6.4. Документальне оформлення руху виробничих запасів

Документальне оформлення всіх операцій руху виробничих запасів є обов`язковим. Типові форми первинних документів з обліку сировини, матеріалів затверджені наказом МінСтату України від 21.06.1996р. – №193 ”Про затвердження типових форм первинних документів з обліку сировини і матеріалів”.

Документи з придбання матеріалів, інвентарю є супровідними документами постачальника:

– матеріальні;

– податкові;

– транспортні;

– розрахунково-платіжні.

Матеріальний документ – документ, який підтверджує найменування, суму, кількість тощо.

До матеріальних документів відносять:

– товарно-транспортна накладна (ТТН);

– копія свідчення (сертифіката якості).

З 2004р. стали менш використовуватись прибутково-видаткові накладні та рахунок-фактура.

Податкова накладна – накладна із вказівкою про податок на додану вартість (ПДВ).

ТТН – комбінований документ, який поєднує в собі матеріальні реквізити та роботу транспорту.

Прийом вантажу здійснюється згідно з кількістю, якістю та сумою на підставі супровідних документів постачальника.

Прийом може здійснюватись:

– на станції вокзалу;

– на складі постачальника;

– на складах одержувача.

В перших двох випадках для отримання матеріальних ресурсів необхідно доручення на право одержання. Доручення виписується на посадову особу одержувача вантажу, підписується керівником і головним бухгалтером.

Доручення складається по типовій формі М2, із обов`язковою вказівкою терміну дії.

Доручення регіструється у спеціальному журналі – МЗ.

Документи, якими оформлюється придбання запасів:

1. М-1 ”Журнал обліку находжених вантажів”.

2. М-4 ”Прибутковий ордер”, по якому склад оформлює матеріали, що надійшли.

3. М-7 ”Акт про прийом матеріалів”

Документи, якими оформлюється вибуття матеріальних ресурсів:

1. М-8,М-9 ”Лімітно-забірна картка”, ці документи необхідні при вибутті запасів у виробничих підприємствах із вказівкою ліміту й без вказівки.

2. М-28,М-28А ”Лімітно-забірна картка”, такий тип документу використовується на будівельних підприємствах.

3. М-10 ”Акт-вимога на заміну (додаткове вибуття) матеріалів” складається при вибутті надвстановленого ліміту або при заміні одного виду запасів тощо.

4. М-11 ”Накладна-вимога на вибуття (внутрішнє переміщення) матеріалів”.

На підставі прибуткових та вибуткових документів матеріально-відповідальна особа зобов’язана скласти матеріальний звіт і віднести у бухгалтерію, форма цього документу М-19 ”Матеріальний звіт”. У звіті фіксується кожний документ щодо прибуття й вибуття матеріалів.

Звіт містить сальдо на початок (Сп) та сальдо на кінець (Ск) звітного періоду. Звіт може складатись кожного дня або 3-5 днів – це залежить від обсягу діяльності (кількість операцій руху запасів).

На підставі первинних документів прибуття й вибуття матеріально-відповідальна особа зобов’язана вести складський (оперативний) первинний облік запасів.

Для складського обліку передбачені такі форми документів:

1) М12 ”Картка складського обліку матеріалів”. ЇЇ можна вести у кількісному та у кількісно-сумовому вимірі. Картка відкривається на кожне найменування і ціну матеріалів.

2) М-16 ”Матеріальний ярлик”, який складає робітник складу для позначення стелажів, місць зберігання запасів.

Для забезпечення достовірності облікових даних за наказом керівника проводиться інвентаризація наявності, стану й оцінки запасів.

М-21 ”Інвентаризаційний опис” складається при знятті натуральних залишків запасів, що знаходяться у матеріально відповідальних осіб (бригадирів, начальників цехів, майстрів, комірників тощо).

