4. Организация документооборота

Документооборот - это движение документа от момента его заполнения до сдачи в архив. Основная задача документооборота - ускорить движение документов. Для этого главный бухгалтер составляет график документооборота и утверждает его руководителем организации.

В графике документооборота указывается номер по порядку и наименование документа. Затем в разрезе этапов движения документов указывается следующая информация:

1)на этапе создания документа - количество экземпляров, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения;

2)на этапе проверки документа - ответственный за проверку, кто представляет, порядок представления, срок представления;

3)на этапе обработки документа - кто исполняет, срок исполнения;

4)на этапе передачи в архив - кто исполняет, срок передачи.

5. Понятие инвентаризации, её виды

Для обеспечения контроля за сохранностью имущества и для полного соответствия данных учёта фактическим остаткам используется инвентаризация.

Инвентаризация - это установление фактического наличия средств, их источников, проведённых затрат и т.д. путём пересчёта остатков в натуре и сличения их с данными бухгалтерского учёта.

Количество инвентаризаций, дата их проведения, перечень имущества и обязательств определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. А именно:

1. при составлении годовой отчетности;

2. при смене материально-ответственных лиц;

3. при хищении и порчи ценностей;

4. в случае стихийных бедствий;

5. при ликвидации или реорганизации организации. Различают следующие виды инвентаризаций:

1) по объёму - полные и частичные;

2)по методу проведения - выборочные и сплошные;

3) по характеру - плановые и внезапные.

6. Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации создаётся инвентаризационная комиссия.

Инвентаризация основных средств проводится один раз в три года. Исключение составляет продуктивный и рабочий скот. По ним инвентаризацию проводят ежеквартально. Полная инвентаризация материально-производственных запасов проводится один раз в год перед составлением годового отчёта. По некоторым материалам проводят инвентаризацию чаще, например, по ГСМ - один раз в месяц, остатки кормов, семян, минеральных одобрений проверяют на 1 июля и 1 декабря. Инвентаризацию денежных средств проводят ежемесячно, готовой продукции, товаров, расчетов - ежеквартально.

Перед проведением инвентаризации материально-ответственные лица должны привести в порядок все хранящиеся у них ценности. Должны сдать в бухгалтерию все имеющиеся у них документы на приход и расход ценностей и отразить их в книгах складского учёта. В бухгалтерии к периоду инвентаризации должна быть закончена обработка документов по движению материальных ценностей и выведены остатки по видам ценностей и материально-ответственным лицам.

Инвентаризацию проводят по местам хранения в присутствии материально-ответственных лиц. Данные лица должны дать расписку, что к началу проведения инвентаризации все приходные и расходные документы на ТМЦ сданы в бухгалтерию и все ТМЦ поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Расписка даётся в инвентарных описях.

Проведение инвентаризации делится на четыре этапа.

1)Выявление, проверка и подсчет средств в натуре и записи этих средств в инвентарные описи. При составлении описи их подписывает материально-ответственное лицо и члены комиссии.

2)Оценка выявленных при инвентаризации средств.

3)Определение отклонений фактического наличия средств, выявленных при инвентаризации от данных учёта. По ценностям по которым выявлены отклонения составляют сличительные ведомости.

4)Установление причин отклонений, виновных лиц и их наказание.