Деловое общение:

12. Формы делового общения. Деловая беседа как основная форма делового общения.

По характеру и содержанию общение бывает формальным (деловое) и неформальным (светское, обыденное, бытовое).

Деловое общение — это процесс речевой взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели. Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредст­венный речевой контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция). Прямое деловое общение обладает большей, чем косвенное, результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения. В нем непосредственно действуют социально-психологические механизмы.В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере без потерь для обеих сторон).

Деловое общение реализуется в следующих основных формах: деловая беседа, деловые переговоры; спор, дискуссия, полемика; деловое совещание; публичное выступление; телефонные разговоры; деловая переписка.

Деловая беседа– речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению. По итогам деловых бесед осуществляется принятие решений, заключение сделок. Деловая беседа выполняет ряд функций, в том числе: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; стимулирование деловой активности и пр. Деловая беседа может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса.

Деловые переговоры – основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрактов.

Спор – столкновение мнений, разногласия по какому-либо вопросу, борьба, при которой каждая из сторон отстаивает свою точку зрения. Спор реализуется в форме диспута, полемики, дискуссии и пр.

Деловое совещание– способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

Публичное выступление– передача одним выступающим информации различного уровня широкой аудитории с соблюдением правил и принципов построения речи и ораторского искусства.

Деловая переписка– обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Письма, исходящие из вышестоящих организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Подведомственные организации направляют вышестоящим сообщения, запросы. Организации обмениваются письмами, содержащими просьбы, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и пр.

Переписка как вид делового общения делится на собственно деловую и частно-официальную. Деловое письмо – это корреспонденция, направленная от имени одной организации на имя другой. Она может быть адресована коллективу или одному человеку, выступающему в качестве юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатические и др. письма. Частным официальным письмом является деловое послание, которое адресуется от имени частного лица организации частному лицу.

Деловая переписка требует соблюдение ряда этических и этикетных норм и правил, которые очеловечивают ее, ограничивая ее канцелярский характер.

Общая характеристика делового общения предполагает, с учетом специализации студенческой аудитории, выделении его специфики.

13. Деловая переписка. Виды и способы оформления деловых писем.

Деловая переписка– обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Письма, исходящие из вышестоящих организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Подведомственные организации направляют вышестоящим сообщения, запросы. Организации обмениваются письмами, содержащими просьбы, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и пр. Переписка как вид делового общения делится на собственно деловую и частно-официальную. Деловое письмо – это корреспонденция, направленная от имени одной организации на имя другой. Она может быть адресована коллективу или одному человеку, выступающему в качестве юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатические и др. письма. Частным официальным письмом является деловое послание, которое адресуется от имени частного лица организации частному лицу.

Деловая переписка требует соблюдение ряда этических и этикетных норм и правил, которые очеловечивают ее, ограничивая ее канцелярский характер. Существует определенная система деловых писем, которая классифицирует их на коммерческие, предназначенные для подготовки к серьезной сделке (письмо-предложение или оферта, письмо запрос, письмо презентация) и некоммерческие, которые носят исключительно правовой, организационный или экономический аспект (письмо-благодарность, гарантийное, информационное, сопроводительное письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, письмо-просьба, письмо-соболезнование). Деловые письма не всегда требуют жесткого соблюдения точных делопроизводственных правил, порой вполне допустима свободная форма их составления, особенно это касается некоммерческих писем, часто циркулирующих между предприятиями, учреждениями либо отделами одной фирмы. Письма, которые побуждают к какому-либо действию, называются инициативными, а документальную реакцию на них принято считать деловыми письмами-ответами. Деловые письма передаются, как по электронной почте, так и по факсу и в конверте, в зависимости от способа доставки они классифицируются на электронные, факсовые или конвертные.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок. Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия. Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо является средством контроля за движением документов и материальных ценностей. Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем»,«ИзвещаемВас». Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах может говориться о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении. Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении. Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации. Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки. Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров иди услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы; указан адрес организации и телефон для справок.

14. Национальные особенности делового этикета и их влияние на деловые отношения

Если вы имеете дело с аудиторией, принадлежащей к другой культуре, нужно обязательно подготовиться к этому. Необходимо определить, какой подход позволит преодолеть культурный барьер, а какой приведет к полному провалу.

Следует всегда помнить о четырех основных культурных различиях:

-Взаимоотношения со временем

-Индивидуализм и коллективизм

-Роль порядка и послушания

-Нормы общения

Также нельзя забывать о двух вещах. Во-первых, молодые люди во всех странах мира больше похожи друг на друга, чем старшее поколение. Вторая особенность заключается в том, что лучшим учителем общения с иностранной аудиторией является собственный опыт.

