§2. Автоматизированные информационные технологии управления персоналом

В настоящее время информация превратилась в ресурс, от состояния которого зависит развитие экономики любой страны. Степень информационной вооруженности общества, является определяющим фактором применения прогрессивных технологий, в том числе и информационной.

Информационная технология является частью системы ин­формационного обеспечения системы управления персоналом и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой в конкретной организации, реализует цели и задачи, стоящие перед ней.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных экономических информационных системах, в том числе в системе управления персоналом организации.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) уп­равления персоналом организации представляет собой систему процедур преобразования информации по кадрам с целью ее фор­мирования, организации, обработки, распространения и исполь­зования соответствующими структурными подразделениями или руководителями. Как правило, любая АИТ направлена, на фор­мирование, сбор, передачу, хранение и обработку информации с учетом потребностей конкретного пользователя независимо от ее объемов, обеспечивая при этом автоматизацию, рутинных и формализуемых операций, выполняемых: управленческим персоналом, и подготовку аналитической информации для принятия решений.

История автоматизации процессов управления в кадровых системах в нашей стране начинается с конца 70 — начала 80-х годов XX в. В этот период на базе использования ЭВМ серии ЕС автоматизации подлежали простейшие учетные и расчетные процедуры, имевшие место в практике работы отдела кадров. Однако это было возможно только на крупных промышленных предприятиях страны, которые располагали необходимыми финансовыми средствами для приобретения и содержания необходимых средств вычислительной техники и соответствующего сотрудников (электронщики, программисты, операторы ЭВМ и т.п.).

К середине 90-х годов наибольший опыт в разработке кадровых систем был накоплен в области кадрового учета и отчетности. Это объясняется двумя основными причинами:

• в связи с большой трудоемкостью кадрового учета и отчетности этот комплекс задач был первоочередным в ряду других задач, подлежащих автоматизации;

• простота формализации и алгоритмизации расчетных процедур, высокая периодичность решения задач данного комплекса, обусловили необходимость их скорейшей автоматизации.

Следующий этап использования АИТ в кадровой работе связан с практикой применения средств персональной вычислительной техники. Именно ПЭВМ являются технической базой автоматизированных рабочих мест (АРМ) широко используемых в службах управления персоналом организаций. АРМ специалиста по кадровой работе представляет собой совокупность методических, языковых и программных средств, обеспе­чивающих автоматизацию функций пользователя в предметной области «Управление персоналом», позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы.

Как правило, АРМ специалиста службы управления персоналом организации представляет собой программно - технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по кадрам с ЭВМ в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач.

Проектирование АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на средства вычислительной техники. Специалист выполняет только определенную часть ручных операций, требующих творческого подхода, и принимает управленческие решения, используя для этого выходную информацию. При этом пользователь, контролируя работу вычислительных средств, вносит необходимые изменения в значения параметров моделируемых процессов и исходные данные в процессе обработки информации для реализации регламентируемых должностной инструкцией функций.

АРМ специалиста по кадровой работе, как инструмент раци­онализации обеспечивает выполнение в автоматизированном режиме следующих комплексов и отдельных задач: информационно-справочное обслуживание; учет и анализ кадрового обеспечения; учет, анализ и подбор сотрудников организации на имеющиеся вакантные места; подбор резерва на выдвижение; расчет дополнительной потребности организации в специалистах соответствующей квалификации; аттестация кадров; формирование плана централизованного повышения квалификации сотрудников; анализ состава и движения руководящих кадров; прогнозирование и расчет перспективного плана потребности в специалистах соответствующей квалификации; анализ профес­сиональной структуры кадров; анализ текучести кадров.

Учитывая, что пользователем АРМ является неспециалист в области вычислительной техники, средства программного сопровождения должны быть максимально упрощены, а диалоговые средства должны обеспечить «дружелюбие» по отношению к пользователю. Внедрение АРМ специалиста по кадровой работе в сферу деятельности по управлению персоналом приводит к определенному изменению выполняемых специалистом функций и изменению его взаимоотношений с другими сотрудниками данной службы, вызывая необходимость разработки организационного обеспечения при проектировании АРМ, включающего комплект документов, регламентирующих деятельность специалиста.

Внедрение и практическое использование АРМ оказывает положительное воздействие на организацию труда специалиста по кадрам. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

Третий этап применения АИТ в кадровой работе характеризуется широким использованием в практике работы служб управления персоналом организации наряду с АРМ пакетов прикладных программ. Причем автоматизированное решение задач служб управления персоналом может основываться на одном из двух существующих в настоящее время подходов: приобретении одного из стандартных пакетов прикладных программ с дальнейшей его настройкой в соответствии с требованиями организации или разработка собственного пакета прикладных программ для решения определенной совокупности задач службы управления персоналом.

Первый подход хорош тем, что он не требует наличия в структуре организации подразделения, занимающегося вопросами проектирования и внедрения автоматизированных комплексов задач управления. В данном случае «настройку» приобретенного организацией стандартного пакета прикладных программ под ее требования осуществляет продавец. Однако следует отметить тот факт, что стоимость «настройки» порой превышает стоимость самого пакета прикладных программ.

Второй подход также требует больших денежных затрат на проектирование пакета, но его преимущество заключается в том, что не проводится дополнительная «настройка» программного обеспечения, которое разработано по собственному техническому заданию.

Сегодня на рынке информационных услуг активно предлагается пользователям несколько пакетов прикладного программного обеспечения по решению комплекса задач службы управления персоналом организации. Познакомимся с некоторыми из них более подробно.

Рынок пакетов прикладных программ мобилен. Постоянно по­являются усовершенствованные версии пакетов одного вида, а также программное обеспечение с принципиально новыми возможностями. Оценку эффективности функционального пакета прикладных программ по управлению кадрами можно осуществлять по следующим характеристикам:

• стандартные (цена, объем памяти, используемая операционная система, система подсказок, структура, документация и т.п.);

• технологические (время обработки информации, продол­жительность освоения пакета, удобство интерфейса, многозадачность, качество связи с разработчиком);

• технические (контроль целостности БД, гибкость, открытость);

• функциональные (перечень решаемых задач, актуальность используемых алгоритмов, качественный и количественный анализ формируемой отчетности, форма работы с классификаторами, настраиваемость на структуру управления и документооборот организации);

• инструментальные средства (календарь, личная информационная система, калькулятор);

• взаимосвязь с другими пакетами (работа в сети, «импорт» данных из других пакетов).

Резюмируя все вышесказанное, следует отметить, что применение АИТ в кадровой работе обеспечивает:

• экономию рабочего времени сотрудников кадровой службы за счет использования более эффективной технологии обработки информации;

• выполнение функций, которые не выполнялись ранее со­трудниками кадровой службы, за счет экономии времени на практическую реализацию автоматизированных функций;

• повышение качества управленческих решений за счет более «высокой» информационной поддержки руководства;

• повышение степени обоснованности принимаемых управленческих решений;

• повышение статуса сотрудников, выполняющих должностные обязанности с использованием прогрессивных технологий;

• рост заинтересованности сотрудников службы управления персоналом в повышении собственной квалификации для ликвидации отставания имеющихся знаний и навыков от требований, используемых в организации АИТ.