1.1 Формування організаційної структури комерційних служб підприємства

Формування організаційної структури комерційних служб підприємства повинно включати два аспекти: визначення місця в структурі управління підприємством - встановлення співпідпорядкованості і функцій; розподіл функцій між окремими групами і працівниками.

На побудову організаційної структури комерційних служб впливає ряд факторів, які групуються за такими напрямками:

- Технічні;

- Економічні;

- Організація торгового процесу.

Технічні фактори, що впливають на організаційну структуру служб підприємства, відносяться: рівень попиту на продукцію, що реалізовується, обсяг реалізації, форми розрахунків, частка дрібних відправок і не транзитних партій відвантаження.

Різноманіття факторів, що впливають на структурну побудову комерційних служб, призводить і вельми значній кількості різних різновидів схем організаційних структур комерційних служб.

Технічні фактори визначають вплив техніки, технології і галузевої структури, призначення і кількість, продукції, що випускається і кількість матеріально-технічних ресурсів, що споживаються. Як відомо, розширення номенклатури продукції відбувається під дією науково-технічного прогресу і стану ринкової кон'юнктури. Збільшення номенклатури продукції, яка випускається, призводить до збільшення кількості споживачів. Технічними факторами також є: призначення і складність продукції, що в До економічних факторів, котрі впливають на організаційну структуру відділів, які входять до складу комерційної служби, відносяться: рівень попиту на продукцію, що випускається, форми розрахунку за продукцію (ту що продається) і матеріально-технічні ресурси, що купуються, частка дрібних відвантажень продукції, частка поставок на експорт тощо.

Організаційні фактори включають тип виробництва (індивідуальне, дрібносерійне, серійне, крупносерійне, масове), рівень спеціалізації, територіальне розташування виробництва і складів.

На виробничих підприємствах, де здійснюється випуск продукції, створюється комерційна служба у вигляді структурного підрозділу певного підприємства. На такі служби покладаються як закупівельні, так і збутові функції.

Діяльність комерційної служби підпорядкована керівництву підприємств, що їх створили. У деяких випадках їй надається відносна самостійність в обліку прибутків і витрат, але результати її діяльності відбиваються в загальному балансі підприємства. Вона не є самостійною юридичною особою, її також не можна розглядати як посередника. Відносини комерційних служб з підприємствами не оформлюються договорами, а будуються на безпосередньому адміністративному підпорядкуванні. За результати діяльності комерційних служб відповідає своїм капіталом виробниче підприємство, що їх створило. Іноді ці структури мають спеціальні фірмові назви, як правило, з включенням елементів назви свого підприємства. Таку практику застосовують, наприклад, текстильні і швейні підприємства, створюючи власні спеціалізовані магазини.

Комерційна закупівельно-збутова служба очолюється, як правило, однією особою, що має двох заступників: окремо із закупівлі й окремо зі збуту. Заступникам підлеглі оперативні працівники, чисельність яких визначається, виходячи з обсягу роботи, пов’язаної з постачанням підприємства необхідними матеріалами і збутом продукції, що випускається.

В основу побудови організаційних структур комерційної служби повинні бути покладені такі принципи:

1. Наявність чітко сформульованої цілі.

Цілі повинні бути достатньо деталізовані. Вони будуть ефективні лише за умови досягнення сумісності між собою і, найголовніше, не суперечити головній цілі.

2. Наявність небагатьох ланок в управлінні комерційною діяльністю.

Створення управлінських ланок на підприємствах диктується не лише необхідністю поділу працівників на групи, зручні для керівництва, але також і прагненням до уточнення і розвитку ідей керівника. Проте такий процес може привести до неправильного розуміння і перекручення ідей і рішень керівника. Тому дуже важливо уникати збільшення кількості рівнів управління, що відділяють керівника від підлеглого. Комерційні взаємозв'язки спрощуються, якщо система управління має не більше 4-5 ланок.

3. Гнучкість.

Тобто здатність організаційної структури підприємства пристосовуватись до мінливих ринкових умов. Коли ринок стає перенасиченим, значення комерційної служби зростає.

4. Ефективна система зв'язку, яка забезпечує передачу інформації і має зворотний зв'язок.

Ефективна система зв'язку забезпечується сучасними системами інформатики і використанням обчислювальної техніки.

5. Принцип одинарного підпорядкування.

Цей принцип полягає в тому, що не слід допускати наявності двох керівників, які б мали однакові повноваження. Невиконання цього принципу веде до порушень порядку в роботі.

6. Чітке розмежування функцій між окремими ланками в управлінні.

7. Координація діяльності.

Виготовляється, технічна озброєність складського господарства.

У комерційну службу підприємства головним чином входять:

- Відділ (бюро) збуту,

- Відділ маркетингу,

- Відділ матеріально-технічного забезпечення.

Прогресивної в умовах переходу до ринкових відносин є структура, при якій всі збутові функції сконцентровані у відділі збуту, так як при цьому можна орієнтувати збут продукції на споживача. Збутова політика підприємства повинна будуватися в напрямку одночасного розвитку існуючого ринку і пошуках ринків, а також підвищенні конкурентоспроможності підприємства. Від ефективності діяльності структурних підрозділів, що відповідають за збут, залежить багато в чому ефективність всього підприємства. Організація діяльності цих структурних підрозділів включає наступні основні напрямки:

- Підбір кадрів;

- Організація стимулювання працівників;

- Інформаційне забезпечення;

- Впровадження логістики в свою роботу. При цьому діяльність збутового апарату промислового підприємства може бути організована наступними основними способами:

- За функціональними обов'язками;

- За типом покупців;

- За типом асортименту продукції;

- За типом географічного регіону;

- За типом галузі;

- Комбіновані.

Кожне підприємство в залежності специфіки своєї діяльності вибирає ту чи іншу форму організації служби збуту.

Найважливішими збутовими функціями є:

- Встановлення комерційних взаємовідносин з покупцями, що завершуються укладенням договорів купівлі-продажу,

- Розробка збутової програми;

- Складання графіків поставки продукції і відвантаження її покупцям;

- Ведення розрахунків за продажну продукцію;

- Контроль за розрахунками з покупцями і їх платоспроможністю.

Крім того, підприємства, що мають власні канали збуту (фірмові магазини, розподільні центри, та інші), виконують роботу з роздрібного продажу товарів і використовують специфічні методи роздрібного продажу.

Таким чином, ефективність збутової діяльності з точки зору її кінцевих результатів (збільшення обсягів продажів, розширення ринків збуту, зростання прибутку, зниження витрат і інше) у вирішальній мірі залежить від рівня організації роботи комерційного апарату фірми, який в свою чергу багато в чому визначається професійними та особистими якостями керівника по збуту. На сучасному етапі розвитку економіки ефективне управління збутом стає запорукою успішного вирішення головної проблеми товарного виробництва - реалізації виробленого продукту, з точки зору господарського механізму - важливою ланкою в системі зв'язків між товаровиробником і споживачем, тобто ринком.

В даний час у зв'язку з формуванням ринкової економіки на підприємствах по суті тільки починаються зміни в організаційних структурах управління ряд підприємств організували самостійні відділи маркетингу, які ще не завершили свого становлення і тому виконають маркетингові функції не в повному обсязі. Як правило, найбільша увага створені відділи маркетингу приділяють вивченню товарного ринку, реклами, сервісного обслуговування покупців і збуту.