Экранные формы для работы с базой данных

Экранные формы делают работу с базами данных более простой и наглядной. Для использования экранной формы нужно выделить таблицу с именами полей и использовать команды Данные-Форма (Data-Form...).

В результате появится диалоговое окно для работы с экранной формой базы данных (рис. 7.10).

Рис. 7.10 Диалоговое окно с экранной формой для работы с базой данных

В левой части окна видны имена полей и их содержимое для первой записи. Справа находятся кнопки для работы с экранной формой:

• Добавить (New) - вводит новую строку (запись) в базу;

• Удалить (Delete) - удаляет текущую запись базы;

• Вернуть (Restore) восстанавливает удаленную строку;

• Назад (Find Prev) на одну строку назад;

• Далее (Find Next) на одну строку вперед;

• Критерии (Criteria) задает критерии поиска записи в базе;

• Закрыть (Close) закрывает диалог.

В качестве критерия можно задать любое имеющееся значение поля. Например, если в поле «Оклад» задать "800" и нажать клавишу ввода, то мы мгновенно перейдем к записи за номером 3 (Петров).

К сожалению, количество полей в экранной форме ограничено, что несколько снижает ее ценность.

Промежуточные итоги

Часто бывает необходимо подсчитать промежуточные итоги, например, при расчетах с подотчетными лицами, в ведомостях отпуска материалов со склада и в других таблицах. Для этого необходимо:

• сначала отсортировать таблицу по столбцу, промежуточные итоги для которого мы хотим определить;

• далее поместить курсор в область таблицы и Excel попытается автоматически определить ее диапазон. Можно выделить таблицу явным образом, то есть вручную;

• выполнить команды Данные-Итоги (Data- Subtotal). После этого откроется диалоговое окно Промежуточные итоги (рис. 7.11).

Рис. 7.11 Диалоговое окно Промежуточные итоги

В первом поле этого окна нужно указать имя столбца исходной таблицы (рис. 7.12), для которой мы хотим получить промежуточные итоги, например "Ф.И.О.".

Во втором поле следует указать операцию, например «Сумма».

В третьем поле указывается столбец, по которому считаются промежуточные итоги, например «Стоимость»

Три индикатора внизу окна соответственно означают:

• заменить текущие итоги;

• конец страницы между группами;

• итоги под данными.

Рис. 7.12 Исходная таблица для определения промежуточных итогов

Предположим, что мы хотим подсчитать промежуточные итоги для лиц, получающих материалы с центрального склада. Отсортируем исходную таблицу по столбцу "Ф.И.О.", а затем активизируем команды Данные-Итоги. В результате получим общие промежуточные итоги по Иванову, Петрову, Сидорову и общий итог (Grand Total) (рис. 7.13).

Для получения промежуточных итогов по товарам, нужно отсортировать таблицу по полю «Товар», а затем выполнить команды Данные-Итоги.

При определении промежуточных итогов Excel создает новые строки промежуточных результатов и структуру таблицы. Цифры в левом верхнем углу таблицы позволяют показать различные элементы ее структуры.

Если нас интересует только общий итог, то следует щелкнуть по цифре [1].

Итоги по группам и общий итог раскрываются при помощи цифры [2].

Все промежуточные итоги (по каждой записи, группе и общий итог) выводятся щелчком мыши по цифре [3]. Этим же целям служат находящиеся слева от таблицы плюсы [+] и минусы [–].

Рис. 7.13 Таблица с промежуточными итогами по фамилиям