Непосредственный ввод данных в таблицы

Определив структуру, можно приступить ко второму этапу создания таблицы — вводу данных в нее.

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы (Datasheet View). Переход в этот режим из окна базы данных выполняется нажатием кнопки Открыть (Open) при выделенной таблице в окне базы данных (см. рис. 3.3). Переход в режим таблицы из режима конструктора выполняется нажатием кнопки Вид (View) на панели инструментов (см. рис. 3.6) или выполнением команды Вид|Режим таблицы (View|Datasheet).

В режиме таблицы предоставляется возможность вводить новые записи в таблицу, заполняя значениями ее поля. Дополнение таблицы новыми записями и редактирование записей разрешено по умолчанию, т. к. по умолчанию пользователь работает под логином администратора (Admin) и. ему предоставлены все права доступа к объектам базы данных.

Просмотреть и изменить права доступа к данным таблицы можно по команде Сервис|Защита|Разрешения (Tools|Security|User And Group Permissions).

При дополнении таблицы новыми записями может быть использован режим ввода записи, при котором видна только вводимая запись. Выполнение команды Записи|Ввод данных (Records|Data Entry) позволяет перейти в этот режим;. Для возврата к просмотру всей таблицы надо выполнить команду Записи | Удалить фильтр (Records|Remove Filter/Sort).

Очевидно, что вводимые в поля таблицы значения данных должны соответствовать типам данных, определенным в структуре, а способ их запрей — допустимым в текущий момент форматам данных. Значения должны удовлетворять накладываемым ограничениям. После ввода значений в ячее поля при попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Access пытается преобразовать его в правильный тип данных. Если значение не является допустимым и преобразование невозможно, например, нельзя преобразовать текст в число, и появляется предупреждающее сообщение. Для того чтобы выйти из ячейки следует ввести правильное значение или отменить внесенные изменения.

При заполнении связанных таблиц необходимо обеспечить правильность связей между записями этих таблиц. Так, при одно-многозначных связях таблиц и вводе записей в подчиненную таблицу необходимо отслеживать наличие в главной таблице записей с соответствующими значениями ключевых полей. При изменении или удалении ключевых полей в записях главной таблицы необходимо изменять или удалять связанные с ними записи в подчиненных таблицах.

Макет таблицы

Для удобства работы с таблицей можно изменить ее представление на экране. При этом можно менять ширину столбца, высоту строки, шрифт данных таблицы, цвет текста, линий сетки и фона, оформление, которое может быть обычным, приподнятым или утопленным. Можно выводить на экран только те столбцы, которые нужны для текущей работы, можно за­фиксировать столбец при просмотре широких таблиц. Эти параметры отображения таблицы на экране называются макетом таблицы и сохраняются вместе с ней.

Настройка макета выполняется в режиме таблицы. При этом могут быть использованы команды меню Формат (Format) или панель инструментов Формат (режим таблицы) (Formatting (Datasheet)), которую можно вызвать из контекстного меню на доступной панели инструментов.

Многие операции настройки макета можно выполнить непосредственно в таблице с помощью мыши:

• изменение ширины столбца. Для изменения ширины столбца курсор мыши устанавливается на линию, разделяющую имена столбцов. При этом он превращается в планочку со стрелками влево и вправо. Далее границу столбца можно перетащить в нужное место;

• изменение высоты строки. Для изменения высоты строки курсор мыши устанавливается в области маркировки записи, расположенной слева, на границе между записями. Граница строки перетаскивается на требуемое расстояние. При этом изменяется высота всех строк таблицы;

• удаление столбцов с экрана. Убрать столбец можно, перетащив его правую границу влево до исчезновения столбца;

• изменение порядка расположения столбцов на экране. Столбец выделяется щелчком кнопки мыши на его имени. Протащив курсор мыши поперек столбцов, можно выделить несколько столбцов. Выделенный столбец перетаскивается в новое место при установке курсора на его имени (области маркировки столбца);

• скрытие столбцов, ненужных для текущей работы, закрепление столбцов, а также отмена этих действий могут быть выполнены при помощи соответствующих команд меню Формат (Format);

• сохранение макета таблицы выполняется командой Файл|Сохранить (File|Save Layout) или при закрытии таблицы после утвердительного ответа на вопрос "Сохранить изменения макета таблицы “<имя таблицы>”? (Do you want to save changes to the layout of table <имя таблицы>?).