2. По объему содержания сведений: первичные, сводные.

Первичные документы составляют на оформление хозяйственных операций в момент их совершения. В них содержатся первоначальная исходная информация о конкретных операциях. К ним относятся накладные, акты на списание основных средств, чеки.

Сводные документы отражают ряд однородных по экономическому содержанию операций в течение определенного периода времени. К ним относятся отчеты о движении материальных ценностей, отчеты кассира, ведомости движения продукции. Сводные документы таким образом, представляют сводку данных первичных документов. Они имеют большое значение для сокращения учетной работы и количества составляемых бухгалтерских документов.

3. По способу отражения операций: разовые, накопительные.

В разовых документах отражается одна хозяйственная операция. К ним относятся расходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования – накладные, счета – фактуры.

В накопительных документах отражаются ряд однородных повторяющихся операций, которые регистрируют постепенно, по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей, и тем самым, способствуют снижению трудоемкости бухгалтерской работы и других служб организаций.

4. по месту составления: внутренние, внешние.

Внутренние документы оформляются непосредственно в организации.

Все документы, которые составляются в других организациях и поступают в данную организацию со стороны, относятся к внешним.

5. по способу обработки: составляемые вручную, составляемые на пишущей машинке, составляемые на ЭВМ.

6. по количеству учетных позиций: однопозиционные, многопозиционные.

Документы, в которых регистрируются операции одной позиции ( например, прихода и расхода одного вида материалов по одному номенклатурному номеру), называются однопозиционные. Документы, в которых отражаются операции нескольких определенных видов объектов, называются многопозиционными.

Бухгалтерская документация включает в себя:

• первичные документы,

• регистры бухгалтерского учета,

• финансовую отчетность и учетную политику.

Первичные бухгалтерские документы. Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов. Формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Первичные документы, как на бумажных, так и на электронных носителях разрабатываются индивидуальными предпринимателями и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;

7) регистрационный номер налогоплательщика.

Все первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

• по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

• подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета–фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи–приемки, гарантийные письма и пр.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

• по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

• по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

• по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

• надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

• на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

• использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

• отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;

• исправления в кассовых документах;

• записи простым карандашом;

• отсутствие прочерков в свободных строках;

• отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

• арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

Учетные регистры. Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.

Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию (схема 1).

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

По содержанию регистры подразделяются на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета — платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.

Отчетные документы. На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.

Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Финансовая отчетность, за исключением отчетности государственных учреждений, включает в себя:

1) бухгалтерский баланс;

2) отчет о прибылях и убытках;

3) отчет о движении денежных средств;

4) отчет об изменениях в капитале;

5) пояснительную записку.

Порядок составления финансовой отчетности и дополнительные требования к ней устанавливаются в соответствии с международными стандартами и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности. Объем, формы и порядок составления финансовой отчетности государственных учреждений определяются уполномоченным органом, если иное не предусмотрено законодательными актами Республики Казахстан.

Основными требованиями, которые предъявляют к отчетности, являются:

• достоверность — отчетность должна отражать реальные хозяйственные операции, которые можно легко проверить;

• полнота — отчетность должна содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии;

• нейтральность — отчетность не должна отражать интересы каких-либо лиц;

• преемственность — последовательность применения форм отчетности и их содержания от одного отчетного периода к другому.

Документооборот- порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию.

• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов. Контроль над выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

План-график распределения учетных работ.

№ п/п	Наименование должности по штатному расписанию, Ф.И.О. работника бухгалтерской и других служб, ответственных за ведение учета, отчетности и предоставления информации	Ведет бухгалтерские счета (№, название)	Составляет первичные и сводные документы (форма №)	Ведет и составляет регистры учета, отчетность, представляет информацию
1	2	3	4	5

По окончании текущего месяца отработанные первичные учетные документы, которые относятся к определенному учетному регистру и прошли соответствующую обработку, следует  скомплектовать в хронологическом порядке, подшить в папки (банковские и кассовые документы – переплести), сопроводить специальной справкой и сдать в архив. Если в организации архив отсутствует как специальное структурное подразделение, документы можно хранить в бухгалтерии, но с соблюдением названных выше процедур.

Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов. Документы служат доказательством, подтверждающим поступление и расходование ценностей. Они подтверждают достоверность отчетности, помогают выявлять возможные ошибки в бухгалтерских записях.

Юридическое значение документов заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнений за произведенные хозяйственные операции. Документы ил данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля за налоговые правонарушения. Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую силу письменного свидетельства в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.

Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля над движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных аудиторских проверок, так и инициативных с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных предметом договора между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.

Документы имеют большое значение для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, а также выявления внутренних неиспользованных резервов и их мобилизации в производство.

В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях организации.

Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что они являются основным поставщиком оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования технологических процессов и др. с целью повышения эффективности производств. Путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управления в организации можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от данной деятельности.

Экономическое значение документов заключается также в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в организации и в ее отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи и др. по отдельным видам производства продукции.