3 Проектная часть: электронный документооборот

По мнению большинства руководителей производства ныне действующий кодекс излишне зарегулировал поведение участников трудовых правоотношений. По подавляющему большинству вопросов их действия жестко определены законом: перевод на другую работу – точный и исчерпывающий перечень случаев.

Перевод возникает в результате двустороннего волеизъявления. В связи с этим данный процесс нельзя назвать быстротечным, так как он требует в два раза больше времени на ознакомление и подписание всех документов (обоими сторонами).

Компьютерные технологии не стоят на месте, и постепенно многие виды документов, с которыми раньше работали только в бумажном виде, переводятся в электронный вид. Электронный вид документа считается более удобным для восприятия и доставки в нужное место.

Для сокращения затрат времени предприятия, которое осуществляет перевод своего работника в другую компанию, был предложен инновационный проект. Новый проект состоит в том, чтобы предоставить возможность работникам написать заявление о переводе в электронном виде через внутреннюю сеть организации. Это позволит сократить время написания, рассмотрения и подписания данного документа.

Подтверждением этого может являться таблица 1, в которой описано осуществление документооборота с использованием электронных технологий и без них:

Этапы	Время прохождения
	Документы в бумажном виде	Документы в электронном виде
1.Оформление заявления	15 мин	5 мин
2.Передача заявления начальникам отделений	30 мин	1 мин
3.Рассмотрение заявления в порядке очереди документов	2 часа	30 мин
4.Принятие решения по вопросу перевода и доведение его до работника	1 час	15 мин
Итого:	3 часа 45 мин	51 мин

Таким образом, электронная система документации позволяет сократить время принятия решения и повысить производительность предприятия.

Для того чтобы лучше представить документооборот при переводе на другую работу можно описать его с помощью программы BPwin, которая используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления и требующиеся для этого ресурсы.

На рисунке 1 представлен документооборот для перевода работника в общем виде.

Рисунок 1 – Документооборот при переводе на другую работу

На рисунке 2 представлены виды перевода на другую работу.

Рисунок 2 – Виды перевода

В зависимости от вида перевода: по инициативе работника или по инициативе работодателя, возможны два типа документооборота.

На рисунке 3 показаны этапы документооборота при переводе на другую работу по инициативе работника.

Рисунок 3 – Документооборот при переводе на другую работу по инициативе работника

Этапы, необходимые для осуществления перевода на другую работу по инициативе работника:

1. написание заявления (электронная форма). Здесь необходим бланк заявления. Готовое заявление подписывается работником и передается начальнику отдела кадров. Заполняется бланк согласно принятой в организации форме;

2. рассмотрение заявления (электронная форма). На этом этапе заявление рассматривается начальником отдела кадров, начальником структурного подразделения и директором предприятия. Нормативный документ – Трудовой кодекс РФ;

3. составление дополнительного соглашения к трудовому договору. Составляется соглашение согласно унифицированной форме распорядительной документации, подписывается начальниками отделов, директором и работником. Нормативный документ – Трудовой кодекс РФ;

4. утверждение приказа. Данный этап возможен только после составления проекта приказа в унифицированной форме № Т-5. Подписывается документ директором предприятия и регулируется Гражданским кодексом РФ. После чего совершается перевод работника.

На рисунке 4 показаны этапы документооборота при переводе на другую работу по инициативе работодателя.

Рисунок 4 – Документооборот при переводе на другую работу по инициативе работодателя

Этапы, необходимые для осуществления перевода на другую работу по инициативе работодателя:

1. оформить представление о переводе или докладную записку. Здесь необходим бланк представления или докладной записки. Готовое представление подписывается начальниками отделов и передается работнику. Заполняется бланк согласно принятой в организации форме;

2. согласование с работником. На этом этапе представление рассматривается работником и работник высказывает согласие или несогласие относительно его перевода. Нормативный документ – Трудовой кодекс РФ;

3. составление дополнительного соглашения к трудовому договору. Составляется соглашение согласно унифицированной форме распорядительной документации, подписывается начальниками отделов, директором и работником. Нормативный документ – Трудовой кодекс РФ;

4. утверждение приказа. Данный этап возможен только после составления проекта приказа в унифицированной форме № Т-5. Подписывается документ директором предприятия и регулируется Гражданским кодексом РФ. После чего совершается перевод работника.

Заключение

Процесс перевода на другую работу в трудовом праве имеет важное значение как для государства, так и для субъектов трудового договора – работодателя, с одной стороны, а работника – с другой стороны. С помощью переводов вносятся необходимые коррективы в существующую расстановку кадров.

Значение перевода на другую работу многообразно, поскольку он является:

1. средством перераспределения рабочей силы как внутри предприятия, так и между предприятиями, районами страны в целях более целесообразного её использования;

2. средством воспитания путем поощрения (когда работники выдвигаются на более высокую должность, более квалифицированную работу) или наказания (когда перевод для некоторых работников, например государственных служащих, применяется в качестве дисциплинарного взыскания в интересах укрепления дисциплины труда);

3. средством охраны труда (когда это требуется по состоянию здоровья, беременности, при кормлении грудью или при наличии ребенка в возрасте до полутора лет);

4. основанием прекращения трудового договора (пункты 5,6,7,8,9 статьи 77 ТК РФ) [1];

5. гарантией права на труд – трудоустройством (путем перевода лица, подлежащего увольнению по инициативе администрации без вины в этом работника).

Законодательство о переводах на другую работу способствует правильному и целесообразному распределению и использованию трудовых ресурсов, борьбе с текучестью рабочей силы, экономии рабочего времени, когда трудоустраивается путем перевода работник, подлежащий увольнению не по его вине.

Перевод на другую работу можно ускорить путем введения электронного документооборота. Также он позволяет унифицировать документы компании, и иногда даже позволяет повысить производительность предприятия.