1. Регулярні звіти: (10% від часу усієї зустрічі; 3-9 хв.)

2. Спеціальні проекти: (10% від часу усієї зустрічі; 3-9 хв.).

3. Спеціальні теми: максимум-3теми (70% від часу усієї зустрічі; 20-65 хв.).

4. “Три сестри”: вказівки, інформація, похвала (2-5 хв.)

Зустрічі керівників відділів або членів робочої групи

• Ціль - підтримання потоку якісної інформації; організація і координація діяльності компанії.

• Періодичність: 1-2 рази в тиждень

• Тривалість: 30-90 хв.

• Учасники: усі причетні до організації робіт. Максимум 12 осіб.

• Головне правило: відсутність критики.

Заборони:

• Перебивати звітуючого

• Обговорення з ціллю вирішення проблем, що виникли під час наради

• Відволікання, посторонні розмови

У структурі нарад з керівниками відділів або членів робочої групи доцільно передбачати:

1. Звіти: 5-7 хв. На звіт кожного з учасників; 2-3 хв. На запитання після звіту. Структура звіту і відповіді на запитання передбачає:

• Що зроблено мною від минулої зустрічі?

• Які результати були вироблені мною?

• Над чим я/мій відділ буде працювати далі?

2. “Три сестри”: вказівки, інформація, похвала (2-5 хв.)

Зустрічі, присвячені спеціальним темам

• Ціль: вирішення проблем, прийняття ключових рішень, оцінка планів проектів.

• Періодичність: в міру необхідності.

• Тривалість: 30 хв.-2 год., з можливістю наступних зустрічей.

• Учасники: усі, хто впливає і спроможний внести вклад у вирішення проблеми.

• Головні правила: а) “90/10”; б) дотримання якісного процесу прийняття рішень (4 точки)

Заборони:

• Безконтрольні дискусії не за темою

• “Гаряча” негативна взаємодія між учасниками

• Перевищувати ліміт часу, виділений на зустріч

У проведенні нарад, присвячених спеціальним темам доцільно передбачати складові:

1.Підготовка зустрічі.

2.Перша зустріч (пам’ятати про “Три сестри”)

2. Друга зустріч.

3. Дозвіл на виконання плану дій Організаційні/інформаційні зустрічі

• Цілі - швидка організація роботи команди для проведення заходів: сформулювати план дій або надати звіт про результати роботи за короткий проміжок часу.

• Періодичність - коли є необхідність

• Тривалість - 5-10 хв.

• Учасники - співробітники відділу, команди

• Головні правила: а)“90/10”; б)представлення необхідних вказівок для координації роботи

Заборони:

• Безконтрольні дискусії не за темою

• “Гаряча емоційна” негативна взаємодія

У структурі нарад, присвячених спеціальним темам доцільно передбачати:

1. Вказівка.

2. Обговорення.

3. “Три сестри”: вказівки, інформація, похвала (2-5 хв.)

Незаплановані зустрічі всередині структури

• Цілі: 1) вирішення нагальної, але не складної проблеми;

2) відповіді на прості запитання;

3) призначення наступної зустрічі.

• Періодичність - коли є необхідність (звести до мінімуму)

• Тривалість - 5-15 хв. (не більше)

• Учасники - працівник, який попередньо не домовився про зустріч та його керівник

Заборони:

• Тривалість дискусії довше, ніж потрібно для досягнення результатів

• “Гаряча емоційна” негативна взаємодія

У структурі незапланованих внутрішніх нарад доцільно передбачати:

1. Визначення.

2. Вибір.

3. Дія.

Інформаційні точки прийняття рішень

1. Чи є дана ідея такою, що заслуговує розгляду, як потенційний проект або як конкретне вирішення існуючої проблеми?

2. Чи є вся необхідна інформація для вирішення проблеми чи створення нового проекту?

3. Чи є даний проект таким, що заслуговує переходу на стадію розробки плану дій?

4. Чи буде даний проект реалізовуватись компанією?