1. Сэд. Общие сведения

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

1.1. Основные понятия электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, явля­ющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

1.2. Основные принципы электронного документооборота

К основным принципам электронного документооборота относятся:

• однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;

• возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

• непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

• единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

• эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;

• развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

1.3. Классификация систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота подразделяются на:

I. Универсальные «коробочные» системы электронного документооборота

• стандартный набор функций;

• невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

• низкие временные затраты на приобретение и установку;

• относительно низкая стоимость;

• необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

II. Индивидуально разрабатываемые системы электронного документооборота

• максимально персонифицированная система;

• большие временные затраты;

• высокая стоимость разработки;

• сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

III. Комбинированные системы электронного документооборота

• базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

• полное соответствие нуждам предприятия;

• небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

• стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

• передача заказчику прав на продукт;

• простота освоения и использования;

• полная локализация;

• удобный интерфейс;

• взаимодействие с существующими офисными приложениями.