2. Документальне оформлення надходження та вибуття запасів

В процесі господарської діяльності бюджетних установ відбувається рух запасів, який включає послідовні операції: надходження, передача в межах установи та витрачання (або реалізація). Зазначені операції відображаються в обліку за допомогою первинних документів, оформлених належним чином. Форма первинних документів затверджена інструкцією про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетної установи №130 від 18 грудня 2000 року. Зразки даних форм наведені в додатках.

1. Акт про приймання матеріалів (форма №З-1). Акт складається при прийманні на облік установи матеріальних запасів, за якими існують кількісні або якісні розбіжності з даними супроводжувальних документів постачальників. Акт складається приймальною комісією у двох примірниках у присутності завідуючого складом та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов’язковим, — представника незацікавленої організації. Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасів підтверджується підписом матеріально відповідальної особи, що прийняла їх на відповідальне збереження. Після приймання матеріальних запасів акти з доданням документів (рахунків-фактур, накладних тощо) передаються до бухгалтерії. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а інший — для направлення претензії постачальнику. При складанні акта заповнюються всі реквізити, крім коду програмної класифікації видатків та балансового рахунку, що кредитується. Зазначені шифри проставляються бухгалтерією бюджетної установи або централізованою бухгалтерією.

2. Акт списання (форма №З-2). Акт застосовується для списання запасів і складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках. Перший примірник здається до бухгалтерії, а другий — залишається у матеріально відповідальної особи.

3. Накладна (вимога) (форма №З-3). Форма є уніфікованою та застосовується для оформлення прийняття матеріальних цінностей на склад (у комору) або видачі зі складу (комори). Може застосовуватись для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей. Накладна (вимога) виписується бухгалтерією в двох примірниках та затверджується керівником установи. Один примірник призначений для отримання матеріальних цінностей зі складу, а інший — для обліку цих цінностей за місцем їх використання. Оформлені розпискою отримувача накладні (вимоги) передаються до бухгалтерії з реєстром.

4. Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма №З-4) Застосовується для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу (комори). Меню-вимога складається щоденно на підставі норм розкладки продуктів харчування та даних про кількість осіб, що одержують харчування. Меню-вимога разом із розписками осіб про видачу та отримання продуктів харчування передається до бухгалтерії у терміни, встановлені графіком, але не менше ніж тричі на місяць. Дані меню-вимоги записуються в щомісячну накопичувальну відомість з витрачання продуктів харчування форми №З-13.

5. Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма №З-4а) Меню-вимога на видачу продуктів харчування форми №З-4а застосовується для оформлення видачі продуктів харчування зі складу (комори) при автоматизованому обліку. Меню-вимоги форми №З-4а складаються в такому самому порядку, як і меню-вимоги форми №З-4, і щоденно (або в дні, встановлені графіком) здаються на обробку.

6. Забірна картка (форма №З-5). Призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця. Забірна картка виписується бухгалтерією на декілька найменувань матеріальних цінностей, що належать до одного коду економічної класифікації. Забірна картка виписується у двох примірниках: один — для отримувача, інший — для складу. Термін використання картки встановлений: 15 днів — при щоденному відпуску або місяць — при періодичному відпуску матеріальних цінностей. Відпуск матеріальних цінностей здійснюється із суворим дотриманням ліміту, якщо такий встановлений. Понадлімітований відпуск матеріалів оформлюється випискою окремої накладної (вимоги) форми №З-3. Аналогічно оформлюється й заміна одного матеріалу іншим, для чого в забірній картці робиться примітка “Див. вимогу №____” та відповідно зменшується залишок ліміту. Дані про зміни ліміту вносяться в раніш видану забірну картку. При цьому раніше встановлений ліміт перекреслюється й зверху надписується новий ліміт. Виправлення підтверджуються підписом особи, яка встановила ліміт та внесла зміни. Кількість матеріальних цінностей, що відпущені, проставляється матеріально відповідальною особою в обох примірниках. У забірній картці на відпуск продуктів молочної кухні, крім того, проставляється кількість тари, яка повернута отримувачем. Матеріально відповідальна особа ставить свій підпис у забірній картці отримувача, а на забірній картці складу ставить свій підпис отримувач. Після закінчення місяця або після використання ліміту (при лімітованому відпуску) забірні картки разом із іншими прибутково-видатковими документами здаються до бухгалтерії для відображення в обліку.

