9.Яка мета уніфікації та стандартизації документів

Таким чином ,метою уніфікації управлінських документів є:-зменшення кількості документів ,використовуваних в управлінській діяльності;-типізація їх форм ;зниження трудомісткості їх обробки ;основи спільності або суміжності функційуправління;-використання технічних засобів для підготовки ,обробки і використання документів.Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів у найбільш загальному виглядіпередбачає докальну і комплексну уніфікацію документів.До локальної уніфікації документів можна віднести розробку ,апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкрентних документів у межах однієї установи або їїструктурного підрозділу.Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник

основні принципи уніфікації і стіндартизації управлінських документів:-досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;-зменшення кількості видів документів;-підвищення інформативності документів;-системність ;-комплексність;-стабільність вимог;-економічна доцільність. Формально уніфікація повинна відповідати фізичному рівню представлення документної інформації (формат документа ,візуальне сприйняття інформації та зон особливої уваги,пристроях).

10.Що відноситься до локальної і комплексної уніфікації документів

Для комплексної уніфікації відносяться:-державна уніфікація ,при якій уніфіковані форми документів набувають статусу загальнодержавних ,доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (Дк 010-98).Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту ,що функціонує в маштабі країни ;-галузева уніфікація ,що передбачає закріплення специфічних особливостей документування в коткретній галузі.Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов'язкового використання установами ,підприємствами та організаціями в межах даної галузі;-міжнародна уніфікація .Міжнародні стандарти є закріпленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації документів на основі його узагальнення .Кінцевим продуктом такої уніфікації є міжнародний стандарт(наприклад,ISO15489-2201” Інформація та документація.Управління документацією"). До локальної уніфікації документів можна віднести розробку ,апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкрентних документів у межах однієї установи або їїструктурного підрозділу.Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник 3уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму діяльності установи (наприклад,уніфікована форма архівної довідки про стаж роботи ;уніфіковані форми документів про прийняття на роботу : заява,характеристика,особовій листок обліку кадрів...)

11.До яких типів може бути зведена формальна уніфікація документів

Формальна уніфікація забезпечувала зручність перенесення даних на машинний носій,і такі документи отримали назву машинно орієнтованих.Пізніше,кои стало можливим автоматизоване введення даних на машині носії .такі формалізовані форми документів стали називатися машинограмами.Сучасна формалізація вимагає більш універсальних підходів,що могли б задовольнити користувачів у процесі використання ними документної інформації в будь-яких системах і мережах-від традиційних комп'ютерних технологій. Виходячи з цього ,з точки зору формальної уніфікації структура управлінських документів може бути зведена до чотирьох основних типів:лінійної,матричної,деревовидної і текстової.Лінійною структурою називають таку ,що може бути подана у вигляді послідовного переліку обов'язкових елементів-реквізитів.

Під матричною структурою слід розуміти таке розміщення інформації в документі,при якому кожний інформаційний елемент визначено найменуванням рядка і найменуванням стовпця.Така структура більш відома як таблична.В таблицях рядок називають підметом,а стовпець-присудком.Підмет означає об'єкт ,що характеризує в таблиці,присудок-його ознаки.У графах таблиці вказують значення ознак,що є функціями двох аргументів:підмета і присудка.Часто матриця(таблиця)використовується для зведення техніко-економічних показників ,розрахунків...В лінійній структурі реквізити співвідносяться з документом в цілому,і зв'язок між реквізитами відсутній.У матричній структурі кожна графа належить певним рядкам і стовпцям,а поєднання цих структур веде до збільшення кількості реквізитів ,які,в свою чергу,поділяються на більш конкретизовані,і ...Між реквізитами встановлюється складні зв'язки ,що можуть бути поданні у вигляді деревовидної структури.У графічному зображені деревовидної структури документа перший рівень включає реквізити,що належать безпосередньо документа,другий рівень-реквізити,пов' занні з розкриттям інших реквізитів.Кількість рівнів може збільшуватись,а реквізити-ще більше диференціоватись.До перелічених типів структур можуть бути зведені форми документів,що обробляються за допомогою електронно-обчислювальної техніки.Вони ,як правило,подаються у вигляді таблиці або анкет.