1.3 Порядок выполнения работы

1.3.1 Ознакомление с основными возможностями bpWin 4.0

Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат на выпуск продукции, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO-9000 и т.д. Для каждой такой задачи существуют определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

1. Какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата?

2. В какой последовательности выполняются эти процедуры?

3. Какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса?

4. Кто выполняет процедуры процесса?

5. Какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса?

6. Какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса?

7. Какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса?

8. Какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры?

9. Какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом?

Если построенная модель бизнес-процесса отвечает на эти вопросы, то тогда модель выполняет поставленные цели и может считаться «полной».

1. Создание IDEF0-диаграммы. Выполните команду File/New и в появившемся окне выберите переключатель «Create model», а далее задайте имя модели в соответствующем поле окна и выберите в поле переключателей тип диаграммы – Business Process (IDEF0). Когда вы нажмете клавишу OK, появится окно свойств модели «Properties for New Model», в котором задайте имя автора. После нажатия клавиши OK и стандартный бланк диаграммы IDEF0 будет создан.

2. Построение контекстной диаграммы IDEF0. Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом. Такие диаграммы называются контекстными. В контекст входит описание цели моделирования, области (описания того, что будет рассматриваться как компоненты системы, а что – как внешнее воздействие) и точки зрения (позиции, с которой будет строиться модель). Обычно в качестве точки зрения выбирается точка зрения лица или объекта, ответственного за работу моделируемой системы в целом.

При создании диаграммы IDEF0 по-умолчанию сразу создается прямоугольник модуля поведения (UOB). Для того, чтобы задать имя данного модуля необходимо щелкнуть правой клавишей мыши по прямоугольнику и в контекстном меню выбрать пункт Name. В появившемся окне следует ввести имя модуля поведения. По требованию стандарта имя должно быть сформулировано в виде глагола или глагольного оборота (например, «Содержать ресторан», а не «Содержание ресторана»). Для того, чтобы имя модуля поведения на контекстной диаграмме было задано правильно, т.е. отражало функцию модели в целом, рекомендуется вначале определить цель модели, точку зрения и, наконец, степень декомпозиции. Название модуля должно суммировать все эти данные в общем.

Чтобы добавить в диаграмму стрелку, выберите на панели инструментов элемент и, в зависимости от того, какой вид стрелки Вы хотите ввести (входа, выхода, управления или механизма), щелкните мышкой по соответствующей стороне края диаграммы, а затем, не отпуская левую кнопку мыши, тащите стрелку до соответствующей стороны прямоугольника. На этой стороне прямоугольника должен появиться большой подсвеченный треугольник, после чего следует щелкнуть по появившемуся треугольнику и стрелка будет добавлена в диаграмму. Для того, чтобы задать имя стрелки, следует щелкнуть правой клавишей мыши по прямоугольнику и в контекстном меню выбрать пункт Name. По требованию стандарта название стрелки должно быть существительным или существительным с определениями (например, «Продукты от поставщика»). При этом рекомендуется в начале задать выходы, затем входы, а после управление и механизмы.

3. Построение декомпозиционной диаграммы IDEF0. После того, как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме. Описание каждой подсистемы проводится аналитиком совместно с экспертом предметной области. Таким образом, вся система разбивается на подсистемы до нужного уровня детализации, и получается модель, аппроксимирующая систему с заданным уровнем точности.

