- •Глава 2. Требования к системе управления документами
- •2.1. Надежность
- •2.2. Целостность
- •2.3. Соответствие (управляемость)
- •2.4. Комплексность
- •2.5. Системность
- •3.3. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты
- •Глава 3. Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами
- •3.1. Регламентация проектирования и внедрения системы управления документами
- •3.2. Документирование операций
- •3.4. Организация распределенного управления системой
- •3.5. Организация обработки документированной информации
- •Глава 4. Методика разработки корпоративной системы управления документами
- •Глава 5. Организация управления документами
- •5.1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему
- •5.2. Определение сроков хранения документов
- •5.3. Включение документов в систему
- •5.4. Регистрация документов в системе
- •5.5. Классификация документов
- •5.6. Обработка документов
- •5.7. Организация доступа к документам
- •5.8. Организация контроля за функционированием системы
- •5.9. Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение
- •5.10. Документирование процессов управления документами
- •Раздел 2. Организация службы документационного обеспечения управления предприятия Глава 1. Служба документационного обеспечения управления (доу) предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав
- •Глава 2. Локальные нормативные акты, регламентирующие функционирование службы доу
- •2.1. Штатное расписание предприятия
- •2.2. Положение о службе доу
- •Распоряжение
- •О внесении изменений в штатное расписание предприятия
- •2.3. Положение о подразделении (самостоятельном участке работы) в составе службы доу
- •2.4. Инструкция по документационному обеспечению управления
- •2.5. Локальные нормативные акты по отдельным составляющим деятельности службы доу
- •2.6. Нормы времени на выполнение работ по доу
- •2.7. Документы планирования и отчетности службы доу
- •2.8. Должностные инструкции работников службы доу
- •Справка-отчет о состоянии исполнения документов
- •Глава 3. Организация труда работников службы доу
- •3.1. Требования к помещениям службы доу
- •3.1.1. Требования к площади и объему помещений
- •3.1.2. Требования к микроклимату, содержанию аэроионов и вредных химических веществ в воздухе помещений
- •3.1.3. Требования к отоплению, вентиляции и воздушной среде помещений
- •3.1.4. Требования к уровням шума и вибрации в помещениях
- •Оптимальные уровни шума на рабочих местах, оборудованных копировально-множительной техникой (дБа)
- •3.1.5. Требования к освещению помещений
- •3.1.6. Требования к уровням электромагнитных полей, напряженности электростатического поля, а также ограничению вредного воздействия ультрафиолетового и лазерного излучения в помещениях
- •3.2. Требования к организации рабочих мест работников службы доу
- •3.2.1. Общие требования к организации рабочих мест
- •3.2.2. Особенности организации рабочих мест, оборудованных пк или копировально-множительной техникой
- •3.3. Требования к пожарной безопасности помещений службы доу
- •Раздел 3. Технология управления документами: от регистрации до передачи в архив
- •Глава 1. Организация разработки проекта номенклатуры дел
- •Глава 2. Организация разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов
- •Табель форм документов
- •Альбом унифицированных форм документов
- •Глава 3. Организация документооборота
- •3.1. Организация работы с входящими документами
- •О выявлении повреждений документа
- •О выявлении недостающих вложений
- •Журнал регистрации входящих документов
- •3.2. Организация работы с исходящими документами
- •Журнал регистрации исходящих документов
- •3.3. Организация работы с внутренними документами
- •Журнал регистрации внутренних документов
- •Глава 4. Организация контроля исполнения документов
- •Напоминание о порядке исполнения документов с 00 месяца по 00 месяца 0000 года
- •Глава 5. Организация хранения документов
- •5.1. Формирование дел, законченных делопроизводством
- •5.2. Оформление дел, законченных делопроизводством
- •Внутренняя опись документов дела n ____
- •5.3. Порядок обращения с документами, состоящими на текущем (оперативном) хранении
- •Учетная карточка единицы учета электронных документов (баз данных)
- •Карта-заместитель дела
- •5.4. Подготовка документов к передаче в архив
- •5.5. Экспертиза ценности документов
- •Опись n ____
- •5.6. Передача и прием документов на хранение в архив
- •5.7. Порядок обращения с документами, состоящими на хранении в архиве
- •Книга выдачи документов
- •5.8. Порядок передачи документов на постоянное хранение
- •Приложения
- •Делопроизводство. Термины и определения *(178)
- •Положение об управлении документационного обеспечения аппарата правительства Московской области*(179)
- •Положение об архиве, функционирующем на правах подразделения службы доу (делопроизводства) предприятия*(180)
- •1. Общие положения
- •2. Состав документов архива
- •3. Задачи и функции архива
- •4. Права архива
- •5. Ответственность архива
- •6. Организация работы архива
- •Инструкция по документационному обеспечению управления*(181)
- •1. Общие положения
- •2. Организация разработки проекта номенклатуры дел
- •3. Организация разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов
- •4. Организация документооборота
- •5. Требования к подготовке проектов документов
- •6. Организация контроля исполнения документов
- •7. Организация хранения документов
- •Правила электронного документооборота в информационной системе федерального казначейства*(191)
- •1. Общие положения
- •1.1. Термины и определения
- •8. Организация обращения с бланками, печатями и штампами
- •1.2. Предмет регулирования настоящих Правил
- •1.3. Регулирование электронного документооборота
- •1.4. Порядок и условия допуска Участника к осуществлению документооборота в сэдфк
- •1.5. Пользователи сэдфк
- •1.6. Порядок вступления в действие настоящих Правил, а также внесения в них изменений
- •1.7. Порядок уведомления о внесении изменений в настоящие Правила
- •1.8. Прекращение действия настоящих Правил
- •2. Электронный документ
- •2.1. Требования, предъявляемые к эд
- •2.2. Использование эцп в эд
- •2.3 Использование эд
- •2.4. Подлинник эд
- •2.5. Копии эд на бумажном носителе
- •3.4. Проверка подлинности доставленного эд
- •4. Обеспечение информационной безопасности
- •4.1 Общие требования обеспечения защиты информации в сэдфк
- •4.2. Управление ключевой информацией
- •4.3. Порядок действий при компрометации закрытых ключей эцп
- •4.4. Аннулирование сертификата ключа подписи
- •5. Порядок разрешения конфликтных ситуаций и споров в связи с осуществлением электронного документооборота
- •5.1. Возникновение конфликтных ситуаций в связи с осуществлением электронного документооборота в сэдфк
- •5.2. Уведомление о конфликтной ситуации
- •5.3. Разрешение конфликтной ситуации в рабочем порядке
- •5.4. Формирование Комиссии по разрешению конфликтной ситуации
- •5.5. Формирование комиссии по разрешению конфликтной ситуации, ее состав
- •5.6. Задача, права и полномочия комиссии по разрешению конфликтной ситуации
- •5.7. Протокол работы комиссии по разрешению конфликтной ситуации
- •5.8. Акт по итогам работы комиссии по разрешению конфликтной ситуации
- •5.9. Разрешение конфликтной ситуации по итогам работы комиссии
- •5.10. Претензионный порядок разрешения конфликтной ситуации
- •Извлечение из укрупненных нормативов времени на работы по доу предприятия*(192)
- •А. Примерная структура должностной инструкции
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Взаимоотношения по должности
- •5. Ответственность
- •Б. Пример оформления титульного и заключительного листа должностной инструкции*(194)
- •В. Квалификационные характеристики должностей работников службы доу (делопроизводства) Заведующий канцелярией
- •Документовед
- •Инспектор по контролю за исполнением поручений
- •Архивариус
- •Делопроизводитель
- •Машинистка
- •Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации*(199)
- •Положение об экспертной комиссии (эк) предприятия (организации, учреждения)
- •1. Общие положения
- •2. Функции эк
- •3. Права эк
- •4. Организация работы эк
- •Б. Примерный перечень локальных нормативных актов, разрабатываемых предприятием по вопросам документационного обеспечения управления (делопроизводства)*(200)
Приложения
Приложение 1
Делопроизводство. Термины и определения *(178)
1. Архивный орган, архивное учреждение (archival authority): Учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения других документов.
2. Документная система; система управления документами (records system): Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени.
3. Документ (document, records): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
4. Доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, использования или извлечения информации.
5. Индексирование (indexing): Процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.
6. Классификация (classifi cation): Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификаторе.
7. Конвертация (conversion): Процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Ср. миграция (п. 12).
8. Контроль (tracking): Создание, включение в систему и сохранение информации о движении и использовании документов.
9. Контроль действий (action tracking): Процесс отслеживания временных рамок совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом.
10. Метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени.
11. Миграция (migration): Действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Ср. конвертация (п. 8).
12. Обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.
13. Отбор и передача (disposition): Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, касающиеся уничтожения документов или передачи их на после дующее хранение.
14. Перемещение (transfer): (в отношении места хранения) Перемещение документов из одного места в другое.
15. Передача (transfer): (в отношении способа хранения) Изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы.
16. Подотчетность (accountability): Принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия.
17. Регистрация (registration): Действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему.
18. Уничтожение (destruction): Процесс уничтожения документов без какой-либо возможности восстановления.
19. Управление документами (records management): Совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
Приложение 2
Пример