2. Определение и сущность понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами», их нормативное закрепление

Понятия «документационное обеспечение управления» (ДОУ), «делопроизводство», «управление документами». Делопроизводство как функция управления, его место среди других функций управления. Делопроизводство как система работы с документами. Управленческая деятельность и делопроизводство. Значение документов для реализации управленческих решений. Влияние характера управления, принципов принятия управленческих решений на организацию и технологию делопроизводства. Управление документами как новейшее понятие организации и технологии делопроизводства.

Источники: ФЗ РФ, учебник Делопроизводство Кузнецова Т.В., Учебное пособие ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Н.С.Ларьков

Делопроизводство, Документационное обеспечение управления - Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. (Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения")

Управление документами (records management) - Совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.( ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования)

Рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку­ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской документации.

Управленческая функция документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде. Поскольку процесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации.

Документ выступает как результат закрепления управленческого решения. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Отсутствие четкой организации работы с документами может привести к увеличению сроков принятия решений и принятию неверных решений.

Делопроизводство как система работы с документами. Делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения(ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело, термины и определения). Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления*.