Субд Microsoft Access
Microsoft Access - позволяет
хранить почти безграничное количество информации (ограничено объемом внешней памяти)
располагать информацию в удобном порядке
получать информацию по заданным критериям отбора
создавать формы облегчающие ввод информации
разрабатывать информативные и компактные отчеты, включающие текст, графику и даже звук.
БД созданная Access храниться в одном файле с расширением MDB (Microsoft Date Base). Например, Борей.mdb.
При создании БД не забудьте указать, в какой директории будет храниться файл базы данных, и имя своей базе данных.
Состав и взаимосвязи объектов Access
таблица — основное средство для хранения информации в БД;
запрос — это инструмент для извлечения необходимой информации из исходных таблиц и представления ее в удобной форме;
форма — это основное средство для ввода данных, управления СУБД и вывода результатов на экран монитора;
отчет — это специальное средство для формирования выходных документов и вывода их на принтер;
макросы в Access представляют собой совокупность внутренних команд, предназначенных для автоматизации работы с БД;
модули являются программами, создаваемыми средствами языка VBA, и похожи на макросы в Word и Excel.
Основные необходимые понятия
Реляционная база данных – совокупность таблиц, которые содержат информацию об объектах и связях предметной области. Вся информация содержится в таблицах!
Таблица – в таблице хранится информация по какой-то определенной теме или информацию о связях объектов, такой как товары, поставщики или поставлено поставщиками. В таблице содержится сведения об однотипных объектах или однотипных связях. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных.
Таблицы организованы в виде строк и столбцов. Каждая строка содержит набор данных, называемый записью (record) и содержит информацию об одном объекте данного класса. Столбец соответствует одной характеристики (часто еще пользуются синонимом – атрибуту) данного класса объектов (столбец называют часто - полем (fields)). Каждая таблица имеет свое уникальное имя.
Структура таблицы задается перечислением полей, которые характеризуют объекты данной таблицы. Каждое поле имеет свое уникальное имя внутри таблицы. Первым этапом создания таблицы БД является задание ее структуры, т.е. определение полей и их свойств. Вторым этапом является ввод и редактирование записей в таблицу.
Поля таблицы просто определяют ее структуру и свойства данных, записываемых в ячейках. Рассмотрим основные свойства полей БД:
Имя поля — определяет, как надо обращаться к данным поля (имена используются как заголовки таблиц).
Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле (текстовые, числовые, дата, Memo, денежный, счетчик и др.).
Размер поля — определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в поле.
Формат поля — задает способ отображения данных в ячейках.
Среди всех полей одно или несколько полей должны иметь уникальные значения во всех строках таблицы. Это условие должно выполняться для того, чтобы мы могли использовать это поле как своеобразный адрес объекта, как ссылку на строку, где содержится информация об объекте. Такое поле (или набор полей) называется Первичный ключ.
Любому значению первичного ключа должна соответствовать одна и только одна строка таблицы. Первичный ключ включает одно поле только в том случае, если это поле не содержит повторяющихся значений. Для роли первичного ключа часто вводят специальный атрибут – Код, Номер. Это делают для того, чтобы обеспечить уникальность значений этого атрибута. Искусственный ключ называют суррогатным. Часто естественные атрибуты не могут выполнять такой роли. Например, если взять атрибут Фамилию в таблицы Студенты – то, с уверенностью можно сказать, что она может повториться.
Если для выполнения условий, накладываемых на значения первичного ключа, заданный ключ включает несколько полей таблицы, то тогда он называется Составным.
Первичный ключ используется для ссылки на строку объекта. Для организации ссылки (связи между объектами двух таблиц) в другой таблице добавляется дополнительный столбец, соответствующий первичному ключу в основной таблице. Этот столбец называется Внешним ключом.
Внешний ключ — это столбец, значения которого соответствуют значениям первичного ключа другой связанной таблицы.
БД можно создать двумя способами: