3. Создание базы данных в Microsoft Access
Открытие Microsoft Access осуществляется следующим образом:
Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Access
После открытия программы появляется диалоговое окно создания базы данных. В нём нажимаем кнопку «Создать базу данных», указываем место ее хранения и имя. Диалогое окно созданной базы данных делится на две части, одна из которых содержит объекты (таблицы, формы, запросы, отчет и др.), а вторая часть отражает содержимое этих объектов и возможные способы их создания. Диалоговое окно базы данных показано на рис. 3.
Рис. 3. Диалоговое окно базы данных
3.1. Создание таблиц с помощью конструктора
Таблица — это набор данных по конкретной теме. Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями). Общее поле связывает две таблицы таким образом, что Microsoft Access может объединить данные из двух таблиц для просмотра.
Таблицу можно создать тремя способами:
Создание таблицы в режиме конструктора.
Создание таблицы с помощью мастера.
Создание таблицы в режиме таблицы.
В режиме конструктора можно создать новую таблицу либо добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы.
В диалоговом окне базы данных в объекте «Таблицы» выбираем способ «Создания таблицы с помощью конструктора», нажимаем кнопку «Создать». Открывается окно новой таблицы, в которой заполняются следующие поля: имя поля, тип данных (дополнительные характеристики типов данных представлены на вкладке «Общие» в окне «Свойства поля»), описание.
Настройка типа данных поля определяет тип значений, которые можно вводить в это поле. Выбирая подходящий тип данных, можно гарантировать ввод данных в виде, удобном для сортировки, выполнения вычислений и других операций.
Свойства полей— это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления работой полей.
Для идентификации каждой записи в таблице используется уникальный маркер, который называют первичным ключом.
Ключевое поле таблицы устанавливается следующим образом: выделяем строку, которая являектся ключевым полем таблицы, щелкаем правой кнопкой мыши и выбираем пункт меню «Ключевое поле».
Редактирование структуры таблицы осуществляется следующим образом: выделяем таблицу, нажимаем кнопку «Конструктор» и можем редактировать таблицу.
Сохраняем таблицу, указав ее имя и место хранения.
Созданная с помощью конструктора таблица «Заказы» представлена на рис. 4, ее вид в режиме таблицы представлен на рис. 5.
Рис. 4. Создание таблиц с помощью конструктора (таблица «Заказы»)
Рис. 5. Структура таблицы (таблица «Заказы»)
Таблица «Заказчики» в режиме конструктора представлена на рис. 6, а ее вид в режиме таблице – на рис. 7.
Рис. 6. Создание таблиц с помощью конструктора (таблица «Заказчики»)
Рис. 7. Структура таблицы (таблица «Заказчики»)
Таблица «Сотрудники» в режиме конструктора представлена на рис. 8, а ее вид в режиме таблице – на рис. 9.
Рис. 8. Создание таблиц с помощью конструктора (таблица «Сотрудники»)
Рис. 9. Структура таблицы (таблица «Сотрудники»)
Таблица «Объекты оценки» в режиме конструктора представлена на рис. 10, а ее вид в режиме таблице – на рис. 11.
Рис. 10. Создание таблиц с помощью конструктора (таблица «Объекты оценки»)
Рис. 11. Структура таблицы (таблица «Объекты оценки»)
Таблица «Результаты работы» в режиме конструктора представлена на рис. 12, а ее вид в режиме таблице – на рис. 13.
Рис. 12. Создание таблиц с помощью конструктора (таблица «Результаты работы»)
Рис. 13. Структура таблицы (таблица «Результаты работы»)