Для того, чтобы декомпозировать модуль поведения необходимо мышкой выделить прямоугольник этого модуля, а затем на панели инструментов выбрать кнопку , после чего откроется диалоговое окно «Activity box count», в котором можно задать тип диаграммы с помощью которой будет происходить декомпозиция (IDEF0, DFD или IDEF3), а также число модулей, которыми будет описан исходный модуль (от 0 до 8, обычно от 3 до 6). После нажатия кнопки OK программа создаст диаграмму выбранного типа (по умолчанию, IDEF0) с заданным числом модулей. Кроме того, на эту диаграмму будут перенесены все стрелки. Лишние стрелки на созданной диаграмме можно удалить. Присоединить уже созданные стрелки к модулям поведения на декомпозированной диаграмме можно, выделив необходимую стрелку мышкой и протянув ее до модуля, к которому она должна быть присоединена (при этом на модуле должен подсветиться большой треугольник) и щелкнуть по модулю. Если же одна стрелка должна быть присоединена к нескольким модулям, то следует, после выполнения предыдущей операции, выбрать на панели инструментов объект и щелкнуть по стрелке, от которой следует отделить ветвь, а далее – по модулю, к которому следует присоединить. При этом можно оставить название стрелки единым, а можно переназвать каждый участок после ветвления. Стрелки могут не только ветвиться, но и объединятся, т.е. два (или более) модулей могут иметь общий выход. В диаграммах используются так называемые туннели, которые позволяют, в случае если появление некоторой стрелке на родительской диаграмме не оправданно, показать на дочерней диаграмме, что стрелка существует или входит в модель. Кроме того, туннель может быть использован для обозначения стрелки, идущей от родительского модуля поведения к дочернему и означать, что эта связь является неопределенной.

В случае, если нужно ввести новую стрелку, которая будет соединять два (или более) уже существующих модуля, то необходимо, выбрав соответствующий компонент на панели инструментов, сначала клацнуть на модуле, из которого будет выходить стрелка, а затем на модуле в который она будет входить. Причем в зависимости от того, откуда выходит/входит стрелка можно отметить следующие случаи: выход-вход, выход-управление, выход-механизм, выход- обратное управление, выход- обратный вход. Отношение выход-вход отражает ситуацию, когда одно действие предшествует другому; выход-управление – один модуль поведения контролирует как другой модуль поведения трансформирует вход в выход; выход-механизм – выход одного модуля является средством реализации другого модуля; выход- обратное управление – выход модуля меньшего доминирования влияет на вход модулю большего доминирования; выход- обратный вход – выход модуля меньшего доминирования становится входом модулю большего доминирования или результаты используются повторно.

4. Настройка диаграммы. При работе с диаграммами в BPWin 4.0 может возникнуть проблема с выводом названий объектов на экран – для этого необходимо настроить шрифт диаграммы: щелкните по свободному месту диаграммы правой клавишей мыши и в контекстном меню выберите пункт – «Parent Diagram Text Font», после чего в открывшемся окне выберите шрифт поддерживающий русский язык, а затем установите флажок «Change all occurrences of this font in this model» в включено. Теперь все надписи к объектам, а также верхний колонтитул диаграммы, будут отражаться на русском языке. Для того, чтобы названия в нижнем колонтитуле диаграммы отражались на русском, следует проделать аналогичные действия, только в контекстном меню выбрать пункт «Parent Diagram Title Text Font».

В верхнем колонтитуле диаграммы может отражаться следующая информация: Used at (отражается информация о том, где родительский модуль поведения вызывается с помощью стрелки), Author (Автор модели), Project (название модели), Date (дата создания модели), Rev (дата последнего изменения модели), Notes 1–10 (когда модель корректируется вручную, автор отмечает каждый раз когда что-то меняет на диаграмме), Status = {Working, Draft, Recommended, Publication} (статус отражает стадию рассмотрения модели: новая модель или важные изменения или новый автор; модель достигла определенного уровня одобрения и может быть передана для оценки рецензентам; модель была оценена и одобрена и в ней не ожидается изменений; модель готова к опубликованию), Reader (имя изучающего модель), Date (дата изучения модели), Context (эскиз контура модуля поведения на родительской диаграмме. Кроме того, отражает уровень декомпозиции диаграммы. Если TOP – контекстная диаграмма, иначе – Node number или номер модуля поведения, который является родительским для этой диаграммы).

В нижнем колонтитуле можно отразить следующую информацию: Node (номер модуля поведения, который является родительским для этой диаграммы), Title (название модуля поведения, который является родительским для этой диаграммы), Number or C-Number (уникальный номер, определяющий текущую версию данной диаграммы), Nmb (номер страницы).

Упражнение 2. Создание стандартной DFD-диаграммы.

1. Создание DFD диаграммы. Выполните команду File/New и в появившемся окне выберите переключатель «Create model», а далее задайте имя модели в соответствующем поле окна и выберите в поле переключателей тип диаграммы – Data Flow (DFD). Когда вы нажмете клавишу OK, появится окно свойств модели «Properties for New Model», в котором задайте имя автора. После нажатия клавиши OK и стандартный бланк диаграммы DFD будет создан.

2. Построение контекстной диаграммы DFD. Первая диаграмма в иерархии диаграмм DFD является контекстной и описывает моделируемую систему наиболее общим образом. Контекстная диаграмма отражает информационные потоки между системой и внешним миром (внешними сущностями, с которыми она связана). Она идентифицирует эти внешние сущности, а также единственный процесс (работу), отражающий главную цель моделируемой системы. Ценность контекстной диаграммы в том, что она устанавливает границы анализируемой системы.

При создании диаграммы DFD по умолчанию сразу создается прямоугольник модуля работы. Для того, чтобы задать имя данного модуля необходимо щелкнуть правой клавишей мыши по прямоугольнику и в контекстном меню выбрать пункт Name. В появившемся окне следует ввести имя модуля. По требованию стандарта имя должно быть сформулировано в виде глагола или глагольного оборота (например, «Провести финансовые расчеты»). Обычно контекстная диаграмма состоит из модуля работы и внешних ссылок. Внешнею ссылку можно добавить как на контекстную диаграмму, так и на декомпозиционную. Для этого следует на панели инструментов выбрать объект и клацнуть на свободном месте диаграммы. В открывшемся окне «External references» следует задать название внешней ссылки.

3. Построение декомпозиционной диаграммы DFD. Контекстной диаграммой может быть как самостоятельная диаграмма, так и ее роль может выполнять некоторый модуль поведения из диаграммы IDEF0. В обоих случаях, для декомпозиции некоторого модуля необходимо его выделить, а затем выбрать на панели инструментов кнопку и в открывшемся окне выбрать тип диаграммы для декомпозиции (DFD) и число блоков, которыми будет описан родительский модуль. Для того, чтобы добавить хранилище данных в диаграмму, выберите на панели задач объект и клацнете в том месте диаграммы, где должен появиться новый объект. В открывшемся окне «Data Store» следует ввести название хранилища данных. Для соединения модуля работы с хранилищем данных необходимо на панели инструментов выбрать объект и, далее, кликнуть на источнике данных, а затем на приемнике данных. Стрелки в диаграммах DFD могут как разветвляться на несколько стрелок, так и объединятся.

Методология IDEF3. Наличие в диаграммах DFD – элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет точно описать процесс документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информационных потоков модель дополняют диаграммами еще одной методологии – IDEF3, также называемой workflow diagramming. Методология моделирования IDEF3 позволяет графически описать и задокументировать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов. С помощью диаграмм IDEF3 можно анализировать сценарии из реальной жизни, например, как закрывать магазин в экстренных случаях или какие действия должны выполнить менеджер и продавец при закрытии. Каждый такой сценарий содержит в себе описание процесса и может быть использован, что бы наглядно показать или лучше задокументировать бизнес-функции организации.

IDEF3 предполагает построение двух типов моделей:

• модель может отражать некоторые процессы в их логической последовательности, позволяя увидеть, как функционирует организация;

• модель может показывать “сеть переходных состояний объекта”, предлагая вниманию аналитика последовательность состояний, в которых может оказаться объект при прохождении через определенный процесс.

Модель, выполненная в IDEF3, может содержать элементы, представленные в таблице 3.

