Робота з файлами в Excel

Збереження і привласнення імені робочій книзі.

При збереженні робочої книги в Excel відкривається вікно діалогу "Збереження документу". У цьому вікні необхідно вказати: ім'я файлу, тип файлу, вибрати диск і теку, в якій зберігатиметься робоча книга. Таким чином, книга з робочими листами, що входять в неї, зберігається в теці на диску у вигляді окремого файлу з унікальним ім'ям. Файли книг має розширення xls.

Відкриття робочої книги в Excel

Для відкриття робочої книги в Excel, потрібно вибрати команду Файл / Відкрити або клацнути на кнопці Відкрити на стандартній панелі інструментів. Excel виведе вікно діалогу "Відкриття документу" в нім можна виділити необхідний файл і клацнути на кнопці Відкрити.

Закриття робочої книги і вихід з Excel

Для того, щоб закрити робочу книгу в Excel виберіть команду Файл / Закрити, внаслідок чого закриється робоча книга. Для виходу з Excel необхідно вибрати команду Файл / Вихід або клацнути на кнопку закрити в правій частині рядки заголовка вікна додатка.

Редагування і форматування робочих листів Mіcrosoft Excel

Будь-яка обробка інформації починається з її введення в комп'ютер. У електронні таблиці MS Excel можна вводити текст, числа, дати, час, послідовні ряди даних і формули.

Введення даних здійснюється в три етапи:

- виділення осередку;

- введення даних;

- підтвердження введення (натиснути клавішу Enter).

Після того, як дані введені, їх треба представити на екрані в певному форматі. Для представлення даних в MS Excel існують різні категорії кодів форматів.

Для редагування даних в осередку необхідно двічі клацнути на осередку і виробити редагування або виправлення даних.

До операцій редагування відносяться:

- видалення і вставка рядків, стовпців, осередків і листів;

- копіювання і переміщення осередків і блоків осередків;

- редагування тексту і чисел в осередках

До операцій форматування відносяться:

- зміна числових форматів або форми представлення чисел;

- зміна ширини стовпців;

- вирівнювання тексту і чисел в осередках;

- зміна шрифту і кольору;

- вибір типу і кольору межі

- заливка осередків

Введення чисел і тексту

Будь-яку інформацію, яка обробляється на комп'ютері, можна представити у вигляді чисел або тексту. Числа і текст за умовчанням Excel вводить у форматі Загальний.

Введення тексту

Текст - це будь-яка послідовність введених в осередок символів, яка не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час доби. Введений текст вирівнюється в осередку по лівому краю.

Щоб ввести текст, виділите осередок і наберіть текст з клавіатури. Осередок може вміщувати до 255 символів. Якщо вимагається ввести деякі числа як текст, то для цього виділите осередки, а потім виберіть команду Формат / Осередки. Далі виберіть вкладку "Число" і в списку форматів, що з'явився, виберіть Текстовий. Ще один спосіб введення числа як тексту - це ввести перед числом символу апострофа.

Якщо текст не поміщається в осередок, то необхідно збільшити ширину стовпця або дозволити перенос по словах (Формат / Осередку, вкладка Вирівнювання).

Введення чисел

Числові дані - це числові константи: 0 - 9, +, -, /,*, Е, %, точка і кома. При роботі з числами необхідно уміти змінювати вид чисел, що вводяться, : число знаків після коми, вид цілої частини, порядок і знак числа.

Excel самостійно визначає чи відноситься введена інформація до числа. Якщо введені в осередок символи відносяться до тексту, то після підтвердження введення в осередок вони вирівнюються по лівому краю осередку, а якщо символи утворюють число - те по правому краю осередку.

Числа в Excel відображуються в категоріях Числовою, Експоненціальний, Фінансовий, Грошовий, Процентний, Дробовий.