Л.3. “Составление и оформление организационно – распорядительных документов”.

Предназначение организационно – распорядительных документов состоит в упорядочении и правильном сопровождении управленческой вертикали и горизонтали организации, т.е., начиная от создания организации, установления её структуры, штатной численности, состава до порядка функционирования и взаимодействия каждого из подразделений, установления правил внутреннего трудового распорядка и исполнения работниками ежедневных обязанностей.

Подразделяются организационно – распорядительные документы на три основные группы:

1. Организационные, к которым относятся уставы, положения, правила, инструкции;

2. Распорядительные, к которым относятся приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;

3. Информационно – справочные, к которым относятся акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные, служебные записки и т.д.

Исходя из информационного содержания выделяются группы документов:

1. Документы по личному составу;

2. Коммерческие документы;

3. Документы по обращениям граждан.

Рассмотрим подробнее организационную группу документов.

Документы этой группы объединены следующими общими чертами:

- готовятся всегда по срокам и последовательности осуществления процедуры процесса;

- всегда утверждаются и только затем начинают применяться по основаниям;

- как правило, относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены;

- являются документами прямого действия и затрагивают взаимосвязанные вопросы;

- диктуются и по форме и по содержанию едиными требованиями к порядку и стилю изложения содержания.

Рассмотрим некоторые из перечисленных выше организационных документов.

Л.4. “Составление и оформление организационно – распорядительных документов” (продолжение).

К наиболее распространённым организационным документам относятся:

1.Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой и общественной деятельности. Оформляются уставы на стандартных листах бумаги. Обязательно содержит:

1.полное или сокращенное наименование организации;

2.наименование вида документа;

3.дату(день утверждения);

4.номер;

5.место издания (город);

6.заголовок к тексту;

7.гриф утверждения;

8.текст;

9.подпись.

Устав утверждает как правило вышестоящий орган (министерство, ведомства, администрации, владельцы фирм, коллективы). Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

2. Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Титульный лист Положения оформляется на бланке организации, на котором указываются:

1.полное официальное наименование организации;

2.наименование вида документа;

3. дата;

4.номер;

5.место составления;

6.заголовок к тексту “Положение об аттестации…”;

7.гриф утверждения;

8.текст;

9.подпись разработчика;

10.печать (при необходимости);

11.виды согласования.

Инструкция по виду деятельности – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организации.

Инструкции могут издаваться органами государственного управления, отраслевым органом управления, муниципальным органом управления, руководством организации. Инструкции бывают двух видов: типовые, которые разрабатываются для однотипных организаций, структурных подразделений, и индивидуальные, которые разрабатываются конкретной организацией или структурным подразделением.

Должны содержать:

1. Наименование организации;

2. Наименование вида документа;

3. Дату;

4. Номер;

5. Место составления;

6. Заголовок к тексту;

7. Гриф утверждения;

8. Текст;

9. Подписи составителей;

10. Печать (при необходимости);

11. Визы.

В случае введения инструкции приказом, последняя оформляется как приложение к приказу.

Рассмотрим некоторые наиболее распространенные инструкции:

Должностная инструкция - основной организационный документ, определяющий функции, обязанности и меру ответственности работника при осуществлении им служебной деятельности. Данная инструкция имеет силу юридического документа. Бывает типовая и конкретная.

Типовая разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли используется.

Должностные инструкции составляются по каждой штатной должности, являются обезличенным документом, вручаются работнику под роспись при заключении трудового договора. Должностные инструкции не составляются на руководителей, т.к. их обязанности и их мера ответственности регламентируются Уставом организации.

Должностные инструкции обязательны только для государственных учреждений, но и в коммерческих структурах они могут быть полезны при организации работы.

Наличие должностных инструкций позволяет разрешать некоторые важные вопросы:

• Разрешать трудовые споры внутри организации без привлечения каких – либо государственных органов, например, инспекции труда;

• Равномерно распределять обязанности между работниками с похожими должностными функциями, т.е. избегать дублирования обязанностей;

• Позволяет доказать работодателю, при условии наличия необходимых документов, что работник был либо в соответствии с законом РФ наказан, либо уволен.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

1. Наименование организации, разработавшей инструкцию;

2. Наименование вида документа (Должностная инструкция);

3. Дата и номер;

4. Заголовок к тексту (кому предназначается инструкция);

5. Гриф учреждения;

6. Собственно текст инструкции;

7. Подпись разработчика;

8. При необходимости печать;

9. Визы согласований.

Инструкции следует создавать по определённой схеме, а именно:

Основные задачи.

Основные обязанности.

Права.

Ответственность.

Работник знакомится с должностной инструкцией под роспись и получает второй экземпляр на руки.