Тема 2. Требования к оформлению управленческих документов: гост 6.30-2003

Требования к оформлению документов

Наиболее общие правила изготовления документов и оформления отдельных реквизитов описываются в государственных стандартах.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает:

• состав реквизитов (отдельных элементов) документов;

• требования к оформлению реквизитов документов;

• требования к бланкам и оформлению документов;

Несмотря на то, что ГОСТ Р 6.30-2003 регламентирует оформление документов, принадлежащих только к системе организационно-распорядительной документации (приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), правила и требования, заложенные в стандарте, носят универсальный характер и могут применяться для оформления других документов.

Формат бумаги, размеры полей, нумерация страниц

Официальные документы изготавливают на бумаге стандартных форматов:

• формат А3 (297 ´ 420) применяется для оформления больших таблиц, схем, диаграмм, чертежей и др.

• форматы А4 (210 ´ 297) и А5 (148 ´ 210) – для оформления приказов, деловых писем, справок и другой организационно-распорядительной документации.

Размеры полей:

левое – не менее 20 до 35 мм – предназначено для подшивки документов;

верхнее – не менее 20 мм – предназначено для указания номера страницы в многостраничных документах;

правое и нижнее – не менее 10 мм – оставляют на случай износа бумаги.

Поля второй и последующих страниц многостраничных документов должны быть одинаковыми для данного документа.

В многостраничных документах все страницы, кроме первой, нумеруются. Номер страницы располагают на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края бумаги. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница» и знаков тире.

Реквизиты документов

Максимальное число реквизитов, которые используются при создании, обработке или получении официальных документов, – 30:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственных регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – печать;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Набор реквизитов при подготовке различных документов или при создании документов одного и того же наименования, но в различных управленческих ситуациях может быть разным.

Кроме того, все реквизиты можно разделить на постоянные, которые в обязательном порядке повторяются на бланках документов определенного наименования, и переменные, использующиеся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав и содержание переменных реквизитов изменяется для разных документов одного и того же наименования.

Оформление реквизитов,

используемых в документах учреждений

Эмблема организации

Помещают на бланках учреждения в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема относится к постоянным реквизитам, располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы на одном уровне с наименованием организации.

Код организации

Проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), включает 8 знаков. Также входит в число постоянных реквизитов.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН/КПП

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы

Проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации – ОКУД.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Код состоит из 7 знаков и контрольного числа (КЧ).

Приведем коды с контрольными числами тех форм документов, которые могут встречаться в делопроизводстве образовательных учреждений.

Код	КЧ	Наименование формы
0200000	2	Унифицированная система организационно-распорядительной документации
0211000	0	Документация по созданию организации, предприятия
0211031	3	Договор об аренде
0211071	5	Заявление на государственную регистрацию
0211072	1	Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
0211101	1	Письмо об изготовлении печати, штампа
0211111	7	Положение о структурном подразделении
0211151	9	Приказ о создании предприятия
0211161	4	Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании
0211191	0	Свидетельство о регистрации
0211231	2	Устав
0211241	8	Учредительный договор
0251000	1	Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия
0251121	3	Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности
0251151	1	Приказ по вопросам основной деятельности
0251152	6	Приказ о распределении обязанностей между руководством
0251161	5	Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности
0252000	5	Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия
0252031	8	Договор на производство работ (оказание услуг)
0252051	9	Должностная инструкция
0252111	1	Положение о структурном подразделении
0252131	2	Правила внутреннего трудового распорядка
0252211	6	Структура и штатная численность
0252251	8	Штатное расписание
0253000	9	Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия
0253011	0	Акт по вопросам основной деятельности
0253101	2	Письмо по вопросам основной деятельности
0253201	4	Справка по вопросам основной и кадровой деятельности
0281000	0	Документация по приему на работу
0281071	4	Заявление о приеме на работу
0281081	6	Контракт о назначении на должность
0281151	8	Приказ о приеме на работу
0281161	3	Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
0282000	3	Документация по переводу на другую работу
0282071	8	Заявление о переводе на другую работу
0282141	6	Представление о переводе на другую работу
0282151	1	Приказ о переводе на другую работу
0283000	7	Документация по увольнению с работы
0283071	1	Заявление об увольнении
0283151	5	Приказ об увольнении
0283161	0	Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
0284000	0	Документация по оформлению отпусков
0284021	8	График отпусков
0284071	5	Заявление о предоставлении отпуска
0284151	9	Приказ о предоставлении отпуска
0285000	4	Документация по оформлению поощрений
0285141	7	Представление о поощрении
0285151	2	Приказ о поощрении
0285161	8	Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
0286000	8	Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
0286041	6	Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286091	3	Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286151	6	Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
0286161	1	Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

Наименование организации

Соответствует наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно также закреплено в учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Наименование организации – постоянный реквизит, используемый при изготовлении всех организационно-распорядительных документов.

Справочные данные об организации

Обязательно указывать в справочных данных почтовый адрес и номера телефонов. Другие сведения об учреждении (номера факсов, адрес электронной почты, банковские реквизиты и др.) указываются при необходимости и по усмотрению организации.

Этот реквизит располагают после реквизита «Наименование организации».

Наименование вида документа

Должно соответствовать видам документов, предусмотренным унифицированной системой организационно-распорядительной документации и включенным в Общероссийский классификатор управленческой документации. Наименование вида документа регламентируется уставом учреждения. В состав организационно-распорядительной документации на основании приказа или другого нормативного документа, изданного руководителем учреждения, могут быть включены, кроме обозначенных в ГОСТе постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем, и другие документы, например, положение, инструкция, договор и т.д.

Наименование вида документа – постоянный реквизит, используемый на бланках конкретного вида документа.

В письме наименование вида документа не указывается.

Дата документа

Для протокола датой считается дата заседания (принятия решения), для акта – дата события, для приказов, писем, справок и др. – дата подписания или утверждения.

Дата может оформляться либо арабскими цифрами: две цифры дня месяца, две цифры месяца, четыре цифры года: 25.04.2002; либо словесно-цифровым способом: 25 апреля 2002 г. Допускается оформление даты цифровым способом в последовательности: год, месяц, день месяца: 2002.04.25.

Регистрационный номер документа

Присваивается каждому документу при его регистрации в соответствии с принятой системой работы с документами. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в пределах календарного года, который можно дополнять индексом по номенклатуре дел, информацией об исполнителях и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

При оформлении ответного документа указывается регистрационный номер и дата документа-запроса:

На № ____________ от ______________

Место составления или издания документа

Указывают, если его сложно определить по наименованию организации или по справочным данным о ней. Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает только общепринятые сокращения.

Адресат

Адресатами могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организациям, структурным подразделениям указывают их наименование в именительном падеже:

ООО «Алиот»

Отдел планирования

При направлении документа должностному лицу его должность указывают в дательном падеже после наименования организации и структурного подразделения:

ООО «Алиот»

Отдел планирования

Главному менеджеру

В.Н.Соколову

Должность и фамилия получателя указываются в том случае, если известно, кто именно занимается вопросом, содержащимся в тексте документа.

Допускается включать наименование организации в название должности адресата:

Директору ТД «Атлант»

Л.И.Замятину

В состав реквизита «Адресат» может быть включен почтовый адрес, который оформляют в соответствии с Почтовыми правилами.

При адресовании документа организации почтовый адрес указывают после наименования организации и должностного лица:

Школа № 360

Директору В.В.Кислицыной

ул. Бухарестская, д. 5

Санкт-Петербург

192102

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес не указывают.

Документ может адресоваться физическому лицу, в этом случае сначала указывается почтовый адрес, а затем инициалы и фамилия получателя в дательном падеже:

Лиговский пр., д.200, кв. 25

Санкт-Петербург

192002

П.М. Алексееву

При рассылке документа в несколько организаций или нескольким должностным лицам допускается указывать на документе не более четырех адресатов, при этом слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится. В случае большего количества адресатов составляется список рассылки.

При оформлении реквизита «адресат» все элементы обычно размещаются «флаговым методом»: с новой строки от одной вертикали. Допускается также центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке:

Комитет по образованию

Отдел международных связей

Гриф утверждения документа

Документы утверждаются должностными лицами или специально издаваемыми документами. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Сатурн»

Личная подпись В.С. Кочетков

14.10.2001

В этом реквизите, как и в адресате, допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Сатурн»

Личная подпись В.С. Кочетков

14.10.2001

При утверждении документа приказом, протоколом и др. гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕН

Протоколом общего собрания

трудового коллектива от 28.08.2001 № 3

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция

Этот реквизит пишется на документе соответствующим должностным лицом (обычно руководителем) и включает: фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись должностного лица, дату:

Е.С.Фадеевой

О.Л.Соминой

Подготовить проект договора

к 18.09.2002

Личная подпись

10.09.2002

Ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия написана первой.

