1.1 Анализ предметной области

1.1.1 Общие сведения

Объект автоматизации – кафе.

1.1.2 Документы, на основании которых создается система:

• систематический каталог;

• алфавитный каталог;

• предметный каталог;

• должностные инструкции.

1.1.3 Назначение и цели создания системы

1.1.3.1 Назначение системы.

Информационная система предназначена для быстрого обслуживания клиентов, для формирования заказов из меню, а также для автоматизирования деятельности кафе.

1.1.3.2 Цели создания системы.

Систему предполагается создать для улучшения качества обслуживания клиентов и ускорения работы персонала.

Автоматизация позволит ускорить процесс обслуживания посетителей, уменьшить документооборот и сократить расходы.

Система позволит увеличить скорость обслуживания клиентов, а также уменьшить вероятность утери информации.

1.1.4 Характеристика объектов автоматизации

1. Краткие сведения

Специализированный комплекс программного обеспечения и оборудования для автоматизации кафе на порядок расширяет возможности управления этим бизнесом:

• автоматизация позволяет внедрять маркетинговые и учетные

политики нового поколения и всегда иметь достоверную информацию о работе заведения; 

• четко зафиксировав обязанности и ответственность персонала, можно предотвратить злоупотребления со стороны сотрудников, свести к минимуму роль человеческого фактора в управлении; 

• благодаря системе автоматизации кафе появляется возможность исключить трудоемкие операции по учету, обеспечить гибкое управление политикой скидок и бонусов;

• становится возможным вести непрерывный мониторинг работы всех структур заведения, анализировать и прогнозировать результаты деятельности кафе. 

Таким образом, в результате автоматизации предприятия администратор имеет возможность постоянно повышать рентабельность и конкурентоспособность своего бизнеса.

При разработке системы будет введена информация об общем ассортименте блюд:

• код блюда;

• наименование блюда;

• состав блюда;

• калорийность;

• вес;

• время приготовления;

• стоимость.

Персонал, который будет обслуживать посетителей кафе, будет характеризоваться следующими параметрами:

• код работника;

• фамилия;

• имя;

• отчество;

• дата рождения;

• адрес;

• телефон;

• пол.

Кроме того, отдельно будет существовать информация о должностях, занимаемых тем или иным работником:

• код должности;

• наименование должности;

• клад;

• выполняемые функции.

Также в программе содержатся данные о клиентах:

• код клиента;

• фамилия;

• имя;

• отчество;

• телефон;

• скидки.

При формировании заказа будут учитываться следующие данные:

• код заказа;

• количество блюд;

• дата заказа;

• время заказа.

Для удобства хранения блюд по разделам будет существовать информация о видах блюд:

• код вида;

• наименование вида.

Кафе включает следующие отделы:

• финансовый отдел;

• кадровый отдел;

• отдел ассортимента;

• отдел работы с клиентами.

Клиент, придя в кафе, просматривает готовое меню и осуществляет заказ согласно собственным предпочтениям. Официант подает данные о заказываемых блюдах повару, а также информацию о скидках для данного клиента (если они имеются) в отдел работы с клиентами, в котором, в свою очередь, формируется общий заказ, а затем чек заказа с учетом скидки. На чеке отображается фамилия, имя, отчество обслуживающего официанта, номер столика, дата и время заказа. Данный чек распечатывается и вкладывается в папку «Счёт» для предоставления клиенту.

Каждый отдел кафе выполняет свои функции.

Финансовый отдел осуществляет следующие функции:

• подсчет стоимости заказанных блюд;

• ведение бухгалтерского учета;

• ведение взаиморасчетов с поставщиками;

• формирование ежедневного меню;

• формирование заявок на закупку продуктов.

Для обеспечения этих функций необходима следующая информация: наименование блюда, стоимость блюда, вес блюда, состав блюда, количество заказанных блюд.

Кадровый отдел выполняет следующие функции:

• управление персоналом;

• прием и увольнение сотрудников, перевод их в другие отделы.

Для обеспечения этих функций необходима следующая информация: ФИО работника, дата рождения работника, адрес, телефон, пол, наименование должности, оклад, выполняемые функции.

Отдел ассортимента выполняет следующие функции:

• составление меню;

• предоставление меню повору;

• подсчет каллорийности блюд;

• определение веса для каждого блюда.

Для обеспечения этих функций необходима следующая информация: наименование блюда, состав блюда, каллорийность, вес, наименование вида блюд.

Отдел работы с клиентами осуществляет следующие функции:

• оформление скидок для клиентов;

• формирование заказа с учетом скидок;

• обработка всей информации о клиентах.

Для обеспечения этих функций необходима следующая информация: ФИО клиента, телефон, скидки, количество заказанных блюд, наименование блюд, стоимость.

Пользователем будущей системы будет администратор.

В функции администратора входит:

• координация полной работы всех отделов кафе;

• составление отчетности и плана работы кафе;

• представление предприятия во всех учреждениях и организациях;

• заключение договоров.

Для обеспечения функций администратора может потребоваться следующая информация: ФИО сотрудника, должность сотрудника, дата рождения, адрес, оклад и выполняемые функции.

2. Сведения об условиях эксплуатации объекта автоматизации и

характеристиках окружающей среды.

В кафе работают служащие с высшим образованием и средним специальным.

Систему предполагается использовать на рабочих местах администраторов кафе. Для нее характерно: четкое разделение труда и установление жестокой системы обобщенных формальных правил и стандартов, обеспечивающих выполнение сотрудниками обязанностей и координаций различных задач; иерархичность уровней управления, при которых каждый нижестоящий подчиняется вышестоящему и контролируется им; четкое разделение труда, что приводит к появлению высококвалифицированных кадров в каждой области. Структура позволяет оперативно управлять работой предприятия и находиться в курсе всех событий. Администрация ресторана находится в непосредственном подчинении у генерального директора, но имеет право принимать самостоятельно многие решения. Но в том числе, несет полную ответственность за все, происходящее на территории объекта.

Основные требования, применяемые к рабочему персоналу:

• образование, практический опыт работы, навыки, способность к обучению, умение подчинятся вышестоящему начальству, это связано с тем, что в сфере общественного питания последнее время появляется много новинок: новая технология работы, новая техника.

С управленческим персоналом дело слаживается труднее и спектр требований намного шире:

• образование, производственный опыт, ответственность за издержки производства (в случае неудачи сотрудник должен нести личную ответственность, не перекладывая ее не подчиненных); 

• поведение, внешний вид, уверенность в своих силах, уравновешенность, справедливость, честность;

• целеустремленность: желание к повышению по службе, готовность к выполнению заданий, усердие, способность к дальнейшему образованию;

• интеллектуальные способности: сообразительность, мыслительные способности, уровень суждения, умение вести переговоры;

• манеры разговора: находчивость, ясность изложения мысли.

Администрация кафе:

• организует всю работу предприятия;

• несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива;

• представляет предприятие во всех учреждениях и организациях;

• осуществляет экономическое планирование;

• заключает договора;

• принимает участие в планировании;

• принимает календарные графики работы.

Официант кафе:

• сервирует стол в соответствии со стандартами;

• осуществляет контроль за чистотой приборов, посуды, салфеток;

• отвечает за знание меню, основных и сезонных блюд;

• консультирует гостей по поводу блюд, сроков приготовления, способов подачи;

• принимает заказ;

• осуществляет подачу блюд, напитков, согласно правилам;

• принимает меры по разрешению конфликтов, возникших у клиентов (в рамках своей компетентности);

• создает атмосферу дружелюбия и гостеприимства;

• предоставляет счета, получает оплату.

1.1.5 Требования к системе.

1.1.5.1 Требования к системе в целом.

Система должна удовлетворять следующим требованиям:

• надежности;

• безопасности;

• требования к защите информации от несанкционированного доступа. Должна быть предусмотрена защита от несанкционированного доступа к данным, ввода данных, их удаления;

• данные должны хранить в соответствии с имеющимися документами;

• система должна быть доступна с любого компьютера;

• информация, хранящаяся в системе, должна быть защищена от аварийных ситуаций, влияния внешних воздействий (радиоэлектронная защита);

• квалификация персонала. Персонал должен быть обучен правилам работы с системой, при этом не обязательно наличие специального технического образования.

1.1.5.2 Требования к функциям (задачам), выполняемым системой.

Функции, выполняемые подсистемами объекта автоматизации:

− удовлетворение объективных потребностей населения в готовой пище

и услугам по ее общественно-организованному потреблению;

− удовлетворение субъективных социально-культурных потребностей населения (общение, досуг, отдых);

− совершенствование структуры использования свободного времени потребителей;

− повышение реальных доходов потребителей за счет рационализации структуры расходов.

Первоначальной функцией услуг общественного питания является обеспечение потребностей в пище, то есть удовлетворение физиологических потребностей. В то же время общественное питание дает возможность реализовать потребность в отдыхе, общении и развлечении, разнообразит досуг.

1.1.5.3 Требования к видам обеспечения.

Программное обеспечение системы не должно зависеть от аппаратных средств компьютера. Необходимое программное обеспечение:

Borland Delphi 7, MS SQL Server 2005, HTML Help WorkShop, BpWin 7.