3. Установка параметрів сторінки:

1. Відкрийте  звіт у будь-якому режимі.

2. У  меню File (Файл)  виберіть  команду Page Setup (Параметри сторінки).

3. Виберіть одну з наступних вкладок, що містить потрібні параметри.

• Margins (Відступи).  Тут  можна  задати  відступи  і  вказати,  чи  варто роздрукувати тільки дані (Print Data Only).

• Page (Сторінка). Тут визначається орієнтація, розмір паперу і принтер.

• Columns (Колонки). Тут задається число, розмір і макет колонок.

Рис.13. Параметри сторінки

4. Натисніть кнопку OK.

Microsoft Access  зберігає  задані параметри  сторінки разом  зі  звітом, тому для кожного звіту ці параметри досить задати один раз.

4. Попередній перегляд звіту:

Режим попереднього перегляду звіту дозволяє побачити звіт таким, яким він буде виглядати в надрукованому виді.

Примітки:

• Якщо звіт створюється на основі запиту, що вимагає введення параметрів, то для його попереднього перегляду слід ввести ці параметри.

• Для переходу по сторінках звіту користайтеся кнопками переходу в нижній частині вікна попереднього перегляду. Для переміщення по поточній сторінці можна використовувати смуги прокрутки.

• Натиск лівої кнопки в межах звіту змінює мірило відображення звіту на екрані.

5. Друк звіту: Перед тим як вивести звіт на друк в перший раз, рекомендується перевірити орієнтацію сторінки, розміри відступів та інші параметри сторінки.

1. Виберіть звіт у вікні бази даних та відкрийте його у режимі попереднього перегляду.

2. Виберіть у меню File (Файл) команду Print (Друк).

3. Укажіть потрібні параметри в діалоговому вікні Друк.

• У групі Printer виберіть принтер.

• У групі Print Range виберіть друк всього звіту (All) чи визначеного діапазону сторінок (Pages From … To …).

• У групі Copies вкажіть число копій, що друкуються, і, при необхідності, друк з розкладкою по копіях.

4. Натисніть кнопку OK.

Порада. Для виклику звіту на друк без відкриття діалогового вікна натисніть кнопку Print (Друк) на панелі інструментів.

6. Створення зведених таблиць: Засоби створення звітів Microsoft Access достатні для реалізації багатьох типів звітів. Однак існують проблеми створення т.зв. матричних звітів, коли звіт може розгортатися не тільки вниз як традиційні табличні звіти, але й вправо. Для цього існує спеціальний майстер створення зведених таблиць з використанням електронних таблиць Excel.

У вікні бази даних клацніть значок Forms (Форми) у списку Objects (Об'єкти). Натисніть кнопку New (Створити нову) на панелі інструментів вікна бази даних і в діалоговому вікні Нова форма виберіть PivotTable Wizard (Майстер зведеної таблиці). Перейдіть на другий крок роботи з майстром за допомогою клавіші Next (Далі). Виберіть запит чи таблицю для побудови зведеної таблиці.

Рис.14. Майстер зведеної таблиці. Вибір джерела записів

Microsoft Access зробить виклик чарівника зведеної таблиці Microsoft Excel.

Рис.15. Майстер зведеної таблиці Excel

По кнопці Layout визначається розміщення полів у зведеній таблиці.

Рис.16. Майстер зведеної таблиці. Розміщення полів

Поля розміщуються шляхом перетягування кожного поля зі списку справа на макет зліва. Подвійний натиск лівої кнопки миші на назві поля викликає діалогове вікно установок цього поля. По кнопці Options викликаються установки зведеної таблиці.

Рис.17. Налаштування зведеної таблиці

Кнопка Finish завершує роботу з Чарівником зведеної таблиці.

В результаті Microsoft Access створює форму, яка дозволяє переглядати за допомогою Microsoft Excel створену таблицю.

Для запису цієї форми в базі даних натисніть кнопку Save (Зберегти - піктограма дискети на панелі інструментів, або комбінація клавіш Ctrl+S) та вкажіть ім’я форми.

Виклик зведеної таблиці Excel здійснюється подвійним натиском лівої кнопки миші на фрагменті таблиці або через кнопку Edit Pivot Table Object (Редагувати об’єкт зведеної таблиці).

Рис.18. Зведена таблиця на основі запиту

Робота зі створеною за допомогою майстра Access зведеною таблицею Excel здійснюється аналогічно, як і безпосередньо в Microsoft Excel.

Закінчить роботу. Оформіть звіт.