Резолюция располагается на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа и должен согласоваться с наименованием вида документа.

Заголовок к тексту приказа, письма, справки обычно отвечает на вопрос «О чем?»:

О приеме на работу

Об оказании материальной помощи

Заголовком к тесту протокола является наименование коллегиального органа, заседание которого протоколируется:

общего собрания трудового коллектива

Для такого документа, как должностная инструкция, заголовком к тексту считается наименование должности:

менеджера по персоналу

Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк, напечатанных через 1 интервал. Применение реквизита «Заголовок к тексту» обязательно для всех документов оформленных на бумаге формата А4. На документах, оформленных на бумаге формата А5, этот реквизит можно не использовать.

Отметка о контроле

Проставляется на документах, исполнение которых поставлено на контроль. Для оформления этого реквизита обычно используют штамп «Контроль» или «К», которые проставляются около заголовка к тексту.

Текст документа

Текст – реквизит, ради которого создается любой документ. Именно в тексте фиксируют информацию, которой необходимо придать юридическую силу.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Подробнее об оформлении текста говорится далее.

Отметка о наличии приложения

Если приложение упоминается в тексте документа, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 с. в 2 экз.

При наличии приложения, не упомянутого в тексте, указывают его наименование, количество страниц и количество экземпляров. Если приложений несколько, их нумеруют:

Приложения. 1. Проект договора – на 4 с. в 2 экз.

Если приложение сброшюровано, количество страниц не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера:

Приложение 2

к приказу директора ТФ «Вояж»

от 24.05.2001 № 114

Нумерация страниц основного документа и приложений общая (например, если текст приказа занимает две страницы, то первая страница приложения к нему будет иметь номер три).

Подпись

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен не на бланке, сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи:

Предизент ОАО «РЖД» Личная подпись В.Е.Сорокин

или

Директор Личная подпись В.Е.Сорокин

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор Личная подпись В.Е.Сорокин

Главный бухгалтер Личная подпись Т.И. Захарова

При подписании документа лицами разных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Президент ООО «Семейный отдых» Директор школы № 360

Личная подпись В.Е.Сорокин Личная подпись К.Л.Розова

Документ может быть подписан исполняющим обязанности руководителя с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», косую черту или надпись от руки «Зам» перед наименованием должности.

Гриф согласования документа

Оформляется обычно при согласовании документа с внешними организациями, состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

Личная подпись Л.В.Орлов

25.01.2000

Кроме того, гриф согласования можно оформлять ссылкой на другой документ:

СОГЛАСОВАНО

Протокол общего собрания

трудового коллектива

от 21.05.2001 № 4

Чаще всего гриф согласования располагают после текста документа и подписи.

Визы согласования документа

Используют для внутреннего и внешнего согласования документов и ознакомления с ними. Данный реквизит состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, расшифровки подписи, даты визирования:

Председатель

профсоюзного комитета

Личная подпись Д.Б.Васина

12.09.2001

Визу ознакомления, то есть подтверждение факта доведения документа до сведения работников оформляют следующим образом:

С приказом ознакомлен

Личная подпись Е.А.Степанова

27.08.2001

Визу согласования располагают после реквизита «Подпись».

Печать

Заверяет подлинность подписи должностного лица.

Отметка о заверении копии документа

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения:

Верно

Менеджер Личная подпись О.А. Калинина

15.09.2001

Допускается заверять копию документа печатью.

Отметка об исполнителе (26)

Включает фамилию исполнителя и номер его телефона. В последнее время принято указывать фамилию, имя и отчество исполнителя. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу:

Орлова

356 62 64

или

Орлова Екатерина Борисовна

356 62 64

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Состоит из: ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, при отсутствии документа – краткие сведения об исполнении; слов «В дело»; номера дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении должна быть подписана и датирована исполнителем.

