5. Жизненный цикл документа

Жизненный цикл документа – период времени от момента формирования документа до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

• документы создаются;

• рецензируются и исправляются;

• формально или неформально утверждаются;

• распространяются или публикуются для более широкой аудитории;

• выполняют свою основную функцию и попадают в архив;

• при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

Жизненный цикл документа в системе начинается с создания его регистрационно-контрольной карточки (РКК). Поля формы заполняются вручную или, при использовании заранее подготовленных шаблонов, автоматически – значениями, определенными в соответствующем шаблоне. Использование шаблонов позволяет ускорить и унифицировать работу с документами, что особенно значимо при работе с типовой, стандартной документацией.

Проект исходящего, внутреннего, организационно-распорядительного документа может быть направлен на согласование, подписание или регистрацию.

При направлении документа на согласование инициатор процесса создает в системе новый документ – лист согласования, в который наследуется вид согласуемого документа, автоматически вычисляется имя инициатора, а также инициатором указывается тип согласования (параллельное, последовательное, комбинированное) и список участников. При параллельном согласовании участники могут проставлять визу независимо друг от друга, при последовательном – в определенном порядке и в сроки, определенные инициатором. Комбинированное согласование представляет собой симбиоз указанных типов согласования: участники комбинированного согласования разбиваются на группы, согласующие документ параллельно, внутри групп осуществляется последовательное согласование.

Если в организации приняты определенные сценарии согласования, целесообразно использовать шаблоны. Шаблоны согласования создаются для каждого вида документа каждого модуля системы, в них задается тип согласования и список участников. Параметры согласования, указанные в шаблоне, могут быть доступны для редактирования или жестко закреплены.

Участники согласования получают соответствующие уведомления. Причем при последовательном согласовании следующий согласующий получит уведомление только после того, как документ согласует предыдущий участник. Визирование документа сопровождается созданием листа-ответа (визы) для каждого участника процесса. Согласующий указывает в своем документе-визе решение (согласен, не согласен, особое мнение) и при необходимости вносит комментарии. По завершении процесса согласования в базе для соответствующего документа создается документ "Результат согласования", в котором указываются все визы и комментарии участников.

При направлении проекта документа на подпись подписанту отправляется уведомление, доступное также его заместителям. Подписант имеет возможность как подписать документ, так и отказать в подписи, а также отменить ранее поставленную подпись, если документ подписан, но еще не зарегистрирован.

Подписанный или неподписанный документ направляется на регистрацию делопроизводителям соответствующего подразделения. Нумерация документов производится в соответствии с принятым в организации порядком формирования номера. При автоматической регистрации используются типовые счетчики, при ручной регистрации номер вводится делопроизводителем в соответствующие поля документа.

Зарегистрированный документ может быть направлен на ознакомление одному или нескольким лицам. Инициатор создает документ (лист ознакомления), в котором задает список участников процесса. Участникам рассылаются уведомления. По окончании процесса ознакомления в базе для соответствующего документа создается документ "Результат ознакомления".

На входящие и внутренние документы может быть наложена резолюция, по организационно-распорядительным документам создаются поручения. Резолюции и поручения заводятся в системе отдельными карточками, в которых указываются исполнители и срок исполнения. Каждый исполнитель может быть поставлен на контроль. Значительное преимущество СЭД заключается в автоматическом контроле исполнения резолюций и поручений: для каждого сотрудника, поставленного на контроль, формируется своя контрольная карточка задания. В соответствии с указанной автором задания периодичностью исполнителю направляется напоминание о приближении срока исполнения. После снятия исполнителя с контроля и при полном исполнении резолюции/поручения эта информация автоматически заносится в контрольную карточку задания. Также в контрольной карточке задания отражается информация обо всех отчетах об исполнении, созданных по данной резолюции/поручению исполнителем.

В системах электронного документооборота реализован механизм отнесения документов в дело согласно номенклатуре дел организации. Документ (а также резолюции, исполнения по нему) может быть отнесен в дело и впоследствии изъят (возвращен) из дела. При сдаче бумажного документа в архив в его электронном аналоге делается запись об этом с указанием дела, тома, листов, акта списания и проставляется дата.

Также современные СЭД осуществляют учет передачи экземпляров документа: для каждого экземпляра создается журнал передачи экземпляров, где отмечается вся история передачи экземпляра (когда и кому экземпляр передан, когда возвращен, кому и когда вновь передан).

В стандартный функционал большинства СЭД входит поиск документов по заданному пользователем набору полей (в том числе и полнотекстовый поиск во вложенных файлах), создание отчетов по требованию и критериям пользователя в отвечающей корпоративным стандартам форме и печать отчетов.