8.2.Решение компании Adobe

Компания Adobe Systems положила начало революции «настольного издательства» в 1982 году, навсегда изменив презентацию и представление информации. На сегодняшний день Adobe имеет годовой доход более 900 миллионов долларов, занимается выпуском и продажей графического и издательского программного обеспечения в Америке, Азии, Европе, Африке и Австралии. В качестве системы планирования ресурсов предприятия компания выбрала продукт SAP R3.

Для быстро растущего бизнеса характерны постоянные изменения, поэтому компании Adobe понадобилось гибкое приложение для бюджетирования, которое бы могло быстро отражать изменения в динамической организационной структуре и бизнес-условиях, а также реагировать на запросы менеджеров, нацеленные на реконструкцию прогнозов и планов. Кроме того, фирме необходимо было быстро выполнять сложный анализ данных о мировых продажах и различных потоках доходов, чтобы получить ответы на вопросы: «Каковы были доходы от продаж Photoshop за май в испано-говорящих странах Южной Америки?» или «У каких партнеров самые большие объемы продаж?».

Для решения задач бюджетирования и планирования фирмой Adobe был выбран продукт Hyperion Pillar, а для анализа данных из SAP — Hyperion Essbase. Фирма Adobe внедрила Hyperion Pillar в 1992 году. Сейчас уже многие сотрудники компании регулярно используют этот продукт для составления бюджетов и разработки прогнозов для своих групп. Этот процесс идет быстро и эффективно: отдел финансов распространяет файлы планирования в периферийные отделы, менеджеры заполняют файлы данными, законченные файлы размещаются на сервере и сотрудники головного офиса приводят все цифры в соответствие. Бюджеты могут быть исправлены в течение нескольких дней после исходного запроса руководства.

«Hyperion Pillar дает нам необходимый контроль за бюджетированием и прогнозированием», — объясняет Стив Сорделло (Steve Sordello, директор отдела планирования и анализа фирмы Adobe. — Стандартные форматы рационализируют распространение и консолидацию данных, что важно в тех случаях, когда информация вводится из сотен источников. Кроме того, можно гарантировать, что сотрудники будут иметь доступ только к своей части проекта — они, в свою очередь, могут передать часть работы конкретному лицу из своей группы. По завершении отчетов, информация собирается воедино, чтобы у нас были текущие файлы с точными данными. Управляющие подразделения и региональные филиалы используют Hyperion Pillar для сравнения бюджетных данных с фактическими результатами, которые загружаются в Hyperion из SAP».

Сорделло также считает, что такого рода анализ можно выполнять в программе Hyperion Essbase. «Сильная сторона Hyperion Pillar — бюджетирование и планирование, а Hyperion Essbase дает хорошие результаты в анализе данных», — утверждает он.

8.3.Решение компании Fujitsu

Компании Fujitsu Microelectronics однажды пришлось генерировать электронные таблицы Microsoft Excel для того, чтобы проанализировать бюджетную информацию из системы R/3. Дело в том, что в R/3 очень трудно сравнить расходы по видам продукции с доходами. Для решения этой задачи часто требовалось нескольких недель — пока Fujitsu не установила продукты Hyperion.

«Так как фирма Hyperion предлагает целый набор программ, которые позволяют пользователям передавать данные между его собственным ПО и другими системами, то сотрудникам отдела информационных систем фирмы Fujitsu потребовалось только четыре дня на создание ASCII-файлов, необходимых для обмена данными между SAP R/3 и Hyperion, — отмечает Ром Виллафлор (Rom Villaflor), директор отдела корпоративного бухгалтерского учета. — Использование продукта Hyperion позволило Futjitsu перейти от ежемесячной структуры отчетности к еженедельной и быстрее реагировать на все изменения в отрасли».

Итак, электронные таблицы Excel уступили место ERP системам. Fujitsu установила ERP программу, разработанную фирмой Oracle (также использовались продукты фирм SAP и Peoplesoft). Бухгалтерская фирма посоветовала компании подключить к ERP-системе приложение для бюджетирования Hyperion Pillar. Обычно ERP-программа обслуживает всю цепочку поставок компаний-производителей, включая данные об отгрузках материалов, о поставщиках, покупателях, материальных запасах, дебиторских счетах и кредиторских задолженностях. «Oracle представляет собой репозиторий информации, тогда как Pillar является средством бюджетирования и планирования», — сказал Кевин Паркер (Kevin T. Parker), вице-президент Fujitsu по вопросам финансов и администрирования.

Программы планирования и бюджетирования, такие как Pillar и Comshare, управляются на основе некоторых допущений. Финансовый менеджер может внести изменения в стратегическое допущение (например, новую программу найма рабочей силы, план ценообразования или новую стоимость материала), чтобы определить их влияние на доходы и потери. «Чем особенно ценно это ПО», — добавляет глава исследовательской консалтинговой фирмы Лоуренс Сервен (Lawrence Serven), — «так это возможностью импортировать данные из других управленческих приложений, которые могут работать в других системах, и затем интегрировать данные в информационную базу компании».

В случае Fujitsu, несмотря на то, что путь к решению задачи был трудным, компания утверждает, что результаты себя оправдали. Составление бюджета компании более не является «гаданием на кофейной гуще». Теперь Fujitsu использует ежемесячный скользящий прогноз, который вводится в систему бюджетирования и одновременно загружается в ERP-платформу. Затем ERP-программа загружает фактические данные систему бюджетирования. Двунаправленность процесса позволила финансовым менеджерам Fujitsu оценить реальную эффективность.

В отличие от обычного итерационного процесса планирования и бюджетирования, где произвольные допущения повторяются вновь и вновь на всех участках организационной структуре процесс у компании Fujitsu осуществляется в рамках одного цикла. В результате теперь планирование и бюджетирование занимает 10—15 дней, в отличие от 6—8 недель, которые приходилось тратить на эти операции в прошлом. Так как менеджеры тратят меньше времени на бюджетирование, теперь они больше посвящают сил тому, чтобы понять конкретные нужды своей компании.

Новая система принесла Futjitsu ощутимые дивиденды. Cтало очевидно, что возник избыток на складах при поставке дисковых накопителей. Кевин Паркер ввел информацию в Hyperion Pillar, в результате система предложила сократить наем рабочей силы и пересмотреть планы на этот период. Бюджет Fujitsu был изменен соответствующим образом.

Итак, чем сложнее становятся планирование и бюджетирование, тем больше новых решений на подходе. Основная цель сейчас — уметь интегрировать все эти программные приложения с данными от ключевых поставщиков и покупателей.