Для інвентаризаційної роботи на підприємствах розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії. Головою постійно діючої інвентаризаційної комісії, як правило, призначається керівник підприємства або його заступник. До її складу включаються керівники структурних підрозділів, головний бухгалтер, інженери, технологи, механіки, товарознавці, виконавці робіт, економісти та інші досвідчені працівники, які добре знають об’єкт інвентаризації, ціни і первинний облік. Якщо кількість об’єктів, що підлягають інвентаризації, дуже велика й одна комісія не спроможна швидко та якісно здійснити інвентаризацію, то наказом керівника створюються робочі інвентаризаційні комісії. Головою робочої інвентаризаційної комісії призначається, як правило, заступник керівника підприємства, інші вимоги до складу робочої комісії збігаються з вимогами до постійно діючої комісії.

Інвентаризація може бути ініційована власником або керівником підприємства або бути обов’язковою, коли інвентаризації підлягають також майно і запаси, що не належать підприємству і облік яких проводиться на позабалансових рахунках. При інвентаризації запасів усі вони повинні бути перераховані, переміряні, переважені і занесені до форми М-21 ”Інвентаризаційний опис”.

Запаси, що є в дорозі, відвантажені, але не оплачені у строк покупцями, та інші запаси, що є на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), відображаються в окремому ”Інвентаризаційному описі” на підставі документів, що підтверджують здавання цих запасів на відповідальне зберігання або їх відвантаження покупцям.

Після закінчення інвентаризації ”Інвентаризаційний опис” підписують усі члени комісії.

При інвентаризації незавершеного виробництва, незавершеного капітального будівництва і незавершеного ремонту:

1) в інвентаризаційних описах зазначаються найменування заділу, стадія або міра їх готовності, кількість або обсяг робіт;

2) сировина, матеріали і куповані напівфабрикати, що є біля робочих місць і не зазнають обробки, до опису незавершеного виробництва не включаються, а фіксуються в описах матеріальних цінностей або в окремих описах;

3) кількість сировини і матеріалів, що входять до складу неоднорідної маси або суміші у незавершеному виробництві, визначається технічними розрахунками в порядку, передбаченому галузевими інструкціями з питань планування, обліку і калькулювання собівартості продукції.

Форму М-21 комісія заповнює в одному примірнику при інвентаризації окремо за кожним місцезнаходженням і матеріально відповідальною особою або групою осіб, на зберіганні яких знаходяться цінності. Після закінчення інвентаризації ”Інвентаризаційний опис” підписують усі члени комісії, які несуть відповідальність за своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризацій відповідно до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення в інвентаризаційні описи даних про фактичні залишки запасів.

Крім того, ”Інвентаризаційний опис” підписує матеріально відповідальна особа, підтверджуючи, що всі запаси, перераховані в інвентаризаційному описі, комісією перевірені і в його присутності прийняті на відповідальне зберігання.

Після того як форму М-21 підпишуть всі члени комісії і матеріально відповідальна особа, вона передається в бухгалтерію для звірки з даними бухгалтерського обліку і складання ”Порівняльної відомості”.

”Порівняльна відомість” використовується для відображення результатів інвентаризації запасів, за якими виявлено відхилення від облікових даних. У ній зазначаються кількість і сума надлишків і недостач за кожним найменуванням, видом запасу окремо. Відтак здійснюється регулювання надлишків і недостач за рахунок додаткових записів в обліку (наприклад, виправлення помилкових записів), закриття пересортування (взаємний залік надлишків і недостач внаслідок пересортування є допустимим тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що надлишки і недостачі були утворені в один і той же період, що перевіряється, і однією і тією ж особою, яку перевіряють). І лише після цього виводиться остаточна недостача або надлишки в кількісному і сумарному вираженні.

”Порівняльну відомість” складає в одному примірнику і підписує бухгалтер підприємства. Вона зберігається у бухгалтерії. З підсумками ”Порівняльної відомості” під розписку ознайомлюється матеріально відповідальна особа.

Затверджені результати інвентаризації відбиваються у бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше, ніж за грудень звітного року.

Затверджені результати інвентаризації відбиваються у бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше ніж за грудень звітного року.

У пояснювальній записці до річного бухгалтерського звіту наводяться відомості про результати проведених у звітному році інвентаризацій за формою ”Відомості результатів інвентаризації”, затвердженою наказом Мінфіну України від 11.08.94 р. №69 [40].