове регулювання тут виступає як важлива і самостійна передумова використання комп'ютерних технологій у сфері документування і документообігу відповідної соціальної системи (її структури).

Пристосувати, підвести традиційні технології опрацювання документів до відповідного рівня комп'ютерних технологій, особливо з широким, масовим їх застосуванням, можна лише суворо регламентувавши і оптимізувавши в нормативному порядку весь процес руху документів у системі управління.

Працівники органів державного управління складають юридично значимі документи про свої дії та їхні результати, видають документи, які свідчать про особу і права громадян на здійснення певних дій (паспорти, посвідчення водіїв тощо).

Наприклад, документи правоохоронних органів тісно пов'язані з адміністративними і кримінально-процесуальними актами. В них фіксуються події, які є основою для видання нормативних та індивідуальних актів, чи підтверджуються встановлені цими актами права та обов'язки. Зокрема, зафіксоване в протоколі адміністративне правопорушення є основою для ухвали постанови про накладення адміністративного покарання (стягнення).

На відміну від інших правових актів, документ сам по собі — це лише засіб фіксації інформації та доведення фактів. Юридичними фактами, що викликають виникнення, зміни чи припинення наявних правовідносин, є фіксовані в документах події та дії, а не самі документи. Юридичне значення документів полягає головним чином в офіційному засвідченні фактів, що мають юридичне значення для забезпечення суспільного порядку (у тому числі громадського порядку, громадської безпеки тощо). Документи часто є доказами при розв'язанні тих чи інших питань у судовому або адміністративному порядку.

В силу публічно-правового характеру діяльності органів управління соціальними системами їхні документи, передбачені законом, переважно торкаються прав та інтересів громадян. У ряді випадків закон вимагає від громадян і організацій обов'язкового отримання ними відповідних документів. Відсутність відповідного документа призводить до неможливості використання громадянами та організаціями того чи іншого суб'єктивного права, а іноді — може бути основою застосування до них правових санкцій.

Оскільки документи органів управління соціальними системами є засобом офіційного підтвердження фактів, що мають юридичне значення і виступають у вигляді їхніх доказів, зміст і форма багатьох із них (наприклад, протоколів) визначені законодавчими актами, положення яких знаходять розвиток у відповідних підзаконних актах, інструкціях уповноважених органів управління соціальними системами.

Поширення застосування в системі управління автоматизованого опрацювання інформації веде до зростання кількості машинних носіїв інформації. Ці носії інформації стали, як правило, виконувати при певних умовах функції електронних носіїв документів (документи, які створюються і використовуються у сфері управління). У зв'язку з цим виникла потреба у встановленні поняття машинних носіїв записів, електронних документів та їхнього місця в інформаційно-аналітичному забезпеченні управління, кола завдань, що розв'язуються при їх створенні, використанні та зберіганні.

Електронний документ — документ, інформація в якому представлена у формі електронних даних, включаючи відповідні реквізити документа, втому числі й електронний підпис, який може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами на візуальну форму чи скопійований на папір.

Визначення поняття "електронний документ" подається законодавцем у п/п. 1.10 ст. 1 (Визначення термінів та понять) Закону України "Про платіжні системи та переказ грошей в Україні (05.04.01).

У п. 1.11 ст. 1 цього ж Закону подано визначення категорії "електронний цифровий підпис".

Електронний цифровий підпис — сукупність даних, отриманих за допомогою криптографічного перетворення змісту електронного документа, яка дає змогу підтримувати його цілісність та ідентифікувати особу, що його підписала.

Поява електронної документології сформувала потребу провести та розглянути класифікацію та правовий режим електронних документів.

Документи, які використовуються у сфері управління соціальними системами, не тільки пасивно фіксують навколишню дійсність, а й активно впливають на неї, виконуючи тим самим роль важливого регулятивного фактора суспільних відносин. Аналіз практики правового регулювання процесів створення і використання управлінських документів дає змогу виділити два основних напрями в цій галузі.

Перший напрям зводиться до регулювання нормами права конкретних суспільних відносин, у процесі здійснення яких створюються і використовуються відповідні документи. Норми права в цьому випадку встановлюють певні види документів, які супроводжують регульовані відносини.

Однак далеко не завжди в таких актах указано, хто видає (чи використовує) ці документи, якої вони повинні бути форми, хто несе відповідальність за їхнє належне оформлення, зміст і застосування. Предметом правового регулювання в цьому випадку є інформація про самі суспільні відносини.

Другий напрям включає способи правової регламентації документування управлінської діяльності. Це правове регулювання безпосередньо документаційних процесів і операцій, які здійснюються у сфері управління (юридично-технічні документи).

Прикладом такого роду регулювання можуть бути інструкції з діловодства, правила складання певного виду документа (технічного, конструкторського, звітного, фінансового, організаційно-розпорядницького тощо), державні стандарти та рекомендації на складання документів та ін.

Норми права, які регулюють безпосередньо документування, мають своєрідний характер. Своєрідність ця пов'язана з розумінням управлінських документів як засобу, за допомогою якого виникає взаємодія між суб'єктами управління в процесі виконання їхніх функцій. У зв'язку з цим норми, що регулюють ставлення людини до них, переважно мають властивості техніко-юридичних норм.

У міру поширення сфери застосування машиночитаних документів як основи для здійснення різноманітних дій і відносин ці документи все більше діставатимуть юридичне визнання шляхом закріплення їхніх видів і форм у нормативних актах, що регламентують діяльність різних органів управління та їх службовців у межах їхньої компетенції.

Наприклад, правове значення деяких документів, опрацьованих засобами комп'ютерної техніки, офіційно було визнано у "Тимчасових загально галузевих керівних вказівках про надання юридичної сили документам на магнітній стрічці і паперовому носієві, що створюється засобами обчислювальної техніки". Тобто електронні документи вже в управлінській діяльності визнаються документами, юридична сила яких відповідає юридичній силі традиційних.

Крім встановлення і законодавчого закріплення умов юридичної сили документів, які опрацьовуються засобами комп'ютерної техніки, вимагають правового регулювання такі суспільні відносини:

що виникають у процесі створення і використання електронних документів;

закріплення якісних характеристик соціально-економічної та науково-технічної інформації, яка фіксується на документах;

закріплення технологічних і організаційних вимог, дотримання яких дозволить сприймати документи, що опрацьовуються комп'ютерними технологіями і мають юридичну силу;

порядок доступу організацій та громадян до документації, у тому числі й терміни такого доступу;

порядок розв'язання конфліктів із цих питань;

співвідношення між традиційними (паперовими) документами і новими документами на технічних носіях інформації, в тому числі порядок зміни, за необхідності, знищення оригіналів традиційних (паперових) документів;

порядок посвідчення документів, внесення реквізитів, які ідентифікують ці документи;

способи внесення змін, виправлень у документах;

порядок збору, реєстрації, зберігання, опрацювання та передачі документації;

юридичний статус усіх учасників інформаційних відносин, які виникають із приводу використання документів;

установлення юридичної відповідальності за порушення правил роботи з документацією.

З розвитком інформатизації з'являється можливість безпаперової технології обліку, при якій усі її дані формуються машинним шляхом і представляються лише на відео термінальних пристроях ЕОМ. Чи можна вважати такий облік справжнім, чи потрібно пред'являти до нього вимоги юридичної доказовості, чи правомірно в сучасних умовах поступово або відразу ж відмовитися від паперової документації? Проблема потребує розв'язання.

Безпаперова технологія обліку в принципі можлива і реальна. Забезпечення юридичної обґрунтованості облікових даних, отриманих при без паперовій технології їх формування, залежить від того, наскільки точно цих вимог дотримуються.

Щодо потреби збереження паперової форми вхідних і вихідних документів, то вона визначається передусім психологічним і юридичним факторами.

Джерелами облікових даних у кінцевому підсумку є люди, їхня діяльність. Якщо інформацію вперше формулює людина, то природним є її бажання зберегти письмову копію відомостей, які нею передаються, і повідомлень на випадок можливих непорозумінь або техногенних загроз (знищення, модифікації, перекручення інформації в автоматизованій системі).

Крім того, користувач облікових даних (можливо, керівник відповідного рівня) також часто бажає мати письмове підтвердження отриманої інформації. Це пов'язано з тим, що письмовий документ є традиційним юридичним доказом відповідальності за відповідність констатованого факту переданому повідомленню. До того ж паперові документи в окремих випадках зручніші у користуванні.

Психологічний аспект визначається також тим, що для традиціоналістів зникнення паперового документа може призвести до розладнання усієї інформаційної системи. Водночас використання поряд з традиційними (паперовими) документами електронно-обчислювальних носіїв і засобів опрацювання облікової інформації покликане удосконалити організаційні форми їх використання, істотно вплинути на зміст керування органом управління соціальною системою.