Таблица 3 – Нотации IDEF3

Номер	Наименование	Описание	Графическое представление
1	Модуль работы (UOW)	Объект служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями/сотрудниками предприятия.
2	Ссылочный объект (Referents)	Объект, используемый для описания ссылок на другие диаграммы модели, циклические переходы в рамках одной модели, различные комментарии к функциям.
1	Стрелка предшествования (Precedence)	Соединяет последовательно выполняемые функции. Показывает, что прежде чем начнется работа-приемник, должна завершиться работа-источник.
2	Стрелка отношения (Relational)	Используется для привязки объектов-комментариев к функциям. Показывает связь между двумя работами или между работой и объектом ссылки.
3	Стрелка потока объектов (Object Flow)	Показывает поток объектов от одной функции к другой. Показывает участие некоторого объекта в двух или более работах, как, например, если объект производится в ходе выполнения одной работы и потребляется другой работой.
4	Асинхронный «И»	При объединении – все предыдущие работы должны закончиться; при разделении – все последующие работы должны начаться.
5	Синхронный «И»	При объединении – все предыдущие работы должны закончиться одновременно; при разделении – все последующие работы должны начаться одновременно.
6	Асинхронный «ИЛИ»	При объединении – одна или несколько предыдущих работ должны закончиться; при разделении – одна или несколько последующих работ должны начаться.
7	Синхронный «ИЛИ»	При объединении – одна или несколько предыдущих работ должны закончиться одновременно; при разделении – одна или несколько предыдущих работ должны начаться одновременно.
8	Исключающий «ИЛИ»	При объединении – только одна работа обязательно должна закончиться; при разделении – только одна работа обязательно должна начаться.

Упражнение 1. Создание стандартной IDEF3 диаграммы.

1. Создание IDEF3 диаграммы. Выполните команду File/New и в появившемся окне выберите переключатель «Create model», а далее задайте имя модели в соответствующем поле окна и выберите в поле переключателей тип диаграммы – Process Flow (IDEF3). Когда вы нажмете клавишу OK, появится окно свойств модели «Properties for New Model», в котором задайте имя автора. После нажатия клавиши OK и стандартный бланк диаграммы IDEF3 будет создан.

2. Построение диаграммы IDEF3. BPWin 4.0 по умолчанию создает один модуль работы. Для того, чтобы задать имя данного модуля необходимо щелкнуть правой клавишей мыши по прямоугольнику и в контекстном меню выбрать пункт Name. В появившемся окне следует ввести имя модуля роботы. По требованию стандарта имя должно быть сформулировано в виде глагола или глагольного оборота (например, «Встретить посетителя»). После этого можно добавить на диаграмму другие модули работ: для этого на панели инструментов следует выбрать объект и клацнуть мышкой по свободному полю диаграммы. Размер модуля работы можно изменять путем растягивания или сужения соответствующего прямоугольника. Каждый модуль работы содержит уникальный номер (он может включать номер родительского модуля), который не будет использоваться даже, если этот модуль будет удален.

После того, как необходимые модули работы будут добавлены, необходимо определить какие типы перекрестков Вам необходимы, чтобы соединить модули. Для этого следует на панели инструментов выбрать объект и далее щелкнуть мышкой в необходимом месте диаграммы, после чего откроется диалоговое окно «Select Junction Type» в котором следует выбрать необходимый тип перекрестка и объект будет добавлен в диаграмму. Чтобы соединить перекресток с модулем работы, необходимо выполнить следующие действия: выберите на панели инструментов объект и щелкните мышкой по модулю работы, из которого будет исходить стрелка (на модуле подсветится треугольник), а затем двигайте мышкой к перекрестку, пока на нем не подсветится треугольник, и щелкните по треугольнику на перекрестке – стрелка будет добавлена. Тип стрелки можно изменить: для этого следует выделить стрелку мышкой и открыть контекстное меню, в котором выбрать пункт Style. В открывшемся диалоговом окне можно установить как тип стрелки, так и ее толщину. Для того, чтобы добавить в диаграмму ссылочный объект необходимо на панели инструментов выбрать объект и щелкнуть в месте диаграммы, куда должен быть помещен объект. После этого откроется окно, в которое следует ввести имя ссылочного объекта. Для присоединения ссылочного объекта к модулю работы необходимо использовать специальную стрелку (тип – Referent).