Методические указания по выполнению контрольной работы Пример выполнения задания.

Создать базу данных «Торговля».

База состоит из двух таблиц: Товары и Поставки.

Товары				Поставки
артикул	назв.товара	категория			артикул	дата	сумма
12	хлеб	бакалея		1	31	12.01.2011	500,00р.
15	груши	фрукты		2	49	15.01.2011	1 200,00р.
16	тетрадь	канц.тов.		3	22	15.01.2011	800,00р.
22	ручка	канц.тов.		4	15	15.01.2011	1 500,00р.
24	молоко	бакалея		5	12	15.01.2011	1 000,00р.
30	карандаш	канц.тов.		6	31	04.02.2011	450,00р.
31	яблоки	канц.тов.		7	30	04.02.2011	600,00р.
35	сахар	бакалея		8	15	10.03.2011	1 800,00р.
49	сметана	бакалея		9	24	10.03.2011	900,00р.
				10	35	12.03.2011	6 500,00р.
				11	16	13.03.2011	700,00р.
				12	24	14.03.2011	850,00р.
1. создать схему данных.
2. создать запрос1, в котором должны быть поля: "назв.товара", "категория", "дата", "сумма".
3. создать запрос2, в котором должны быть те же поля, но с выборкой за 15.01.11
4. создать форму для ввода новой поставки. Поле "артикул" должно быть списковое.
5. создать отчет по запросу1 с группировкой по категориям и подсчетом суммы по группе..
6. создать кнопочную форму с двумя кнопками: "ввести новую поставку" и "показать все поставки"

Начальные сведения

База данных (БД) - совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

Система управления базами данных (СУБД) - программный продукт, обеспечивающий централизованную работу с данными в БД.

Большинство баз данных для хранения данных используют таблицы. Каждая таблица имеет уникальное имя и хранится в отдельном файле, наименование которого совпадает с именем таблицы. Каждая таблица состоит из строк и столбцов.

Запись - это строка таблицы.

Клетки, образованные пересечением строк и столбцов, называются полями, т.е. информация внутри записи состоит из полей.

Информация имеет постоянную структуру данных. Все записи состоят из одинаковых полей. Данные для одного поля во всех записях имеют одинаковый тип.

Наибольшее распространение имеют реляционные базы данных, информация в которых может храниться в нескольких таблицах, между которыми установлены связи (“реляции” - отношения).

Связь между таблицами осуществляется посредством значений одного или нескольких совпадающих полей.

Каждая строка таблицы в реляционных базах данных уникальна. Для обеспечения уникальности строк используются ключи, которые содержат одно или несколько полей таблицы.

Ключевое поле (ключ) – одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Достоинство реляционных баз данных, таких как Access, в том, что они позволяют быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Access используется три типа ключевых полей:

• Простой ключ

• Составной ключ

• Счетчик

Простой ключ – это одно поле, если оно содержит уникальные значения. Например, поле, содержащее номер зачетной книжки студента, можно сделать ключевым полем, и это будет простой ключ.

Составной ключ – ключ, состоящий из нескольких полей, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля.

Счетчик при добавлении каждой записи в таблицу вносит в поле порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей.

В Access используются следующие типы полей:

текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

поле Memo – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда;

числовой – тип данных для хранения действительных чисел;

дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;

денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа;

счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей;

логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, Да или Нет);

поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например, мультимедийных. Реально такие объекты в таблице не хранятся, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них;

гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.