Документация,

несущая исходные данные для формирования сопроводительной документации

Документация, сопровождающая перевозку

Документация,

использующая данные из документов перевозки

• Договор на доставку;

• Заявка на отправку груза;

• Оригинал транспортной накладной

• Товарно-транспортная накладная;

• Путевой лист;

• Транспортный пропуск;

• Схема проезда;

• График организации перевозок;

• Декадный отчёт по перевозкам

• Ежедневный план работы;

• Пропуск ГУ-43;

• Акт сверки;

• Аналитическая справка по перевозкам

Данные

Данные

• Реквизиты Заказчика и Грузополучателя;

• Условия доставки (срок, дислокация);

• Характеристики груза

• Данные по организации перевозки;

• Данные по использованию транспорта;

• Аналитические данные об перевозках

Рис. 3.62. Документооборот при проведении перевозок

Результатом проведения практической работы является оформление следующих документов:

• описание организационной структуры;

• постановка задачи;

• исходные данные;

• определение комплекса технических средств;

• организация сбора и передачи данных;

• выходные документы;

• структура базы данных;

• организация ведения базы данных;

• пример заполнения базы данных и формирования выходных документов.

Разрабатываемые документы оформляются на стандартных бумажных листах формата А4 либо рукописно, либо печатным способом, желательно с использованием компьютерной оргтехники.

Описание организационной структуры производится в объёме, необходимом для формирования постановки задачи.

Может быть предложена следующая структура этого документа:

1. Общее описание автотранспортного предприятия (основной вид деятельности, основные оказываемые услуги; правовой статус);

2. Укрупнённая структура предприятия (подразделения и ответственные должностные лица, режим работы);

3. Парк автотранспортных средств и терминальных площадей (таблица состава транспортного парка, план терминальной площадки и график её работы);

4. Имеющаяся информационная структура (укрупнённая схема локальной компьютерной сети).

Постановка задачи. Необходимо описать, как организовано формирование документа или управление процессом сейчас, что предлагается автоматизировать и зачем это необходимо (что будет достигнуто: сокращение времени, обеспечение централизованного управления и т. д.).

Исходные данные. Определяется состав, порядок выбора, представления и формирование массивов используемой информации.

В табличном или графическом виде необходимо представить:

• какие исходные документы будут использоваться;

• какие именно реквизиты в этих документах будут использованы.

Определение комплекса технических средств (КТС). Изображается в виде укрупнённой схемы структура выбранного комплекса, который будет реализовывать поставленную задачу. Желательно разработать таблицу, которая опишет такие параметры КТС как: состав стандартных технических средств, требуемое системное программное обеспечение, необходимые материалы (провода, идентификаторы, крепёж и т. д.).

Организация сбора и передачи данных.

Приводится:

• как выбранные реквизиты будут переписаны в создаваемые документы (по локальной сети, через магнитные носители информации, через бумажные носители и т. д.);

• описание общих требований к организации сбора (в какое время, с чьего разрешения, требуется ли преобразование данных и т. д.).

Выходные документы. Необходимо привести изображение формы документов или видеокадров и необходимые пояснения.

Структура базы данных. Описание структуры базы данных должно содержать:

• концептуально-логическое представление базы данных (например файловый состав и связь между файлами);

• логическую (сетевую, иерархическую или реляционную) модель предметной базы данных (реквизиты данных и связи между ними);

• физический уровень хранения данных (формат данных, блоки данных, указатели их поиска, служебная информация).

Организация ведения базы данных. Ведение базы данных описывается алгоритмами и правилами:

• подготовки данных;

• заполнения форм представления данных;

• порядка внесения изменений;

• последовательность и процедуры по копированию и восстановлению данных.

При разработке документов следует в качестве методических указаний использовать действующие нормативные документы:

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: -  товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;  - транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.   Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляет грузоотправитель для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов - перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций - владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов. В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. Путевой лист используется для обоснования расходов, связанных с доставкой грузов транспортным средством. Бланк путевого листа приведен в Постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. В нём также сказано об ответственности за правильное оформление документа. Ее несет первое лицо (директор АТП) фирмы, а также сотрудники, которые отвечают за эксплуатацию автомобилей и участвуют в составлении путевого листа.

Необходимым условием оформления этого документа (впрочем, как и любого первичного документа) является заполнение всех применимых к деятельности организации строк формы, что позволяет отразить множество важных сведений. Например, время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя, пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика.

Помимо этого требуется:

• Путевой лист составляют на один день.

• На более длительный срок его выдают только когда водитель выполняет задание в течение более, чем одной смены.

• Подпись и мастичная печать удостоверяют путевой лист.

Транспортный пропуск. Форма и содержание транспортного пропуска не декларируется государственными нормативными актами, и являются специфическими для каждой организации, их использующей. Обычно он состоит из двух одинаковых бланков содержащих:

• Номер пропуска;

• Марку автомобиля;

• Номер автомобиля;

• Организацию (название);

• Дату, подпись;

• Подпись администрации.

Схема проезда. Предполагается наличие двух вариантов схемы проезда:

• Схема проезда по терминалу. Выполняется в виде плана проезда от проходной до места погрузки / разгрузки;

• Схема проезда на склад грузоотправителю / грузополучателю. Выполняется в виде произвольно выполненного плана проезда до места погрузки / выгрузки от ориентира, имеющего очевидное место на карте населённого пункта.

График организации перевозок. В настоящее время выполняется на основе субъективных требований, предъявляемых к его форме и содержанию со стороны ведущего его диспетчера. Так, эта форма может иметь вид, приведённый на рис. 3.63.

Декадный отчёт по перевозкам. содержит следующие данные: