3 Проектная часть

3.1 Программное обеспечение bpWin

Создание современных информационных систем представляет собой сложнейшую задачу, решение которой требует применение специальных методик и инструментов. Для проведения анализа процессов существует множество программных продуктов, одно из которых – «BPWin» фирмы «PLATINUM technology». Программное обеспечение «BPWin» эффективно  использовать в проектах, в которых нужно сделать описание существующих баз предприятия, внедрить на предприятии  корпоративные информационные систем и для проведения реорганизации существующих бизнес-проектов.  С помощью «BPWin» можно провести оптимизацию деятельности предприятия и осуществить проверку на соответствие ее стандартам, создать проект организационной структуры, исключить ненужные операции, уменьшить размер издержек и увеличить эффективность. Это CASE – средство верхнего уровня, поддерживающее методологии IDEF0, IDEF3 и DFD.

Каждая из этих методологий позволяет рассмотреть различные стороны деятельности предприятия. Диаграммы IDEF0 предназначены для описания бизнес-процессов на предприятии, они позволяют понять, какие объекты или информация служат сырьем для процессов, какие результаты приводят работы, что является управляющими факторами и какие ресурсы для этого необходимы. Данная методология позволяет исследовать структуру, параметры и характеристики производственно-технических и организационно-экономических систем, выявить формальные недостатки бизнес-процессов, что существенно облегчает анализ деятельности предприятия. Диаграмма потоков данных используется для описания документооборота и обработки информации.

3.2 Разработка автоматизированной системы регистрации документов

На сегодняшний день работа с документами является важным компонентом системы управления любого предприятия. Организация работы с документами влияет на качество работы.

Для оптимизации процесса документооборота целесообразна разработка нововведения, в которой переопределена последовательность прохождения документа и рассмотрена иная форма регистрации документа.

Переопределены следующие этапы прохождения документа (а именно, приказа) и они так же представлены на рисунках, показанных ниже:

Рисунок 1 – Первый этап прохождения

Рисунок 2 – Второй этап прохождения приказа

Рисунок 3 –Третий этап прохождения приказа

Рисунок 4 –Четвертый этап прохождения приказа

Рисунок 5 – Пятый этап прохождения приказа

Рисунок 6 – Шестой этап прохождения приказа

Рисунок 7 - Этапы прохождения (вся схема)

Если в выше рассмотренных предприятиях, документ регистрировался в журнале регистрации, то этот этап можно оптимизировать с помощью автоматизированной (электронной) формой регистрации документов.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной, а именно:

– быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

– автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

– автоматический контроль за исполнением документа;

– возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

– возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Рассчитав время прохождения документа на каждом этапе и сравнив с временем прохождения на предприятиях, можно сказать, что сократилось время прохождения документооборота.

Таблица 2 - Время прохождения документа с разработанной автоматизированной регистрацией документов

Заключение

Тезисы доклада