Управление графиком проекта

• Проверка выполнения работ в соответствии с планом

• Ввод дат фактического начала и окончания работы

• Ввод фактической длительности работы

• Корректировка выполнения работы в процентах

• Корректировка фактических трудозатрат работ на временной шкале

• Просмотр работ, трудозатраты которых отличаются от запланированных.

• Сравнение фактической информации о работе с информацией базового графика

Управление финансами

• Учет фактических затрат в ходе выполнения проекта

• Просмотр общей стоимости проекта

• Анализ фактических затрат

Управление производственным ресурсами и персоналом

• Поиск перегруженных ресурсов (исполнителей)

• Передача работ другим исполнителям

• Изменение графика работ исполнителей

Стадия 1. Создание проекта

Создать проект организации офиса компании, включающий комплекс подготовительных мероприятий, строительно-отделочные работы, установку оборудования и проведение рекламной кампании. Проект должен обеспечить начало функционирования офиса компании не позже чем через 3 месяца после начала реализации.

Ввод общей информации проекта

Задание 1.

Открыть новый файл проекта, определить опорные даты и выполнить настройку календаря проекта. Ввести общую проектную информацию.

Технология выполнения

1. Загрузите Microsoft Project, щелкнув по соответствующей кнопке на панели управления Microsoft Office, или используйте соответствующий ярлык на рабочем столе.

2. В окне Microsoft Project выполните команду ПРОЕКТ/Сведения о проекте.

3. В диалоговом окне Сведения о проекте… установите в качестве начальной даты проекта текущую дату. Установите тип календаря: Стандартный. Дату окончания проекта не вводите, и щелкните по кнопке Ok.

4. Сохраните новый проект, выполнив команду ФАЙЛ/Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение документа присвойте имя проекту, например Проект 2007, и щелкните по кнопке Сохранить.

5. Для настройки календаря проекта выполните команду СЕРВИС/Изменить рабочее время. По умолчанию рабочим временем календаря считается время с 8:00 утра до 17:00 пополудни с часовым перерывом на обед с понедельника по пятницу. Измените настройку календаря так, чтобы рабочее время с понедельника по четверг было с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00, а по пятницам работа заканчивалась в 17:00. Для этого сначала выделите в таблице календаря столбцы от Пн до Чт, щелкая мышью по заголовкам крайних столбцов и удерживая нажатой клавишу Shift. Установите новое время окончания работы в правой части окна. Выделите столбец Пт и установите новое время работы по пятницам.

6. Объявите нерабочими днями дни государственных праздников России. Для этого выделите в календаре ячейку с соответствующей датой, например 8 марта, и включите флажок нерабочее время.

7. Щелкните по кнопке Параметры и установите количество часов рабочей недели равной 39. Щелкните по кнопке Ok.

8. Введите общую для проекта информацию. Для этого выполните команду ФАЙЛ/Свойства и откройте вкладку Документ. Введите в поля вкладки (Название, Автор, Руководитель) необходимую информацию о названии проекта, о людях, которые будут управлять им и поддерживать файл проекта. Щелкните Ok.

9. Для удобства дальнейшей работы настройте параметры начальной загрузки Microsoft Project: отключите отображение окна помощи и обеспечьте открытие вашего файла проекта. Для этого выполните команду СЕРВИС/Параметры и установите вкладку Общие. Снимите флажок Помощь мастера планирования и включите флажок Открывать последний файл при запуске.

10. Установите на вкладке Планирование в качестве единицы измерения по умолчанию для полей «Длительность вводится в» и «Трудозатраты вводятся в» значение: днях. Выберите для поля "Новые задачи:" значение: начинаются в день начала проекта. Установите на этой же вкладке в качестве типа задач по умолчанию значение Фикс. трудозатраты. Закройте окно Параметры.

Создание списка работ

Задание 2.

Создайте список работ. Сначала составьте список этапов, необходимых для достижения цели вашего проекта. Начните с большого этапа работы и затем разбейте каждый большой этап на работы с одной контрольной точкой. Введите работы в том порядке, в котором они будут выполняться. Определите типы работ. Затем оцените их трудозатраты или длительность. Microsoft Project использует длительность, чтобы вычислить единицы ресурсов, необходимых для выполнения работы.

Не следует вводить даты начала и окончания каждой работы. Microsoft Project вычисляет даты начала и конца на основании связей между работами.

Введите следующий перечень основных работ:

Таблица 1

Наименование работы	Трудозатраты в днях	Длительность в днях	Тип работы	Исполнители
Этап 1. Подготовительный
Подготовка заявки в КУГИ1 на аренду помещения		3	FD	Менеджер, Топ-менеджер
Получение предложений КУГИ и осмотр вариантов помещений		5	FD	Менеджер, Топ-менеджер
Выбор варианта и заключение договора на аренду помещения		5	FD	Менеджер, Топ-менеджер
Подготовка технического задания на ремонт помещения		4	FD	Менеджер
Этап 2. Строительные работы в помещении офиса
Наем рабочих для выполнения ремонта		3	FD	Менеджер
Подготовка помещений, демонтаж перегородок, очистка помещений, уборка мусора	30		FW	Рабочие
Замена оконных рам и установка стеклопакетов	26		FW	Рабочие
Установка межкомнатных перегородок	24		FW	Рабочие
Ремонт пола и настилка линолеума	18		FW	Рабочие
Монтаж подвесных потолков	16		FW	Рабочие
Выполнение электромонтажных работ	10		FW	Электрики
Выполнение сантехнических работ	12		FW	Сантехники
Окраска стен и потолков	20		FW	Рабочие
Замена дверей	10		FW	Рабочие
Контроль за ходом строительных работ			FU	Топ-менеджер Менеджер
Этап 3. Оборудование офиса
Приобретение офисного оборудования и материалов		5	FD	Менеджер
Установка и наладка офисного оборудования	7		FW	Наладчики
Этап 4. Подготовка офиса к функционированию
Наем офисного персонала		5	FD	Топ-менеджер
Проведение рекламной компании		5	FD	Менеджер
Подготовка и проведение презентации офиса		4	FD	Менеджер, Топ-менеджер

Примечание.

1. Обозначение типов работы:

FD – фиксированная длительность (fixed duration)

FW – фиксированные трудозатраты (fixed work)

FU – фиксированные численность или объем ресурсов (fixed unit)

2. Трудозатраты работ, представленные в таблице 1, соответствуют той длительности, которая будет иметь место, если работу будет выполнять 1 человек.

Создайте в плане работы-вехи, отмечающие завершение каждого этапа работ.

Веха или маркер выполнения - это условное обозначение, которое используется, чтобы идентифицировать существенное событие в графике, например, завершение какой-либо стадии работ. Для того, чтобы создать веху можно ввести работу с нулевой продолжительностью (длительностью). Microsoft Project покажет символ вехи на диаграмме Ганта в начале соответствующего дня.