26.Как происходит регистрация входящих документов? Что такое регистрационный штамп?

Регистрация включает в себя:

1. проверка реквизитов документов.

2. соответствие содержания док-ов.

3. внесение данных в регистрационный журнал.

На всех входящих док-ах в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, т.е. отметка о поступлении.

ООО «Дарни АВС»

Вх. № 175

От 25.10.2010

27.Правила работы с конвертами при обр. Поступившей корреспонденции.

Правильность доставки корреспонденции проверяется до ее вскрытия. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению на почту или пересылается по адресу. Если корреспонденция повреждена, составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии (у секретаря).

Не вскрываются конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Конверты не уничтожаются в следующих случаях:

*Если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа.

*На документе отсутствует реквизит «Дата документа»

*Дата документа существенно отличается от даты его получения

*В полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В этих случаях конверт присоединяется к документу и впоследствии подшивается с ним в дело. В остальных случаях конверты уничтожаются.

28.Как происходит контроль исп-ия док-ов?назначение контрольных и справочных картотек.

По существу контроль проводится руководителем. Эта оценка того, насколько правильно и полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документа осуществляет секретарь. Объектами контроля явл-ся качество и сроки исполнения док-ов.

Цель контроля – обеспечения исполнения тех док-ов и поручений, которые по указанию руководителя поставлены на контроль.

Сроки исполнения док-ов могут быть: типовые и индивидуальные.

Срок испол-ния док-та обеспечивается с момента его получения организации.

Типовые сроки устанавливаются нормативными документами РБ. Индивидуальные сроки указываются в тексте док-та или в резолюции рук-ля.

Сроки исполнения документов исчисляются с момента поступления на контроль, тогда же начинается контроль за исполнение документа.

Картотека – сов-ть карточек, систематизир. в определенном порядке.

Контрольная картотека делится на 33-34 ячейки: 31 ячейка соответствует дням месяца, в 32 ячейке размещают карточки, срок исполнения которых наступает в следующем месяце, в 33 ячейке (34) располагаются карточки на исполнение и неисполненные док-ы.

В конце месяца карточки из контрольной картотеки перемещаются в справочную.

На контрольных карточках и на документах поставленных на контроль проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль».

29. Что такое номенклатура дел. Охарактеризуйте виды нд.

НД – систематизированных список наименований дел, заводимых в ДП. С указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Типовая НД разрабатывается министерствами, явл-ся нормативным док-ом, устанавливает типовой состав дел, применяется без внесения изменений в заголовке дел и носит обязательный характер.

Примерная НД разрабатывается министерствами, устанавливает примерный состав дел, носит рекомендательный характер и допускает исключения тех дел, которые не образуются в деятельности организаций и добавлений новых с указанием их индекса.

Свободная НД составляется в каждой организации на основании номенклатуры дел в структурных подразделениях. Ответственность за разработку и составление НД возлагается на службу ДОУ (секретарь). НД составляется в 4-м квартале текущего года, чтобы можно было до 1 января согласовать в архиве и утвердить в установленном порядке.