Отметка о поступлении документа

Содержит порядковый номер документа по журналу входящих документов и дату поступления. Допускается при оформлении отметки о поступлении документа использовать штамп.

Идентификатор электронной копии документа

Оформляется при использовании системы компьютерного делопроизводства.

Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Болгария \ Семейный тур \ Июнь.doc

Бланки: общие, конкретного вида документа

Бланком документа называется лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Эти постоянные реквизиты призваны идентифицировать автора документа.

Применение бланков сокращает время изготовления документов, придает массиву документов аккуратный вид, упрощает процесс обработки документов.

Бланки изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

К реквизитам, используемым на бланках образовательных учреждений, относятся: эмблема организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа . Кроме того, на бланках располагают отметки для расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.

Любое учреждение может установить следующие виды бланков:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов включает реквизиты: эмблема организации, наименование организации и используется для изготовления любых видов документов, кроме писем.

Бланк письма включает следующие реквизиты: эмблему организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для расположения даты документа, регистрационного номера документа, ссылки на регистрационный номер и дату документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает реквизиты: эмблему организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа и ограничительные отметки для расположения даты документа, регистрационного номера документа, ссылки на регистрационный номер и дату документа.

Если документ оформляется не на бланке, а на чистом листе бумаги, постоянные реквизиты печатаются на компьютере или пишущей машинке. Постоянные реквизиты можно также наносить резиновым штемпелем.

При организации компьютерного делопроизводства удобнее создать шаблоны как общих бланков, так и бланков писем и конкретных видов документов.

Для некоторых документов (планов, инструкций и т.п.) требуется оформление титульного листа.

На титульный лист выносят следующие реквизиты: код организации, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа, код формы документа, наименование организации, дата документа, место составления или издания документа, наименование документа, гриф утверждения, заголовок к тексту, гриф согласования. На титульном листе могут также располагаться сведения об исполнителях.

Оформление титульных листов отличается некоторыми особенностями: всегда используется продольное расположение реквизитов, грифы утверждения и согласования располагаются выше наименования документа, место издания и дата документа вписываются в одну строку, в качестве даты используется только год создания документа.

Текст документа

Текст управленческого документа – выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. В тексте документа достоверная и аргументированная информация должна быть изложена ясно, убедительно и кратко, при этом содержание документа увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

Способы оформления текста

Текст документа можно оформить в виде связного текста, таблицы, анкеты или соединения этих форм.

Традиционно при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов используют сплошной связный текст.

Обычно связный текст состоит из двух частей. В первой части указывают основания, причины, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, предложения, мнения, просьбы. Даже если текст документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина создания документов, во второй - решение, вывод, просьба.

Однако если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать только заключительную часть:

приказы – распорядительную часть без констатирующей;

письма, заявления – просьбу без пояснения;

справки, докладные записки – только выводы, оценку фактов.

При большом объеме документ целесообразно делить на разделы или главы. В пределах каждого раздела или главы подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами. Номер состоит из номера раздела, подраздела, пункта, которые отделяются друг от друга точками, в конце номера также ставят точку: 2.4.3. (третий пункт четвертого подраздела второго раздела).

Разделы могут иметь содержательные заголовки. В конце заголовка точка не ставится.

Составление текста в виде анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Наименование признаков объекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, а характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков: место рождения (город, поселок и т.п.), образование (среднее, высшее и т.п.), имеете (опыт работы), владеете (иностранными языками), работали, находились и т.п.

Цифровую или словесную информацию о нескольких объектах по ряду признаков целесообразно оформлять в виде таблиц. Таблицы используют для лучшей наглядности и сравнения показателей.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа; подзаголовки должны быть грамматически согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы; подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится, исключением является только написание сокращенных слов.

При включении в документ нескольких таблиц их нумеруют и каждой дают содержательный заголовок. Нумерация таблиц осуществляется арабскими цифрами, она может быть либо сквозная (при небольшом количестве таблиц), либо в пределах раздела. Если в документе одна таблица, ее не нумеруют и слово «Таблица» не пишут. Размещают таблицы сразу после их упоминания в тексте или на следующей странице. При большом количестве таблиц и небольшом объеме текста, можно помещать таблицы по порядку номеров в конце документа.

