3.5.2.2. Розробка особових звітів

Якщо звіти, що створюються за замовчуванням або з допомогою Мастера отчетов, не задовольняють потреби користувача, їх створюють вручну. Можна відкрити порожній звіт і додати в нього поля, верхні та нижні колонтитули, визначити засіб групування і встановити атрибути форматування. Наведемо послідовність створення звіту вручну.

У вікні бази даних виберіть вкладення Отчеты (Reports) і клацніть мишкою на кнопці Создать (New). Після цього з'явиться діалогове вікно (див. рис. 3.21) Новый отчет (New Report).

В списку, розміщеному в діалоговому вікні праворуч, клацніть мишкою на пункті Конструктор (Design View). В списку, розміщеному внизу діалогового вікна, виберіть таблицю (або запит), дані з якої будуть використовуватися в звіті.

Клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб відкрити діалогове вікно Конструктор (Design View) (рис. 3.28).

Рис. 3.28. Порожній звіт, відкритий у вікні Конструктор

Помістіть у звіт поля, текстові мітки, рисунки та інші елементи.

Додайте потрібні розділи для сортування або групування в звіті.

Виконайте команду Файл та її опцію Сохранить (File Ю Save) для збереження створеного звіту.

Якщо користувач хоче модифікувати раніше створений звіт, то, відкривши його у вікні Конструктор, виберіть його у вкладенні Отчеты (Reports) вікна бази даних і клацніть мишкою на кнопці Конструктор (Design).

Звіт розробляється у вікні Конструктор, відтвореному на рис. 3.28. Це вікно можна розглядати як область для малювання, де візуально створюється структура звіту (тобто в ньому розміщуються і прив'язуються до полів вихідних таблиць або запитів елементи управління, додаються лінії або рисунки і змінюються додані елементи управління).

За замовчуванням кожний звіт, що створюється, вміщує розділи Верхний колонтитул (Раge Header), Нижний колонтитул (Page Footer) і Область данных (Detail). (Розділи колонтитулів можна видалити, якщо виконати команду Вид та її опцію Колонтитулы (View Ю Page Header/Footer).) Крім того, звіти можуть вміщувати необов'язкові розділи Заголовок отчета (Repot Header), Примечания отчета (Repot Footer) і Заголовок группы (Group Вand).

Розділ Верхний колонтитул (Раде Header Band) з'являється зверху кожної сторінки. Він може вміщувати назви граф звіту табличного виду. Відповідно poздiл Hижний колонтитул (Pаде Footer Band) з'являється знизу кожної сторінки і звичайно вміщує номери сторінок.

Розділ Заголовок отчета (Repot Header Band) є необов'язковим, і вміщує інформацію, що з'являється тільки один раз - на початку звіту. (Звичайно він вміщує логотип установи, назву звіту і дату його друкування.)

Рoздiл Примечания отчета (Repot Footer Band) аналогічний розділу Заголовок отчета (Repot Header Band), але друкується один раз в кінці звіту. (Звичайно він використовується для розміщення підсумкових значень.)

Розділ Данные (Detail Band) вміщує основну частину даних, які необхідно подати у звіті. Елементи управління, розміщені в цьому розділі, з'являються для кожного запису, який вибрано з БД.

Розділ Заголовок группы (Group Band) - необов'язковий розділ, який з'являється на початку кожної групи записів. При додаванні розділу Заголовок группы (Group Band) вказується засіб групування даних у звіті за цим заголовком.

Примітка. Розміри розділів змінити дуже просто: встановіть курсор мишки на рамку розділу (він набере форми двонапрямленої стрілки) і, натиснувши кнопку мишки, перетягніть рамку вверх або вниз.