Управлінська система документації

1.Організаційно-розпорядча. 2. Первинно-облікова. 3. Звітно-статистична. 4.Планова. Бухгалтерсько-облікова. Кадрова.

Нормативна система документації

1. Документація з техніки безпеки. 2. Документація з пожежної техніки. 3.Документація з охорони праці. 4. Документація зі стандартизації. 5.Метрологічна документація.

Інформаційна система документації

1. Реєстраційно-облікова. 2. Документація систем інформаційного обслуговування.

Дисциплінарні (галузеві) системи – це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності й відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань.

Групування документів у межах блоку проф. С.Г. Кулешов пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні, природничі.

Технічна система документації

1. Будівельна. 2. Транспортна. 3. Енергетична. 4. Житлово-комунальна. 5.Машинобудівна. 6. Аграрна система зв'язку. 7. Аерокосмічна.

Гуманітарна система документації

1. Соціологічна. 2. Етнографічна. 3.Екологічна. 4. Археологічна.

Природнича система документації

1.Геологічна. 2. Картографічна. 3. Геодезична. 4. Гідрологічна. 5. Метеорологічна. 6. Ґрунтознавча.

Зазначені приклади характеризують найбільш розвинені комплекси документації, що утворюють специфічні системи. Можна відзначити також наявність і міждисциплінарних видів документації, у яких відображається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, у космічній чи екологічній документації можуть відкладатися документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо.

Як зауважує проф. С.Г.Кулешов, проблеми розроблення класифікації систем документації до кінця не вирішені. Для систем документації характерні не тільки взаємозв'язок, але й взаємопроникнення. Нерідко об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем.

Прикладом урахування потреб практичної діяльності тієї чи іншої установи чи усталеності вже існуючих класифікаційних схем є нормативні документи, у яких пропонується:

• поділ документів за сферами діяльності та їх окремими напрямами (згідно з відповідним переліком);

• поділ управлінської документації за класами (згідно з відповідним класифікатором);

• поділ документів за рівнями важливості при розробці системи управління якістю (згідно з вимогами міжнародних стандартів І8О-9000).

Розглянемо ці нормативні документи більш детально.

А. Нормативно-методичний посібник «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів держав­ної влади та місцевого самоврядування, інших установ, ор­ганізацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів».

Зазначений посібник розроблений Державним комітетом архівів України й затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20.07.98 р., зареєстрований у Міністерстві юстиції України № 576/3016 від 11.09.98 р.

У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, з умовним поділом їх на:

• документи, що утворюються в управлінській діяльності (частина 1);

• документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2).

Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними.

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно.

Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, установлює терміни зберігання документів.

Б. Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - ДК 01098.

Цей нормативний документ офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської документації й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів.

Системи документації, що викладені в ньому, згруповані під назвами організаційно-розпорядча, первинно-облікова, планова, цінова, звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна, бухгалтерсько-облікова, з праці, соціальних питань та соціального захисту, інформаційно-довідкова, пенсійних питань тощо й віднесені відповідно до управлінської документації.

В. Міжнародний стандарт І8О-9001. Зазначений нормативний документ за рівнем важливості виділяє чо­тири ієрархічні рівні документації, що можуть функціонувати в організаціях основоположні, управлінські, робочі документи та документовані записи

Ієрархічні рівні службової документації

№	Ієрархічний рівень	Загальна характеристика
1.	Рівень А	Основоположні документи: - положення щодо мети існування, її політика та місія; - показники розвитку основних фондів, стратегічні розробки; – документи, які встановлюють загальні вимоги до випуску продукції та наданню послуг. - документи, які встановлюють загальні вимоги до випуску продукції та наданню послуг;
2.	Рівень В	Управлінські документи: організаційно-розпорядча документація: документи, що визначають основні функціональні напрями діяльності установи, керівництво з систем менеджменту, річні та квартальні плани, положення про підрозділи, порядок їх взаємодії, функціональні повноваження працівників, розподіл обов'язків між співробітниками, плани тощо. контролюючих заходів тощо
3.	Рівень С	Робочі документи: інструкції із ведення діловодства, правила внутрішнього розпорядку, експлуатації механізмів та обладнання, інструкції, техніки безпеки, схеми технологічних процесів, графіки виконання робіт, креслення окремих вузлів, акти результатів технологічних випробувань тощо.
4.	Рівень D	Записи: звіти про виконану роботу: акти проведення випробувань, акти прийому обладнання в експлуатацію, протоколи контрольних вимірів, протоколи перевірки знань, звіти про виготовлення продукції чи здійснення послуг, журнали оперативного контролю проведених заходів.

Може вестися також й інша документація: робочі інструкції, сітьові графіки, плани заходів щодо забезпечення якості тощо, що не є обов'язковою для розробки системи менеджменту якості, згідно чинних вимог Європейської федерації управління якістю (ЕFQМ) та Української Асоціації якості (УАЯ).