Таблица 00

Заголовок таблицы

Головка таблицы		Заголовки граф		Заголовки граф
		подзаголовки граф	подзаголовки граф	подзаголовки граф	подзаголовки граф
	1	2	3	4	5
Строки	Заголовки строк
	Заголовки строк
	Боковик	Графы (колонки)

Рис. 10. Порядок графического расположения элементов таблицы

Если таблица печатается более чем на одной странице, выделяют отдельную строку для нумерации граф. На следующих страницах над таблицей пишут слова «Продолжение таблицы…», «Окончание таблицы…» и дублируют только номера граф. При большом количестве граф таблицы допускается повторение заголовков граф.

Продолжение таблицы 00

1	2	3	4	5
Итого

Рис. 11.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей, словесная характеристика – на уровне первой строки. При отсутствии данных в соответствующих графах проставляется прочерк. Повторяющиеся слова в заголовках строк могут быть заменены кавычками (но не комбинацией из знаков тире и кавычек: – « –), повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.

Документы могут включать иллюстрации для наглядности и в дополнение к текстовой информации. Количество иллюстраций определяется содержанием документа и должно быть оптимальным для того, чтобы придать тексту конкретность и ясность, но не перегружать его лишней информацией и не затруднять прочтение документа.

Все иллюстрации (фотографии, схемы, чертежи, диаграммы и пр.) в тексте документа называют рисунками. Рисунки нумеруют последовательно арабскими цифрами и размещают, как и таблицы, сразу после ссылки на них в тексте документа либо на следующей странице. Если документ включает небольшое количество страниц текста и большое число рисунков, можно разместить их по порядку номеров в конце документа.

Язык документа

Для официальных документов средством делового языка является официально-деловой стиль, к особенностям которого относятся: нейтральный тон, ясность и точность изложения, лаконичность, краткость текста.

Официально-деловой стиль, характерный тексту документа, складывается из множества деталей. Эмоциональная окраска, личные, субъективные моменты исчезают при использовании, в основном, простых (как правило, повествовательных, распространенных, полных) предложений; из односоставных активно употребляются только безличные или определенно-личные предложения; вопросительные и восклицательные предложения практически не употребляются. Нейтральный тон достигается также отсутствием просторечных или диалектических слов и оборотов, образной фразеологии.

Кроме того, в деловом языке существуют нормы сочетаемости слов, стандартные обороты речи, которые постоянно воспроизводятся в документах и приобрели устойчивый характер. В текстах документов используются слова только в тех значениях, которые признаются нормами общелитературного словоупотребления, и в значениях, традиционных именно для документов, которые не нарушают их стилистического единообразия.

Ясности и точности изложения, «читаемости» текста способствуют и такие особенности, как: принятая для конкретного документа форма изложения информации; единообразное оформление дат и употребление терминов и сокращений; употребление общепринятых обозначений единиц счета и физических величин; правильно оформленные числительные и знаки препинания и др.

Лаконичность тексту придает тщательно отобранная информация, количество которой должно быть целесообразным для данного документа. Не стоит повторять общеизвестного, загромождать документ деталями, ничего не значащими для описания конкретного управленческого решения.

При составлении текста документа особое внимание следует обращать на стиль высказываний, на целесообразность употребления терминов и профессионализмов, иностранных и заимствованных слов, сокращений, на сочетаемость слов и уместное использование языковых формул, на построение предложений и многое другое.

Продуманно и осторожно следует включать в текст термины, неологизмы и заимствованные слова.

Термины, используемые в тексте, должны быть понятны и автору и адресату, и при необходимости следует раскрыть содержание термина (дать официальное определение термина, расшифровать его словами нейтральной лексики или заменить общепонятным словом или выражением). Употребление терминов, принятых в определенной сфере деятельности, в частности, в образовании, обеспечивает однозначность понимания текста. Однако не стоит путать термины с профессионализмами и, тем более, с профессиональным жаргоном, употребление которых в текстах документов крайне нежелательно.

Неологизмы (слова, обозначающие новые понятия и предметы) используют в документах в том случае, если они стали терминами (например, телефакс). Не следует употреблять неологизмы, если они относятся к словам профессионального жаргона или заменяют понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Использование заимствованных слов целесообразно, когда для обозначения предмета или понятия не существует русского эквивалента. Если эквивалент существует, употреблять заимствованные слова недопустимо (пролонгировать – продлить, анонс – объявление).

