9.3. Организационные аспекты в деятельности муниципальных

органов управления

Организацию деятельности администрации города (района) по достижению запланированных целей обеспечивают ее структурные подразделения (комитеты, отделы, управления) в соответствии со своим профилем. Именно структурные подразделения администрации:

-организуют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений по профилю своей деятельности;

-осуществляют сбор информации, анализ состояния социально-экономической и экологической ситуации в пределах муниципального образования;

-готовят справочно-информационные и аналитические материалы, необходимые для эффективной деятельности администрации;

-по поручению главы администрации (мэра) или по собственной инициативе готовят проекты постановлений;

-осуществляют юридическую и иные виды экспертизы проектов постановлений главы администрации (мэра) по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты;

-обеспечивают главу администрации (мэра) консультациями специалистов;

-принимают меры по организационному и материально-техническому обеспечению мероприятий, проводимых главой администрации (мэром);

-осуществляют иные мероприятия по поручению главы администрации (мэра).

Деятельность администрации (района, города) организуется в соответствии с ее компетенцией, закрепленной соответствующими законодательными актами, и регламентом, который разрабатывается администрацией и утверждается ее главой.

Один из важнейших механизмов обеспечения оперативного управления работой администрации - еженедельные совещания у главы администрации, на которых подводятся итоги работы за прошедшую неделю и намечаются задачи на следующую. Аналогичные совещания, но в другое время, проводят заместители главы администрации, руководители комитетов, управлений и отделов.

Другой важный элемент в организации деятельности администрации - коллегия при главе администрации.

В состав коллегии, как правило, входят по должности: глава администрации (председатель коллегии), его первые заместители, управляющий делами, начальник управления внутренних дел города (района).

Кроме того, в состав коллегии могут входить руководители предприятий, организаций и учреждений, расположенных на территории муниципального образования, а также высококвалифицированные специалисты отдельных сфер муниципального управления. Участие последних, фактически выполняющих функции консультантов, имеет принципиальное значение. Такие «внешние» члены коллегии обеспечивают не только более высокий профессиональный уровень рассмотрения тех или иных вопросов, но и в силу их административной независимости обеспечивают более объективный анализ проблем, стоящих перед муниципальным образованием, и путей их решения. В какой-то мере функции таких членов коллегии сходны с функциями «внешних членов» советов директоров крупных корпораций.

Помимо постоянных членов, на заседания коллегии, как правило, приглашаются руководители предприятий, организаций и учреждений, эксперты, представители общественных организаций и др., заинтересованные в решении той или иной проблемы, обсуждаемой на коллегии.

В отличие от еженедельных оперативных совещаний заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. Однако главное отличие заключается не в этом, а в том, что на коллегии рассматриваются вопросы, имеющие комплексный характер, а именно:

-проекты городского бюджета и его исполнения;

-программы социально-экономического развития муниципального образования;

-предложения к планам и программам, принимаемым органами власти и управления субъекта федерации и затрагивающим интересы муниципального образования;

-проекты договоров на поставку и приобретение продукции за счет средств бюджета или иных средств, имеющихся в распоряжении администрации;

-программы по охране окружающей среды, вопросы строительства и реконструкции природоохранительных объектов;

-рассмотрение вопросов, связанных с деятельностью структурных подразделений администрации;

-предложения о размещении, развитии и специализации предприятий и организаций различных форм собственности, деятельность которых имеет жизненно важное значение для муниципального образования в целом;

-сложные (неординарные) ситуации, возникающие в муниципальном образовании.

Естественно, что приведенный перечень вопросов, которые целесообразно выносить на коллегию, не претендует на исчерпывающую полноту. Специфические условия конкретного муниципального образования могут внести определенные изменения в приведенный выше «типовой» набор вопросов, выносимых на рассмотрение коллегии.

Работа коллегии при главе администрации организуется следующим образом:

-проекты постановлений, вносимые на рассмотрение коллегии, приложения, справочно-аналитическая информация к ним представляются структурными подразделениями администрации управляющему делами не позднее, чем за 7 дней до заседания коллегии;

-члены коллегии и лица, приглашенные на заседание коллегии, извещаются информационно-методическим центром и структурными подразделениями, готовящими вопрос на коллегию, не позднее, чем за 2 - 3 дня до заседания коллегии;

-состав лиц, вызываемых на заседание коллегии для участия в рассмотрении того или иного конкретного вопроса, определяется руководителями структурных подразделений администрации, готовящих вопрос на коллегию. Списки приглашенных на заседание коллегии согласовываются с председательствующим коллегии.

Еще одним механизмом организации деятельности администрации муниципального образования являются совещания, семинары и другие массовые мероприятия с участием работников администрации, которые проводятся по календарному плану, утвержденному главой администрации или с разрешения главы и его заместителей.

Структурные подразделения администрации, как правило, не позднее 25 числа каждого месяца представляют в управление делами свои планы на предстоящий месяц. Информационно-методический центр обобщает эти предложения и не позднее 30 числа каждого месяца представляет календарный план основных мероприятий на утверждение.

Как правило, вопросы, выносимые на такого рода совещания и семинары, имеют отношение к деятельности нескольких структурных подразделений и имеют целью координацию деятельности этих структурных подразделении.

Проведение семинаров обычно имеет целью не столько обеспечение координации, сколько обучение сотрудников двух и более структурных подразделений администрации новым формам и методам управленческой деятельности. По этой причине к работе семинаров целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и исследовательских организаций.

Характерной особенностью проведения семинаров является то, что они в отличие от коллегии, а тем более от оперативных совещаний менее формализованы и в большей мере ориентированы на свободный обмен мнениями по тем или иным вопросам, вынесенным на обсуждение участников семинаров.

Контроль за исполнением распорядительных документов в администрации, ее структурных подразделениях осуществляется главой администрации, его заместителями и контрольным управлением в соответствии с Положением об организации контроля за исполнением документов в аппарате администрации и ее структурных подразделениях. Особую роль в осуществлении функции контроля играет контрольное управление, в обязанности которого входит организация систематических проверок деятельности отдельных структурных подразделений администрации, их анализ и представление предложений по совершенствованию работы аппарата главе администрации и его заместителям.

Кроме того, администрация через главу администрации и его заместителей, контрольное управление и юридический отдел осуществляет контроль за деятельностью подотчетных ей органов государственного управления, предприятий, организаций и учреждений, находящихся в муниципальной собственности.