3.9 Контроль розрахунків з підзвітними особами

Підзвітні суми видають готівкою на господарські потреби та службові відрядження. Контроль за їх видачею службовим особам та використання за цільовим призначенням здійснює бухгалтерська служба під керівництвом головного бухгалтера.

Ревізію таких розрахунків доцільно розпочинати з ана­лізу динаміки заборгованості і руху коштів по особових ра­хунках підзвітних осіб на рахунку 372 «Розрахунки з під­звітними особами». В результаті виявляють прострочену, нереальну, безнадійну заборгованість, а також порушення порядку видачі підзвітних сум, переавансування підзвітних осіб, несвоєчасне звітування тощо. Крім того, для вибірко­вої перевірки відбирають первинні документи тих осіб, з якими здійснюються інтенсивні розрахунки у великих роз­мірах або при вивченні записів на особових рахунках встановлені порушення розрахункової дисципліни. При вияв­ленні серйозних порушень перевірку проводять суцільним способом.

Залишки на рахунку 372 «Розрахунки з під­звітними особами» звіряють із балансом на відпо­відну дату, попередньо зробивши арифметичну перевірку оборотів у журналі-ордері 3Б с.-г. або в машинограмі; при виявленні розбіжностей з’ясовують їх причини.

При перевірці авансових звітів і доданих до них документів, що підтверджують витрати па господарські потреби (накладні, товарні чеки, рахунки-фактури, квитанції та ін.), насамперед звертають увагу на їх оформлення, заповнення усіх реквізитів, а також наявність підчисток, необумовлених виправлень тощо. Встановлюють, чи не видають підзвітні суми особам, які не є працівниками даного підприємства, чи не порушується порядок видачі коштів при наявності забор­гованості за попередній період, чи доцільні операції за го­тівку і чи досягнута мета, на яку видані кошти.

Особливо важливо визначити достовірність операцій по придбанню цінностей та виконанню робіт. По книзі склад­ського обліку перевіряють, чи оприбутковані матеріальні цінності згідно з доданими до авансових звітів оплачених документів, проводять інвентаризацію матеріальних цінно­стей, а якщо вони витрачені, ретельно вивчають взаємопо­в'язані документи (наряди на відрядну роботу, транспортні документи, журнали вагаря, книги складського обліку), тоб­то здійснюють зустрічну перевірку документів як у своєму підприємстві, так і по можливості у постачальника. Крім того, опитують осіб, обстежують робочі місця, де відповідно до документів витрачалися матеріальні цінності.

Так само детально вивчають достовірність виконаних ро­біт, оплачених із підзвітних сум (навантажувально-розван­тажувальних, транспортних та ін.), звертають увагу па ціни, тарифи, правильність укладених трудових угод, дого­ворів, а також утримання податку з доходу, нарахованої приватним особам).

Перевірку розрахунків із підзвітними особами по служ­бових відрядженнях спрямовують на дотримання норм оплати добових, проїзду, квартирних, а також комунальних послуг готелів. При цьому керуються Інструкцією про служ­бові відрядження, що діяла у період їх виконання. Слід мати на увазі, що норми добових неоднакові при відряджен­нях у межах України, в країни СНД, дальнього зарубіжжя, в Чорнобильську зону. Витрати на відрядження понад за­тверджені норми можуть оплачуватись з дозволу керівника підприємства, але в цьому випадку такі виплати потрібно відносити за рахунок прибутку, який залишається в розпорядженні підприємства.

При перевірці авансових звітів порівнюють суму по звіту з виправдними документами (проїзні квитки, рахунки го­телів, товарні чеки, квитанції). Кількість днів, взятих для розрахунку добових і квартирних в авансовому звіті, зістав­ляють із днями за відмітками в командировочному посвід­ченні, а дати в останньому—із датами проїзних квитків. При цьому мають на увазі, що за чинним законодавством день вибуття і день прибуття вважаються двома днями у відря­дженні. Окремо перевіряють дотримання Інструкції про оп­лату квартирних, проїзду, комплекту білизни тощо, уважно вивчають відмітки на посвідченні про вибуття і прибуття у пункти відрядження (наявність печаток, підписів, виправ­лень дат тощо) і, нарешті, з'ясовують, чи стверджується під­писом головного бухгалтера доцільність витрат, чи затвер­джена їх сума керівником підприємства.

Порівнянням сум, нарахованих за авансовим звітом, із визначеними за діючими нормативами виявляють перепла­ти або недоплати по кожному авансовому звіту. При вияв­ленні багатьох випадків порушень результати зіставлення доцільно оформляти відомістю (табл.. 3.3.)

Таблиця 3.3.

Відомість переплат (недоплат) підзвітних сум

Прізвище,ім’я, по-батькові	Авансовий звіт		Добові		Квартирні		Проїзд		Інші витрати		Разом
	номер	дата	переплата	недоплата	переплата	недоплата	переплата	недоплата	переплата	недоплата	переплата	недоплата
Бабиш О.І.	45	12.02	18,00	-	20,00	-	-		-	-	38,00	-
Ткач П.І.	64	4.03	-	-	-	-	8,95	-	-	-	8,95	-
І т.д.

У разі виявлення порушень контролери ставлять вимо­гу про відшкодування сум переплат чи сплату простроченої заборгованості. У державних підприємствах суми простро­ченої кредиторської заборгованості підлягають перераху­ванню у бюджет, а в інших підприємствах — зарахуванню в прибуток; прострочену дебіторську заборгова­ність списують на збитки. Одночасно з'ясовують причини порушень та винних осіб, які їх допустили.