В текстах документов не рекомендуется употреблять архаизмы и историзмы, заменяя их современными словами и оборотами (вместо означенный – названный, сего года – этого (текущего) года, настоящим сообщаем – сообщаем).

Также в документах следует избегать тавтологий – повтора однокоренных слов в пределах одного словосочетания: адресовать в адрес, явление проявляется и др.;

и плеоназмов – использования в словосочетаниях избыточных, не нужных с точки зрения смысла слов:

главная суть («суть» - это и есть главное),

20 тыс. р. денег (в рублях исчисляются только деньги),

своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos – сам),

тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от французского nuance – оттенок, тонкое отличие),

март месяц («март» - название месяца) и др.

Однако существуют устоявшиеся, принятые в языке тавтологии и плеоназмы: учащиеся обучаются, реальная действительность и др.

Деловая речь, а тем более, письменная, отличается ограниченной сочетаемостью слов (то есть ограничением возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами). В документах желательно употреблять, например:

передать в управление вместо передать для управления,

осуществлять контроль вместо вести контроль,

вносить предложения вместо давать предложения,

обладать правом вместо владеть правом, и др.

Характерно для деловой речи использование языковых формул, то есть устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде:

Контроль за выполнением приказа возложить на…

Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…

В текстах документов употребляются такие словосочетания, которые в устной речи обычно заменяют глаголом:

оказать содействие вместо посодействовать,

произвести уборку вместо убрать,

провести учет вместо учесть,

оказать поддержку вместо поддержать,

произвести ремонт вместо отремонтировать и др.

В документах ограничено употребление глаголов в личной форме. Изложение информации от первого лица единственного или множественного числа возможно в текстах:

распорядительных документов (приказ, указание, распоряжение) и документов, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка): приказываю, предлагаю, прошу, довожу до сведения;

писем – от первого лица множественного числа: просим предоставить, считаем целесообразным; от первого лица единственного числа: прошу направить, считаю необходимым.

Во всех остальных случаях текст излагают от третьего лица.

В распорядительных документах коллегиальных органов используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа: постановляет, решил.

В протоколах текст излагают от третьего лица множественного числа: слушали, выступили, решили; содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа: высказал, оценил, поддержал.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц (положение, устав, инструкция, правила), или содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа: фирма реализует, ООО «Кратон» осуществляет, главный менеджер имеет право, комиссия установила, в состав попечительского совета входят.

В письмах также возможно изложение текста от третьего лица единственного числа: фирма не возражает, возьмет на себя.

В текстах документов допускаются общепринятые сокращения, а также сокращения, оговоренные в нормативных документах.

Различают два вида сокращений:

графические – применяемые в письменной речи сокращенные обозначения слов: экз., шт., т.д., др.;

лексические (аббревиатуры) – сложносокращенные слова: ЗАО, ООО и т.п.

К графическим сокращениям относятся названия единиц измерения (при цифрах):

грамм – г,

килограмм – кг,

метр – м,

секунда – с, и др.

Существуют и другие общепринятые графические сокращения:

год – г. (при цифрах);

годы – гг. (при цифрах);

город – г. (при названии; перед указанием столиц и городов, в названии которых имеется слово «город» (Волгоград, Новгород) сокращение г. не ставится),

господин – г-н (при фамилии);

дом – д. (при цифрах);

доцент – доц. (при фамилии);

другой (другие) – др.;

и так далее – и т.д.;

и тому подобное – и т.п.;

копейка – к., коп. (при цифрах);

миллиард – млрд (при цифрах);

миллион – млн (при цифрах);

миллион рублей – млн. р. (при цифрах);

область – обл. (при названии);

подпункт – подп. (при цифрах);

пункт – п. (при цифрах);

пункты – пп. (при цифрах);

раздел – разд. (при цифрах);

район – р-н (при названии);

рисунок – рис. (при цифрах);

рубль – р., руб. (при цифрах);

смотри – см.;

таблица – табл. (при цифрах);

тысяча – тыс. (при цифрах);

тысяча рублей – тыс. р. (при цифрах).