Рассмотрим для начала самый динамичный из всех мировых рынков - Азиатско-Тихоокеанский регион.

Азиатско-Тихоокеанский регион

Здесь потребуется огромное терпение, поскольку любая стадия переговоров в этой части мира протекает гораздо медленнее, чем в Америке или Европе. При деловом общении делается упор на установление долговременных взаимоотношений, а не на быстрое заключение сделки..Влияние конфуцианства, буддизма и даосизма на культуру стран этого региона подчеркнуло такие особенности общения, как скромность, молчаливость, сдержанность и недоверие к словам. Вследствие этого, мысли, как правило, выражаются завуалировано и косвенно. Может получиться так, что вам предоставят все необходимые сведения - за исключением небольшой, но самой важной информации.Если говорить о формах приветствия, то краткие рукопожатия или поклоны более типичны, чем объятия. Японцы стремятся к совершенству во всем, что они делают. Они отличаются целеустремленностью и способностью жертвовать личными интересами ради общего блага, которое сочетается с необыкновенным трудолюбием. Важное качество при общении с корейцами и китайцами - это настойчивость и терпение.

Общение с североамериканской аудиторией

Если говорить о Северной Америке, то очень рискованно определять какие-либо правила общения, поскольку установки и ожидания слушателей значительно отличаются в разных частях материка. Темп речи здесь очень велик, особенно в Соединенных Штатах. Упор делается на то, чтобы изложить свои идеи как можно быстрее и с максимальным эффектом. Люди стараются избегать молчания и часто прерывают друг друга. В деловой обстановке допускаются легкие прикосновения.

Общение с аудиторией на Ближнем Востоке

Что касается Ближнего Востока, особенно арабов, то здесь важной частью повседневной жизни является торговля. Поэтому нужно быть готовым вести длительные переговоры по самому пустяковому поводу. Время здесь ценится меньше, чем где бы то ни было. Не принято жестко планировать свое время. "Два часа дня во вторник" может означать любое время во вторник после обеда.

Общение с восточноевропейской аудиторией

Жители Восточной Европы обычно пунктуальны, и на назначенные мероприятия редко задерживаются более чем на 10-15 минут. Общение здесь обычно прямое, с откровенными вопросами и четкими требованиями. Люди очень гостеприимны, но их манера говорить - резкая и агрессивная - может показаться оскорбительной. В деловых отношениях при встрече и расставании приняты крепкие, но не очень длительные рукопожатия.

Особенности общения во Франции и Германии

Французские бизнесмены отличаются пунктуальностью и от других ожидают того же. К огорчению многих французских правительств, французы - большие индивидуалисты; они все любят делать по-своему, даже ценой взаимовыгодного согласия. В деловом общении французы отличаются некоторой официальностью и консерватизмом, и поэтому сообщение должно быть строгим и обоснованным. При дружеской встрече принято одиночное, короткое и не очень крепкое рукопожатие.

Большей пунктуальностью отличаются немцы. Незначительное опоздание на встречу, даже по уважительной причине, может поставить Вас в невыгодное положение. Особое внимание они уделяют порядку и планированию. Поэтому встречи нужно организовывать заранее и на максимально высоком уровне. Во время деловых контактов предпочитают оставаться сдержанными, молодежь же ведет себя менее официально. Не следует называть собеседника по имени, если Вас не попросили об этом. Немцы отличаются обостренным чувством личного - поэтому лучше не задавать им вопросов личного характера, за исключением вежливых расспросов о семье. При встрече и расставании у них принято крепко пожимать руку.

Общение с аудиторией в Испании

Здесь на встречу следует прибывать точно в срок, даже если потом придется немного подождать. Деловые встречи обычно начинаются минут на пятнадцать позже назначенного времени. Темп переговоров, как правило, бывает довольно спокойным. Ваши предложения должны быть обстоятельными и практичными. Грандиозные проекты воспринимаются не всегда хорошо. Для бизнеса здесь очень важны такие вещи, как доверие, взаимопонимание и психологическая совместимость. При встрече и прощании принято обмениваться рукопожатиями. Объятия допустимы только между друзьями.

Особенности общения с итальянской аудиторией

Итальянцы очень живые люди. Их темп речи впечатляет. Итальянцы, которые давно ведут бизнес с Россией могут неплохо говорить на русском языке. При разговоре они часто говорят "ты" незнакомым людям. Но делают это так мило, что никто не обижается. Они любят, когда приезжие стараются выучить итальянский язык. К погрешностям речи заморских гостей они относятся снисходительно.