1. Официальное обращение, поскольку с адресатом вы не знакомы.

Dear Sir or Madam, Dear Sirs 2. Указание источника информации о компании

With reference to your advertisement (ad) in... Относительно вашей рекламы в

Regarding your advertisement (ad) in ... Касательно вашей рекламы в … 3. Просьба выслать необходимые данные Сould you please send me ... Не могли бы вы выслать мне I would be grateful if you could… Я был бы благодарен, если вы… Can you give me some information about… Можете ли вы дать мне информацию о… Could you send me more details… Могли бы вы выслать мне подробную информацию… 4. Дополнительные вопросы I would also like to know ... Я бы также хотел узнать… Could you tell me whether ... Скажите, пожалуйста… 5. Подпись Yours faithfully, Искренне Ваш, (если имя Вам не известно) Yours sincerely, (если имя Вам известно) Пример Kenneth Beare 2520 Visita Avenue Olympia, WA 98501 Jackson Brothers 3487 23rd Street New York, NY 12009 September 12, 2000   Dear Sirs,   With reference to your advertisement in yesterday's «New York Times», could you please send me a copy of your latest catalogue. I would also like to know if it is possible to make purchases online. Yours faithfully, (Signature) Kenneth Beare Administrative Director English Learners & Company

Когда компания получает письмо (Inquiry Letter) с просьбой выслать подробную информацию о ее продукции, товаре или услуге, в ответном письме очень важно произвести благоприятное впечатление на потенциального клиента или партнера. Вежливый, грамотно составленный ответ обязательно будет способствовать созданию подобного впечатления. 1. Обращение Dear Mr, Ms 2. Благодарность за оказанное внимание Thank you for your letter of Спасибо за ваше письмо… We would like to thank you for enquiring about ... Мы хотели бы поблагодарить вас за проявленный интерес… 3. Предоставление требуемой информации We are pleased to enclose ... Мы с удовольствием вкладываем… Enclosed you will find ... В прикрепленном файле вы найдете... We enclose ... Мы прилагаем… 4. Ответ на дополнительные вопросы We would also like to inform you ... Мы также хотели бы сообщить вам о… Regarding your question about ... Относительно вашего вопроса о…   In answer to your question (enquiry) about ... Отвечая на ваш вопрос… 5. Высказывание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество We look forward to ... Мы надеемся hearing from you услышать вас снова   receiving your order получить от вас заказ.   welcoming you as our client (customer) что вы станете нашим клиентом 6. Подпись Помните, когда вы обращаетесь к человеку, имя которого вам не известно, следует писать 'Yours faithfully' и когда имя известно - 'Yours sincerely', Пример ответа на запрос информации Jackson Brothers 3487 23rd Street New York, NY 12009 Kenneth Beare Administrative Director English Learners & Company 2520 Visita Avenue Olympia, WA 98501 September 12, 2000 Dear Mr Beare,   Thank you for your enquiry of 12 September asking for the latest edition of our catalogue. We are pleased to enclose our latest brochure. We would also like to inform you that it is possible to make purchases online at http://jacksonbros.com. We look forward to welcoming you as our customer. Yours sincerely, (Signature) Position

Complaint Letter

Письмо, содержащее жалобу или претензии по качеству приобретенного товара и оказанных услуг, называется Complaint Letter. Основная цель такого письма - передать полную информацию по возникшей проблеме. Письмо также может выступать в качестве официального документа, уведомляющего о необходимости проведения проверки и устранения неполадок.

Письмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д.  Ваша цель – объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания,  условия и сроки устранения проблем.

 Кому адресовать данное письмо?

При приобретении товара или заключении договора, на предоставление услуг, вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все  возникшие  сложности.  Обычно в небольших компаниях эти вопросы решает владелец компании. В организациях среднего уровня – его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов.

Из каких основных частей состоит письмо?

1. Вступление  Name of Contact Person Полное имя адресата ( если известно) Title, if available Company Name Название компании Consumer Complaint Division Отдел по работе с клиентами Street Address City, State, Zip Code Адрес компании

Dear (Contact Person): Обращение

 

2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.  On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction). 1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) ( полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … ( далее указывается другая важная информация о совершенной сделке)

I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section. Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.

I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.

I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning. Я пишу, чтобы выразить недовольство продуктами, полученными сегодня утром.

I am writing to complain about the  quality of the product I purchased on-line from your website. Я пишу, чтобы выразить недовольство качеством продуктов, заказанных на вашем сайте.

I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff. Я пишу в связи с негативным отношением члена вашей компании. 3. Описание возникшей проблемы  Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.). К сожалению, ваш товар ( услуга) не отвечает необходимым требованиям , так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку ( объясняется ситуация: например, прибор плохо работает не качественно, мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено)

The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently. Заказанное оборудование все еще не доставлено, несмотря на то, что я уже звонил вам на прошлой недели и сообщил, что оно требуется немедленно.

To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want—money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents). Для решения проблемы, я был бы благодарен, если вы (указываются ваши требования: вернете деньги, кредит, проведете ремонт, произведете обмен и т.д.) Копии документов прилагаются ( приложите копии квитанции, гарантийный талон, анулированые чеки, контракты и другие документы.)

I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code). Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до ( указывается крайний срок) прежде чем обратиться за помощью в организацию по защите прав потребителей. Свяжитесь со мной по следующему адресу или телефону ( уазывается адрес и номер телефона)

Please deal with this matter urgently.  I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest. Пожалуйста, решите эту проблему немедленно. Я жду вашего ответа не позднее завтрашнего утра.

I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further. Я настаиваю на полном возмещении расходов, иначе я буду вынужден …

Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order. Если я не получу данный товар до конца недели, у меня не будет другого выбора, кроме как аннулировать заказ.

I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience. Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставляет мне серьезные неудобства. 

4. Окончание письма   Yours  sincerely/Yours faithfully 

Your name