Раздел 2 Составление и оформление организационно-управленческих документов.

1. Перечислите виды распорядительных документов: Основными видами распорядительных документов являются: постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.

2. Какие виды приказов Вы знаете и в чем их отличие? Приказы по основной деятельности регулируют деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы; организационно – правовое положение сотрудников; порядок финансирования, материально – технического обеспечения, научно – техническую политику, информационную документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, представление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение взысканий, поощрений, награждение.

3. Кем может утверждаться распорядительный документ? Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

4. Сколько адресов максимально можно поместить на одном документе? На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов.

5. Какие документы относятся:

а) к организационным? К основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

б) к информационно-справочным? К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты.

6. Что такое справка, и какие виды справок Вы знаете? Это документ, подтверждающий какие-либо факты и события. В делопроизводстве организации справки бывают двух видов: 1) подтверждающие события производственной жизни, ход выполнения работы; 2) подтверждающие юридические сведения о сотруднике (место работы, должность, оклад).

7. Перечислите основные реквизиты служебного письма: Реквизиты бланка, наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.

9. Как строится текст распорядительного документа? Рекомендуется разделять тексты на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется сообщать основания или причины создания документа, а во второй – решение, распоряжение, просьбу.

10. Когда вступают в силу организационные документы? Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Практические задания к разделу 2

Задание 1. Издайте приказ о переводе Вас с должности кассира на должность старшего бухгалтера АО «Радист».

Задание 2. Оформить приказ по основной деятельности, дополнив его недостающими реквизитами.

ООО «Круиз»

Приказ

Санкт-Петербург

Об организации занятий по повышению квалификации

1. Организовать трехмесячные курсы по повышению квалификации работников бухгалтерии.

2. Установить день занятий на курсах - вторник. Продолжительность занятий – 4 академ. часа.

3. Контроль за проведением занятий возложить на главного бухгалтера.

Задание 3. Заполните бланк распоряжения «О проведении инвентаризации».

Задание 4. Составить протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 915 тыс. рублей.

Задание 5. Составьте гарантийное письмо, используя следующие данные:

Автор письма: ЮУРГУ. Адресат: ЧЭК.

Текст содержит сведения о готовности института принять на стажировку двух преподавателей на срок 1 месяц с гарантией предоставления жилья.

Задание 6. Составьте рекламное письмо.

Задание 7. Составьте письмо-ответ на данное письмо-запрос.

ЗАО «Старт»

115218, Москва, ул. Новая, 28

тел. 129-96-56

факс 129-96-56

12.02.2008 №25/08-15

Об участии в выставке.

Директору

Выставочного Центра

«Экспо-Бизнес»

господину Страхову Ю.В.

110020, Москва

ул. Вострякова, 118

Уважаемый Юрий Викторович!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего выставочного центра, опубликованными в №5 «Экономической газеты» от 15.01.2010, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить нашу организацию в число участников выставки.

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

С уважением

Директор ____________ В.Н. Некрасов

_{(подпись)}

Петров Андрей Иванович

129-97-98

Задание 8. Составьте справку о подтверждении места работы, о занимаемой должности и заработной плате (приложение 17).

Задание 9. Составить внутреннюю докладную записку о замене пишущих машинок устаревших образцов на компьютеры с принтером.

Автор – зав. машбюро.

Задание 10. Представьте, что Вы работаете менеджером по продажам в крупной компании. Вы опоздали на работу на 40 мин. Составьте подробную объяснительную записку.