7. Книга кількісно-сумового обліку (форма №З-6). Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому вимірах. У книзі для кожного найменування (гатунку) запасів відкриваються окремі аналітичні рахунки. Книга відкривається на рік на підставі залишків на початок року. Для цього в першому рядку у графі 3 за відповідними найменуваннями запасів записується «Залишок на 1 січня 200 _ р.», а у графах 9 і 10 проставляються кількість та сума перехідного залишку минулого року. Записи в книзі здійснюються на підставі первинних документів. У кінці місяця у графах 5 — 8 підбиваються підсумки за даний місяць і з урахуванням вхідного залишку записується залишок (у графах 9 і 10) на початок наступного за звітним місяцем.

8. Книга кількісно-сумового обліку (форма №З-6а). Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей в централізованих бухгалтеріях. Книга відкривається в розрізі аналітичних рахунків за кожним найменуванням (гатунком) запасів як у цілому за всіма обслуговуваними установами, так і з виділенням за кожною установою (матеріально відповідальною особою). Книга відкривається записами сум залишків матеріалів на початок року; при цьому в першому рядку у графі 3 записується: «Залишок на 1 січня 200 __ р.», у графах 9 та 10 проставляється залишок у цілому за централізованою бухгалтерією, а в графах 11 і 12 — в тому числі за кожною установою, що обслуговується.

9. Картка кількісно-сумового обліку (форма №З-7). Призначення картки та порядок її ведення такий самий, як Книги кількісно-сумового обліку форми №З-6 та форми №З-6а. Застосовується в установах, де аналітичний облік у бухгалтерії здійснюється не в книгах, а на картках.

10. Книга обліку тварин (форма №З-8). Застосовується для аналітичного обліку молодняка тварин та тварин на відгодівлі. У книзі відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняка тварин, а також за видами тварин на відгодівлі. У централізованих бухгалтеріях книги обліку тварин форми N З-8 відкриваються за кожною обслуговуваною установою.

11. Книга складського обліку запасів (форма №З-9). Застосовується для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів на складі (кладовій). Ведеться матеріально відповідальною особою за найменуванням, гатунком та кількістю запасів. Записи в книзі ведуть матеріально відповідальні особи на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок запасів. У кінці книги не рідше одного разу на квартал робляться записи про її перевірку бухгалтерією.

12. Журнал реєстрації битого посуду (форма №З-10). Журнал ведеться для списання розбитого посуду в установах, що мають у своєму складі їдальні та харчоблок. Записи в журналі здійснюються відповідними посадовими особами. Постійно діюча комісія слідкує за правильним веденням журналу та щоквартально (або щомісячно) складає акт про списання розбитого посуду, який затверджується керівником установи.

13. Оборотна відомість (форма №З-11). Застосовується для звірки даних складського та бухгалтерського обліку. Оборотна відомість відкривається на рік і складається щомісячно на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків, що об’єднані відповідним синтетичним рахунком, у кількісному та вартісному відображеннях. За кожним субрахунком виводяться загальні сумові підсумки, які повинні відповідати показникам синтетичного обліку.

13. Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчування (форма №З-12). Призначена для обліку надходження продуктів харчування. Відомість складається за кожною матеріально відповідальною особою окремо. Записи здійснюються на основі первинних документів у кількісно-сумовому вираженні.

14. Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування (форма №З-13). Застосовується для обліку витрачання продуктів харчування протягом місяця. Записи в ній проводяться бухгалтерією на підставі меню-вимог та інших документів. Накопичувальна відомість витрачання продуктів харчування складається за кожною матеріально відповідальною особою.

15. Опис карток з обліку запасів (форма №З-14). Застосовується для реєстрації відкритих карток аналітичного обліку у випадках, коли облік бухгалтерських операцій ведеться не в книгах, а на картках. Реєстрація здійснюється на момент відкриття картки.

Запаси надходять до бюджетних установ шляхом:

• безпосереднього одержання від постачальників, від підрозділів установи;

• в порядку гуманітарної допомоги;

• в порядку централізованого постачання;

• через підзвітних осіб.

Основними документами щодо надходження запасів виступають: рахунки-фактури; прибуткові накладні; акти приймання матеріалів тощо.

В цих документах фіксуються наступні відомості: від кого надійшли матеріали або продукти харчування; найменування; сорт; кількість (вага); ціна; сума; дата надходження; підпис матеріально відповідальної особи, що одержала запаси.

Для отримання матеріальних цінностей зі складу постачальника уповноваженій особі видається довіреність на отримання цінностей. Матеріальні цінності, що надходять на склад бюджетної установи, перевіряються на відповідність їх асортименту, кількості, зазначених у супровідних документах. Приймання матеріалів здійснюється комісією з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи, представника постачальника або незацікавленої організації. Обов’язковою умовою при оприбуткуванні запасів є відмітка матеріально відповідальної особи про прийняття матеріалів на відповідальне зберігання (ставиться підпис).

При централізованій поставці, якщо запаси придбані за рахунок коштів спеціального фонду кошторису доходів і видатків, у документах на оприбуткування цінностей ставиться печатка установи. Якщо матеріали отримують безпосередньо на складі постачальника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали. Документи надходять до відділу постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає їх на склад для контролю при прийнятті вантажу. Але роль бухгалтерії не обмежується перевіркою документів – вона зобов’язана встановити: доцільність тієї чи іншої поставки матеріалів, чи задовольняє поставка потреби установи і чи не призведе вона до утворення понад нормованих запасів. Якщо при прийнятті матеріалів на склад не виявлено розбіжностей між їх фактичною наявністю і документальною кількістю, матеріали можуть бути оприбутковані без виписки додаткових документів. Якщо при оприбуткуванні виявлено пошкодження чи втрати матеріалів внаслідок транспортування, бюджетні установи складають комерційний акт, який передається транспортній організації, що виконувала доставку матеріалів. Якщо розбіжності виявлено при оприбуткуванні матеріалів на складі, складається акт приймання, в якому фіксуються найменування матеріалів, одиниця виміру, шифр субрахунку, номенклатурний номер, фактична кількість і сума. Акт у двох примірниках складається приймальною комісією з обов’язковою участю завідувача складом та представника від постачальника або сторонньої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий – для направлення претензійного листа постачальнику.

На підставі зазначених документів робиться запис операцій по надходженню матеріалів у відповідні облікові реєстри. Надходження матеріалів від заготівлі та переробки (заготівля палива, переробка овочів) оформляється актом, який затверджує керівник установи. Матеріальні цінності, що надійшли до бюджетної установи в порядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов’язковою участю працівника бухгалтерії та представника вищої за рангом організації. Приймання цінностей проводиться шляхом їх перелічування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються ці цінності на зберігання. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, який підписується членами комісії.

Матеріали, прийняті на склад, оприбутковуються, тобто беруться на облік, на підставі виправдних документів тим числом, коли отримано цінності. Заслуговує на увагу практика бюджетних установ, які оприбутковують матеріали, що надійшли, безпосередньо за документами постачальників шляхом поставлення на них штампу і заповнення його реквізитів (кількість прийнятих матеріалів, номенклатурний номер, підпис матеріально відповідальної особи).

У процесі здійснення своєї діяльності в бюджетних установах відбувається вибуття запасів, яке включає наступні операції:

• передачу в межах установи від однієї матеріально відповідальної особи до іншої;

• витрачання;

• реалізацію залежалих або зайвих запасів;

• безоплатну передачу в межах відомства.