2. Вычисления с точностью «как на экране»

При округлении числовых данных (с использованием кнопки уменьшить разрядность) в памяти компьютера по-прежнему сохраняются неокругленные числа. В этом случае последующие вычисления, например, суммирование округленных данных может привести к кажущимся ошибкам – суммируются не данные, отображенные на экране, а хранящиеся в памяти числа. Данная проблема может быть решена следующим образом: задать команду Сервис  Параметры, нажать вкладку Вычисления, включить параметр Точность на экране. В ответ на вопрос о потери точности данных нажать кнопку ОК.

Однако такое решение не может считаться универсальным, поскольку в ряде случаев требуется потеря точности, например, для вычисления сумм, но необходима полная точность, например, для расчета средневзвешенных величин. В этом случае для выполнения округления нужна не кнопка Уменьшить разрядность, а функция =ОКРУГ(). Для ее использования следует установить подсветку в ячейку, содержащую округляемую величину и ввести =ОКРУГЛ(РАСЧЕТНАЯ ФОРМУЛА; ТОЧНОСТЬ).

Далее данная формула может быть скопирована. Проблем с суммированием данных в этом случае не обнаруживается.

6. Форматирование таблиц

Так же. как и текстовые документы, таблицы подвергаются оформлению для улучшения читаемости, выделение определенных (например, итоговых) данных, задания форматов чисел и точности вычисления.

Процесс форматирования таблиц включает: изменение ширины столбцов и высоты строк, выравнивание содержимого ячеек по горизонтали и вертикали, шрифтовое оформление, обрамление и заливку.

Для изменения ширины и высоты строки можно использовать одно из следующих действий:

1. Выделить любую ячейку столбца (или строки), ширину которого требуется изменить, и задать команду Формат  Столбец, выбрав параметр Ширина и ввести число, определяющее количество знаков стандартного шрифта, или соответственно Формат  Строка, выбрать параметр Высота и ввести требуемые значения высоты в пунктах.

2. Для подбора ширины столбца по самому длинному содержимому ячейки, необходимо установить указатель мыши на линию, расположенную правее имени столбца, и дважды щелкнуть мышью. Или дать команду Формат  Столбец, а затем выбрать параметр Автоподбор ширины.

3. Для установки максимально необходимой высоты строки выполнить двойной щелчок по нижней границе строки в области заголовков строк, или дать команду Формат  Строка, указать параметр Автоподбор высоты.

4. Установить указатель мыши на линию, правее имени столбца, и протянуть в требуемую сторону (влево - для сужения, вправо – для расширения). Аналогичным образом можно изменить высоту строки.

5. Для возврата на стандартную ширину задать команду Формат  Столбец, включить параметр Стандартная ширина и нажать кнопку ОК.

Для скрытия столбца выделить любую ячейку данного столбца и нажать кнопку Скрыть той же команды.

Для показа скрытого столбца можно: выделить столбцы слева и справа от скрытого; выделить любую его ячейку, а затем нажать кнопку Отобразить той же команды.

Вводимый в ячейку длинный текст можно, например, расположить в несколько подстрок, увеличив тем самым высоту строки – для этого надо выделить соответствующую ячейку, затем задать команду Формат  Ячейки, выбрать вкладку Выравнивание и включить параметр Переносить по словам.

Иногда требуется введенный в ячейку длинный текст переразместить по нескольким ячейкам по вертикали. В этом случае следует выделить диапазон ячеек, в котором должен разместиться введенный текст, а затем задать команду Правка  Заполнить и указать Выровнять.

Для улучшения читаемости таблицы часто приходится использовать различные шрифтовые выделения: подбирать вид и размер шрифта, а также специальные эффекты (курсив, подчеркивание, полужирный шрифт). Указанные шрифтовые выделения могут быть распространены на всю таблицу, на выделенные ячейки или даже на выделенную часть отдельной ячейки. Далее можно: использовать кнопки панели форматирования для выбора вида шрифта, размера, начертания или задать команду Формат  Ячейки и последующего выбора вкладки Шрифт, где могут быть заданы все те же шрифтовые эффекты.