Контрольное упражнение

Чтобы попрактиковаться в работе с диаграммами, постройте ещё одну, воспользовавшись данными файла Электронная таблица.xls.

1. Раскройте вкладку Клиенты.

2. Выполните команду Вставка ►Диаграмма.

3. Выберите диаграмму типа Лепестковая.

4. В качестве источника данных укажите диапазон ячеек А3:G7.

5. В третьем окне мастера введите название диаграммы, расположите легенду слева от диаграммы.

6. Поместите диаграмму на лист Клиенты в качестве нового объекта.

7. Масштабируйте диаграмму, максимально увеличив её размеры в пределах объекта.

8. Смените цвет фона диаграммы на светло-зелёный.

9. В качестве подписей оси Х выберите на листе Клиенты диапазон ячеек B3:G1.

10. Отформатируйте шрифт текста легенды и подписи осей так, чтобы они хорошо читались.

11. Закройте файл, сохраняя выполненные изменения.

Вопросы для самоконтроля

1. Для чего используются диаграммы?

2. С помощью какого инструмента и какой команды создается диаграмма?

3. Опишите шаги построения диаграммы.

4. Как задать заголовки рядов данных?

5. Как изменить размеры диаграммы?

6. Какие два вида диаграмм, в зависимости от места их расположения, можно создать в элект­ронной таблице Excel?

7. Какими способами может производиться редактирование диаграмм?

8. Как используются при редактировании диаграмм команды меню?

Лабораторная работа № 4 подготовка листов excel к печати

Цель и содержание работы: рассмотреть вопросы выбора диапазона печатаемых ячеек, настройки параметров страницы и форматирования схемы разбиения листа Excel на страницы; научиться фильтровать и сортировать строки, скрывать ячейки, дублировать заголовки таблиц.

Теоретическое обоснование

Чтобы быстро распечатать лист Excel, достаточно щелкнуть на правой кнопке Печать панели инструментов Стандартная. Однако результат этой операции, скорее всего, не удовлетворит вас. Перед печатью листов Excel нужно настроить масштаб и поля страниц, отсортировать данные таблиц, выделить диапазон печатаемых ячеек, указать способ расположения таблиц и диаграмм и выполнить некоторые другие операции.

Аппаратура и материалы. Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер со следующими характеристиками: процессор Intel с тактовой частотой 800 МГц и выше, оперативная память - не менее 64 Мбайт, свободное дисковое пространство - не менее 500 Мбайт, монитор типа Super VGA (число цветов - 256) с диагональю не менее 15 ². Программное обеспечение – операционная система WINDOWS 98/ NT/ ME / 2000 / XP.

Указания по технике безопасности. Техника безопасности при выполнении лабораторной работы совпадает с общепринятой для пользователей ПК. В частности: самостоятельно не производить ремонт ПК, установку и удаление программного обеспечения; в случае неисправности ПК сообщить об этом обслуживающему персоналу лаборатории; соблюдать правила техники безопасности при работе с электрооборудованием; содержать рабочее место в чистоте.

Методика и порядок выполнения работы

В целом настройка параметров печати в Excel похожа на аналогичную операцию в Word. Но листы Excel имеют свою специфику. Удобно, чтобы табличные данные листа помещались на одной странице, поэтому требуется настройка масштаба печати. Широкие листы принято выводить в альбомной ориентации, а длинные таблицы - в книжной. Если в Word параметры страницы, как правило, назначаются сразу всему документу, то в Excel они настраиваются отдельно для каждого листа.

Упражнение 1. Ориентация и масштаб страницы

Давайте продолжим работу с файлом Электронная таблица.xls и распечатаем некоторые из ее листов.

1. Разверните лист Формулы файла Электронная таблица.xls.

В таблице этого листа есть столбцы только для первых шести месяцев. Давайте расширим таблицу так, чтобы в ней разместились данные для всех 12 месяцев года.

2. Выделите ячейки B1:G14 и скопируйте их в буфер обмена.

3. Выберите команду Вставка ► Скопированные ячейки.

4. В открывшемся окне диалога выберите положение переключателя Диапазон со сдвигом вправо, затем щелкните на кнопке OK. Ячейки, выделенные на шаге 3, будут дублированы с добавлением новых столбцов.

5. Щелкните на ячейке B1 и протащите маркер нижнего левого угла рамки вправо, чтобы рамка охватила диапазон B1:M1. Excel автоматически сгенерирует последовательность названий месяцев.

Рисунок 4.1 - Обновленный лист Формулы

6. Скопируйте формулы расчета прироста продаж из ячеек F10:F14 в пустые ячейки столбца G. Результат показан на рис. 4.1.

7. Выберите команду Файл ► Параметры страницы.

8. Разверните в открывшемся окне диалога вкладку Страница и выберите положение переключателя альбомная.

9. Щелкнув на кнопке Просмотр, вы увидите, что на страницу не влезают все столбцы. Это неудобно. Следует изменить масштаб, чтобы все столбцы таблицы по ширине вписывались в одну страницу.

10. Щелкните на кнопке Страница панели инструментов, чтобы вернуться в окно диалога Параметры страницы.

Раздел Масштаб этого окна диалога позволяет уменьшить или увеличить печатаемые объекты. С помощью счетчика установить можно выбрать любой масштаб, рассчитываемый в процентах от исходного размера страницы. Можно поступить и по-другому. Excel умеет сам подгонять размер таблицы под площадь страницы с помощью автоматического масштабирования.

11. Выберите положение переключателя Разместить… и оставьте в обоих счетчиках числа 1.

12. Щелкните на кнопке OК. Теперь вся таблица помещается на одну страницу. Если вы снова щелкните на кнопке Страница, то увидите в счетчике установить величину 96%. Это тот масштаб, который был выбран программой Excel для печати листа Формулы. При необходимости можете скорректировать его.

Упражнение 2. Настройка полей

Поля формируют пустую рамку вокруг информативной области страницы. Уменьшая их, можно немного увеличить размер печатаемой таблицы.

1. Снова щелкните на кнопке Страница.

2. В окне диалога Параметры страницы раскройте вкладку Поля.

3. Уменьшите значения счетчиков левое и правое до 1 см.

4. Таблица листа Формулы невелика по высоте. Давайте напечатаем посередине страницы. Для этого установите флажок вертикально.

5. Щелкните на кнопке OК.

Ширина области печати увеличилась. Если снова посмотреть на вкладку Страница окна диалога Параметры страницы, то можно заметить, что режим автоматической настройки размеров сразу же увеличил масштаб, подогнав таблицу под новый размер области печати.

6. Щелчком на кнопке Закрыть выйдите из режима предварительного просмотра.

Упражнение 3. Добавление колонтитулов

Колонтитулы позволяют добавлять в нижнюю и верхнюю часть страниц заголовки и описания, дублирующиеся на всех страницах. Если таблица длинная, в колонтитуле удобно разместить ее название, номера страниц, название файла документа и листа, на котором размещена таблица.

1. Выберите команду Вид ► Колонтитулы.

2. В открывшемся окне диалога раскройте список Верхний колонтитул и выберите пункт Формулы; Страница 1. Этот вариант добавляет в верхнюю часть каждой страницы название листа с исходными данными и порядковый номер страницы. В верхней части вкладки Колонтитулы появится пример оформления верхнего колонтитула.

Если стандартные схемы компоновки колонтитулов вас не устраивают, воспользуйтесь кнопками, расположенными в средней части окна диалога.

Упражнение 4. Сортировка данных

Сортировка позволяет упорядочить строки таблицы в порядке возрастания и убывания данных одного или нескольких столбцов таблицы. Эта операция помогает искать нужные записи. Давайте рассортируем клиентов в верхней таблице листа в порядке увеличения продаж в апреле месяце.

1. Щелкните на любой ячейке столбца Апрель верхней таблицы.

2. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию панели инструментов Стандартная. Расстановка строк поменяется так, что числа в столбце Апрель будут увеличиваться сверху вниз.

Сравните заголовки строк верхней таблицы с заголовками нижней и вы увидите, что переставлены строки целиком, а не только ячейки столбца Апрель. Для сортировки таблицы по убыванию следует щелкнуть на кнопке Сортировка по убыванию.

Объемы продаж клиентам РИФ и Викинг в апреле совпадают (они равны 11000). Если таких совпадающих значений много, приходится дополнительно упорядочивать таблицу по второму признаку. Чтобы дополнительно упорядочить таблицу по возрастанию продаж в мае (при условии равенства продаж в апреле), выполните следующие действия.

3. Выберите команду Данные ► Сортировка. Заполните открывшееся окно диалога в соответствии с рис.4.2 и щелкните на кнопке OK. Теперь строки клиентов Викинг и РИФ поменяются местами.

Рисунок 4.2 - Настройка условия сортировки

Упражнение 5. Фильтрация

Фильтрация дает возможность временно убрать из таблицы ненужные строки, не стирая их. Предположим, что вам понадобилась информация только по трем клиентам, которые в мае имели максимальные объемы сделок. Чтобы выбрать соответствующие строки с помощью автофильтра, выполните следующие шаги.

