Область выделения

Вся таблица

Одна строка

Один столбец

Способ выделения

Щелкните на таблице и затем – на маркере перемещения в ле-вом верхнем углу таблицы

Щелкните левее начала строки, вне таблицы

Двойной щелчок по левой границе таблицы напротив строки (курсор в виде черной стрелки)

Щелчок по верхней границе таблицы напротив столбца (кур-

7

Область выделения

Одна ячейка

Способ выделения

сор в виде черной стрелки)

Щелчок по левой границе нужной ячейки (курсор в виде чер-ной стрелки)

Несколько ячеек, строк или столбцов

Поставьте курсор в один элемент и перетащите указатель мыши на остальные

Кроме того, можно воспользоваться кнопкой Выделить, расположенной на ленте Макет контекстного инструмента Работа с таблицами.

Рис. 9. Выделение ячеек

Форматирование данных

Для выполнения форматирования данных (распределение данных, измене-ние направления текста, добавление границ или заливки и т.д.) используются команды с контекстных вкладок Конструктор и Макет (Рис. 7).

Все те же операции можно выполнить через контекстное меню если поста-вить курсор в любую ячейку таблицы и нажать правую клавишу мыши.

Рис. 10. Команды для форматирования данных в таблице

Перед тем как форматировать текст в ячейках таблицы, их надо предвари-тельно выделить. Само же форматирование текста в выделенных ячейках табли-цы ничем не отличается от форматирования обычного текста документа.

Word 2007 представляет большой выбор уже готовых вариантов формати-рования таблиц. Все они расположены на панели Стили таблиц. (Рис. 11).

8

Рис. 11. Коллекция стилей таблиц

Панель Параметры таблиц позволяет устанавливать дополнительные па-раметры форматирования в дополнение к уже готовым стилям

Для доступа к дополнительным параметрам настройки служит кнопка Фор-мат.

Для настроек границ таблицы служит кнопка Границы (Рис. 12). Из ее кон-текстного меню можно выбрать различные типы границ.

Рис. 12. Меню Границы таблицы

При помощи кнопки Заливка можно изменить цвет заливки ячеек таблицы.

Сортировка данных

Сортировка - расположение строк в таблице в определенном порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки по данным какого-либо одного или не-скольких столбцов. Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При сортировке строка заголовков столбцов обычно не сортиру-

9

ются вместе с остальными строками, но сортируемая таблица может и не иметь заголовков столбцов. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки столбца.

Установить курсор в том столбце, по которому будет производиться сорти-ровка и нажать кнопку "Сортировка" во вкладке Главная или Макет на панели Данные (Рис. 13).

Рис. 13. Панель Данные

В появившемся диалоговом окне Сортировка при необходимости ввести дополнительные параметры сортировки (Рис. 14).

Рис. 14. Диалоговое окно Сортировка

Вычисления в таблицах

В таблицах Word можно выполнять несложные вычисления с использовани-ем формул. Для этого установить курсор в ячейку, в которой требуется получить результат вычисления. Во вкладке Макет в группе Данные нажать кнопку Формула. В окне Формула в поле Формула ввести формулу (Рис. 15).

Рис. 15. Диалоговое окно Формула

10

Формула начинается со знака = (равно) и может содержать адреса ячеек, операторы (знаки действий) и функции. При желании в списке поля Формат числа можно выбрать числовой результата вычисления (числовой с разделите-лем разрядов, денежный, процентный).

В Word 2007 можно использовать 18 функций. Их можно вводить с клавиа-туры или выбрать в раскрывающемся списке Вставить функцию. Наиболее час-то используют функции:

ABS( ) - абсолютное значение; AVERAGE( ) - среднее значение; MIN( ) - наименьшее значение; MAX( ) - наибольшее значение; SUM( ) - сумма.

В круглых скобках записывается аргумент функции. Аргументом может быть число, адрес ячейки или диапазон ячеек, имя закладки, функция. Если в формуле присутствует слово ABOVE, например, =SUM(ABOVE), то оно озна-чает выбор значений из диапазона ячеек, расположенных выше ячейки, в кото-рой находится формула. При изменении данных результат вычислений автома-тически не меняется, для этого надо выделить результат, правой клавишей от-крыть контекстное меню и выбрать Обновить поле.

ДИАГРАММЫ В WORD

Диаграммы служат для графического представления данных таблицы. При создании диаграммы на основе выделенных в таблице ячеек MS Word использу-ет значение величин таблицы и представляет их на диаграмме в виде элементов, которые могут быть изображены полосами, линиями, столбцами, секторами, точками и в иной форме.

Создание диаграмм Для создания диаграммы необходимо:

1. Установить курсор в место, куда нужно вставить диаграмму.

2. Перейти на вкладку Вставка, в группе Иллюстрации нажать кнопку Диа-грамма.

3. В появившемся окне Вставка диаграммы выбрать в списке слева тип диа-граммы, а в списке справа — вид диаграммы указанного типа (Рис. 16).

11

Рис. 16. Диалоговое окно Вставка диаграммы

В документе появится диаграмма и откроется окно Excel c таблицей для ввода данных(Рис. 17). В эту таблицу необходимо ввести числовые значения и пояснения к ним. Чтобы изменения, внесенные в ячейку таблицы данных, ото-бразились на диаграмме, необходимо нажать клавишу Enter.

Рис. 17. Диаграмма и таблица данных

После ввода данных необходимо закрыть окно Exсel. В документе появится только что построенная диаграмма. При построении диаграммы этим способом никакие исходные данные не используются. Таблица, которая открывается в Ex-cel содержит произвольные данные, которые необходимо менять вручную.

Если уже в Word уже имеется таблица с данными, то можно построить диа-грамму по уже имеющимся данным.

Первый способ: Скопировать таблицу в Excel, построить там диаграмму, скопировать готовую диаграмму обратно в Word.

Второй способ: Выделить всю таблицу или ее часть. Воспользоваться над-стройкой Microsoft Graph (Вставка Объект Объект… Диаграмма

12

Microsoft Graph). После запуска Microsoft Graph будет создана диаграмма, ос-нованная на содержимом выделенной таблицы (части таблицы).

Вместе с диаграммой на экране отобразится таблица данных (таблица, на основе которой была создана диаграмма). Если диаграмма создавалась без пред-варительного выделения таблицы или ее элементов, то на экране появится стан-дартная таблица данных и диаграмма. При необходимости можно менять данные в таблице данных, что автоматически приведет к изменению диаграммы.

Редактирование информации в диаграмме

При вставке диаграммы на ленте появятся контекстные вкладки для работы с диаграммой - Работа с диаграммами (Конструктор, Макет и Формат) (Рис. 18).

Рис. 18. Контекстные вкладки Работа с диаграммами

Лента Конструктор состоит из четырех панелей: Тип, Данные, Макеты диаграмм, Стили диаграмм. Основные операции, выполняемые этими инстру-ментами: изменение вида диаграммы, ее данных и стиля.

Лента Макет содержит инструменты для изменения формата и типа диа-граммы.

Лента Формат содержит инструменты для придания диаграмме оконча-тельного вида.

При построении таблицы с помощью Microsoft Graph появится дополни-тельное меню для редактирования диаграмм.

ФОРМУЛЫ

На ленте Вставка расположена панель Символы, содержащая две кнопки: Формула и Символы (Рис. 19).

13

Рис.19. Панель Символы

Для того чтобы вставить в текст символ или специальный знак: установить текстовый курсор в нужное место;

открыть диалоговое окно Символ (Вставка → Символы → Другие сим-волы) (Рис.20);

выбрать нужный символ и нажать кнопку Вставить.

Рис.20. Диалоговое окно Символ

Кнопка Формулы содержит раскрывающееся меню, в котором представле-ны наиболее часто употребляемые формулы (Рис.21.).

Для вставки готовой формулы необходимо: поставить курсор в требуемое место;

нажать кнопку Формула (Вставка Символы Формула); выбрать наиболее подходящий шаблон.

14

Рис. 21 Меню Формулы

В нижней части меню находится кнопка Вставить новую формулу, которая открывает ленту Конструктора меню Работа с формулами (Рис.22.).

Рис.22. Меню Работа с формулами

Лента содержит меню Сервис, в котором открывается окно тонкой на-стройки параметров формул для вставки их в документ

Для создания новой формулы необходимо: поставить курсор в требуемое место;

нажать кнопку Вставить новую формулу (Вставка Символы Фор-мула Вставить новую формулу). В месте курсора будет добавлено поле для ввода и редактирования формулы (Рис. 23).

Рис. 23. Поле ввода и редактирования формулы

Откроется контекстная вкладка Конструктор Работа с формулами, включающая в себя инструменты редактирования, которые сгруппированы в три группы: сервис, символы и структуры (Рис. 24). В группе Сервис, находятся встроенные шаблоны.

15

Рис. 24. Контекстная вкладка Работа с формулами

В группе Символы, находятся кнопки добавления в формулу различных символов.

В группе Структуры собраны инструменты управления структурой форму-лы.

Для выбора варианта написания необходимо вызвать раскрывающееся ме-ню выбранной формулы (Рис.25.).

Рис. 25 Раскрывающееся меню формулы

Работа с панелью символов аналогична работе с формулами, если нужного символа нет в раскрывающемся списке ( или необходима настройка символов), то можно вызвать меню Символы (Рис.26).

16

Рис. 26. Диалоговое окно Символ

Для завершения работы с формулой нужно щелкнуть мышкой в любом мес-те документа, за границами области редактирования формулы. Редактор формул в Word 2007 не совместим с предыдущими версиями. Если необходимо вставить формулы, которые будут отображаться в Word 2003, то надо воспользоваться старым редактором формул, который тоже встроен в Word 2007 (Вставка Текст Объект Объект… Microsoft Equation 3.0).