2. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные суммы – денежные авансы, выдаваемые работникам из кассы на хозяйственные и операционные расходы, приобретение отдельных видов имущества, а также на командировочные расходы.

На предприятии должен быть оговорён круг лиц, которым могут выдаваться авансы. Если сотрудник включен в такой список и, следовательно, наделен правом получения денежных средств и их расходования в соответствии с поставленной целью, то он называется подотчетным лицом предприятия.

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов, сроки определяются правилами ведения кассовых операций и внутренними нормативными актами юрлица.

При выдаче аванса должна быть указана цель, а по истечении времени подотчетное лицо должно отчитаться о ранее полученных средствах – работник обязан предоставить Авансовый отчет или возвратить в неизрасходованную сумму аванса.

Новый аванс выдаётся при условии полного расчета по ранее выданному.

Учет подотчетных сумм организуется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача денег под отчет отражается записью: Дебет 71 Кредит 50

Впоследствии понесённые расходы подотчетными лицами и оплаченные из подотчетных сумм отражаются: Дебет 20,26, 44, 91 Кредит 71

В конечном итоге сравнивается сумма выданного аванса и сумма осуществленных расходов. Результатом этого сравнения может быть:

1) ПЕРЕРАСХОД – сумма расхода больше суммы аванса. В этом случае предприятие должно дополнительно выдать денежные средства: Дебет 71 Кредит 50

2) ОСТАТОК (недоиспользованная сумма аванса) - сумма расхода меньше суммы аванса. В данном случае подотчетное лицо обязано возместить сумму недоиспользованного аванса. Это можно сделать либо прямым взносом суммы в кассу организации: Дебет 50 Кредит 71. Либо работник может написать заявление с просьбой произвести удержание данной суммы из его зарплаты: Дебет 70 Кредит 71.

Если подотчетные лица не возвращают подотчетные суммы в срок, то они отражаются как недостача: Дебет 94 Кредит 71.

Далее сумма недостачи относится на виновное лицо: Дебет 73 Кредит 94.

Виновное лицо добровольно или по решению суда обязано возместить недостачу предприятию: Дебет 50 или 70 Кредит 73.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами организуется в разрезе каждого подотчетного лица и по каждому выданному авансу.

Наиболее значительные суммы выдаются подотчетным лицам на командировочные расходы.

Работники направляются в командировку по распоряжению руководителя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Срок командировки определяется с учетом объёма, сложности и других особенностей служебного поручения.

Сумму аванса определяют по предварительному расчету стоимости проезда, проживания и других расходов. Полученные денежные средства разрешается расходовать только на установленные цели.

По возвращении из командировки, подотчетное лицо обязано в течение 3 дней составить Отчет о выполненном задании и Авансовый отчет об израсходованных суммах. Данные отчеты рассматриваются и утверждаются руководителем в 5 дневный срок.

Согласно ТК РФ командированному сотруднику оплачиваются следующие расходы:

1. проезд к месту командировки и обратно (в полном объёме при условии документального подтверждения),

2. наём жилья (в полном объёме при условии документального подтверждения),

3. суточные – это суммы выплачиваемые за каждые сутки нахождения в командировке, что подтверждается Командировочным удостоверением, в нем указывается дата начала и окончания командировки. День выезда – это дата отправления поезда, самолёта и др. транспортного средства от места постоянной работы и аналогично определяется день приезда. При отправлении транспорта до 24 часов днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов – последующие сутки. Величина суточных не нормируется, устанавливается предприятием самостоятельно.

4. Иные расходы (представительские, консультационные, приобретение литературы и т.д.)

Командировки сотрудников регламентируются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008.