1. Щелкните в любой ячейке верхней таблицы листа Формулы.

2. Выберите команду Данные ► Фильтр ► Автофильтр. В ячейках первой строки таблицы появятся кнопки раскрывающихся списков, обеспечивающих фильтрацию по любому из столбцов.

3. Щелкните на кнопке со стрелкой в ячейке F1 столбца Май.

Выберите в раскрывшемся списке пункт Первые 10…. Откроется окно диалога настройки условия фильтрации, показанное на рис.4.3. Фильтры этого типа позволяют выделить несколько строк с максимальными или минимальными значениями в одном из столбцов таблицы.

Рисунок 4.3 - Окно диалога автофильтра

4. Введите в счетчик окна диалога автофильтра число 3.

5. Щелкните OK.

В верхней таблице листа останутся только три строки, имеющие максимальные числа в столбце Май. Обратите внимание, что строки 2 и 5 просто скрыты с экрана, о чем говорит отсутствие номеров этих строк. Excel позволяет фильтровать данные сразу по нескольким столбам. Давайте выделим тех клиентов, которые входили в тройку ведущих по объему сделок как в мае, так и в июне.

6. Щелкните на стрелке раскрывающегося списка ячейки G1 и выберите пункт Первые 10…

7. Введите в счетчик открывшегося окна диалога число 3 и щелкните на кнопке OK. Теперь в таблице останутся только два клиента – Диалог и РИФ.

Для отмены фильтрации только по одному из столбцов раскройте список в его первой ячейке и выберите пункт Все. Пункт Условие… этого же списка позволяет настраивать более сложные условия фильтрации.

8. Чтобы отменить фильтрацию, выберите команду Данные ► Фильтр ► Отобразить все. На лист вернуться все пять исходных строк таблицы.

9. Чтобы отключить автофильтр, повторно выберите команду Данные ► Фильтрация ► Автофильтр.

Упражнение 6. Скрытие строк и столбцов

Скрывать определенные ячейки можно не только с помощью фильтрации. Программа позволяет вручную указывать те столбцы и строки, которые временно нужно сделать невидимыми. Столбцы N и O листа Формулы содержат не слишком важную информацию. Скрыв их, вы сможете немного увеличить масштаб печати. Необходимый результат достигается с помощью следующих операций.

1. Протащите указатель мыши по кнопкам столбцов N и O, чтобы выделить эти столбцы.

2. Выберите команду Формат ► Столбец ► Скрыть.

Выделенные столбцы временно исчезнут. Подобным способом можно скрыть и ненужные строки.

Чтобы вернуть скрытые столбцы или строки, выполните соответственно команды Формат ► Столбец ► Отобразить или Формат ► Строка ► Отобразить.

3. Щелчком на кнопке Предварительный просмотр панели инструментов выведите на экран предполагаемый вид первой страницы.

4. Щелкните на кнопке Страница. Затем на вкладке Страница открывшегося окна диалога подберите значение счетчика Установить так, чтобы по ширине столбцы листа занимали все пространство страницы. По всей видимости, подходящим будет значение 115%.

Упражнение 7. Настройка диаграмм

Листы, целиком занятые диаграммами, имеют те же параметры печати, что и стандартные. Однако вкладка Лист окна диалога Параметры страницы для этих листов заменена вкладкой Диаграмма.

1. Щелкните на корешке листа Диаграмма.

2. Выберите команду Файл ► Параметры страницы и раскройте вкладку Диаграмма.

3. Чтобы диаграмма занимала весь лист целиком, выберите положение переключателя уместить на странице.

4. Щелкните на кнопке OK.

5. Выберите команду Файл ► Печать или щелкните в режиме предварительного просмотра на кнопке Печать панели инструментов. Открывшееся окно диалога предлагает дополнительные способы задания диапазона печати.

6. Убедитесь, что в разделе Печатать выбрано положение переключателя все.

Чтобы выделить несколько смежных листов, щелкните на корешке первого из них, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на корешке последнего листа группы.

7. Если вы хотите напечатать только некоторые страницы, выберите положение переключателя страницы и введите необходимые номера в счетчики с и по.

8. Выберите положение выделенные листы переключателя Вывести на печать.

Положение всю книгу этого переключателя обеспечивает печать всех листов, а выделенный диапазон - только выделенных ячеек.

9. В счетчик Число копий введите требуемое число копий.

10. В раскрывающемся списке Имя выберите нужный принтер.

11. Щелкните на кнопке OK.

Чтобы быстро распечатать одну копию выделенных листов на стандартном принтере, достаточно щелкнуть на кнопке Печать панели инструментов Стандартная.