2.5. Основные виды документов

Все документы, проходящие по общему делопро­изводству, делятся на организационно-правовые, организационно-распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бух­галтерского учета и отчетности.

Организационно-правовые документы - документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Основную часть составляет комплект учредительных документов предприятия:

• заявление в регистрационную палату;

• протокол № 1 собрания учредителей;

• учредительный договор;

• устав предприятия;

• свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

• свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях.

Эти документы выдаются или заверяются внешними органи­зациями.

Вторую часть составляет комплект взаимоувязанных доку­ментов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Нижеперечисленные документы разраба­тываются на предприятии и утверждаются его руководством:

• структура предприятия;

• штатное расписание;

• текущие планы и программы деятельности;

• положения о структурных подразделениях;

• внутренний распорядок на предприятии;

• должностные инструкции сотрудников;

• инструкция по ведению делопроизводства и т.п.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчет­ности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Организационно-распорядительные документы - разновидность организаци­онных документов, содержащих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, ука­зание и поручение. Коллективным распорядительным документом может быть про­токол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по резуль­татам голосования включены поручения конкретным лицам с указа­нием сроков исполнения.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы - документы, со­держащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необ­ходимые предприятию в его производственно-хозяйственной дея­тельности. К ним относятся: служебные письма и телеграм­мы, отправляемые и получаемые через отделения связи; телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и зву­ковые документы электронной почты, телефонограммы; справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объ­яснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия - документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с ад­министрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относят­ся: заявление, приказ о назначении на должность, листок по учету кадров, автобиография, копии свидетельств и аттеста­тов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.