Не допускаются сокращения: ед. изм. – единица измерения; напр. – например, п/упр. – под управлением, т.н. – так называемый, т.о. – таким образом.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что они не должны оканчиваться на гласную.

Аббревиатуры, в отличие от графических сокращений, функционируют как самостоятельные слова и правила их написания зависят от типа (способа образования) аббревиатуры.

Сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие, пишутся заглавными буквами, если они являются обозначением имени собственного или нарицательного: РЭУ, ГОСТ, МЧС, РАО; и строчными, если принадлежат к родовым наименованиям: роно, вуз.

Аббревиатуры, образованные из слогов или частей слов, пишутся с заглавной буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий: Мострансагентство и др.

Общепринятые графические сокращения, а также лексические сокращения, принятые в среде авторов, пользователей и получателей документов, не расшифровывают. При адресовании писем следует приводить название учреждения, предприятия в том виде, в котором оно дано в его документах. Можно использовать сокращения, принятые в конкретном документе. При первом упоминании слово или словосочетание пишется полностью, а в скобках указывается сокращение, принятое в документе. Не допускается сокращать одно и то же слово в пределах документа по-разному или писать в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

Основной принцип сокращения слов состоит в том, что они не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию.

Основное требование к выбору способа оформления даты – все даты в тексте документа должны быть оформлены одним способом.

В текстах документов применяют уже описанные выше способы оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является более экономичным, так как сокращает длину написания даты. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами без пробелов, без переносов в последовательности: число, месяц, год, например: 01.10.2001. После цифрового обозначения даты сокращение «г.» не употребляется.

Словесно-цифровой способ используют обычно при оформлении документов, содержащих сведения финансового характера: 01 октября 2001 года или 01 октября 2001 г.

Обозначение периода времени, начинающегося в одном году и заканчивающегося в следующем, оформляется таким образом: 1999/2000 учебный год. Длительный период времени обозначается так: 2000–2004 гг.

Если при обозначении времени в тексте необходимо указать только год, то слово «год» пишется полностью: в 2000 году; если кроме года указывают число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно: март 2001 г.

При написании многозначных чисел цифры группируются по три справа налево и разделяются пробелом: 45 267 319. В десятичных дробях цифры до запятой группируются справа налево, после запятой – слева направо: 2,694 035. Простые дроби пишутся через косую черту: 2/5.

Номера телефонов также разбиваются на группы цифр: семизначные – 355 26 78; шестизначные – 68 34 70; пятизначные – 4 92 73 и т.д.

Числа в обозначении марок технических устройств, машин не разделяются на группы и пишутся слитно, если цифры стоят перед буквами, и через дефис – если буквы стоят перед цифрами.

Двойные номера домов при написании адресов пишутся слитно через косую черту: ул. Садовая, д. 42/17; литерные обозначения пишутся слитно: д.36а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращениями через дефис (например: 2-е путевки). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишут без наращения: IV квартал, I полугодие.

Если арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис с соответствующим словом (30-летие, 5-этажный).

Все меры длины, площади и т.п. обязательно обозначаются цифрами, единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 10 т; 15 м; 30 см.

Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 800 кг.

В случае, когда числа пишутся словами, обозначения единиц измерения не сокращают и также пишут словом: двадцать процентов, сорок метров и т.п.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишут первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Первое мая, Новый год, День учителя (но: День Победы). Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово, порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 1 Мая.

Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, двоеточие, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов и цифр, за которыми они поставлены. Следующие за ними слова отделяются одним пробелом.

Слова и символы, заключенные в кавычки или скобки печатаются следующим образом: «открывающий» знак отделяется от предыдущего слова пробелом, первое слово от знака кавычки или скобки пробелом не отделяется; также не отделяется пробелом слово от «закрывающего» знака. Текст после «закрывающего» знака отделяется пробелом; если после кавычек или скобок стоит знак препинания, то он печатается без пробела:

Тире отделяется пробелами с двух сторон (например: режим питания – два раза в день). Дефис пробелами не выделяется. Знак переноса не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.

Приведенные правила, нормы и рекомендации, представленные в ограниченном объеме, помогут составить грамотный и изящный документ и превратить обычный текст в текст официального документа с присущими ему лаконичностью, ясностью, нейтральностью тона и однозначностью.